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10 conseils avant de passer à Google Apps (2/2)

Ecrit par Thierry

Envie de passer à Google Apps ? Vous connaissez les 20 bonnes raisons de franchir le pas, après les conseils de la semaine dernière, voici sans plus tarder quelques conseils pour assurer la migration en toute sérénité.

 

Conseil n° 6: Faire la promotion des nouvelles activités

Avec une moyenne de cent nouvelles fonctionnalités par an, Google gâte ses utilisateurs. Il est important de les apprivoiser puis d’envoyer une newsletter ou mieux pour les grandes structures de compiler le savoir dans un google site avec des tutoriels, des innovations par les usages et  les conseils de la semaine. L’exemple de la multionationale est enrichissant :

Conseil d’un Administrateur Réseaux d’une multinationale du Nord de la France :

Une formation complète des utilisateurs s’est ensuite déroulée pour chaque utilisateur et une lettre d’infos ‘Tips of the week’ est envoyée toutes les semaines depuis deux ans aux utilisateurs. Un sondage tous les six mois (au format Google formulaire) mesure le niveau de satisfaction.


Sur le site de Gmail, il est également possible de découvrir des conseils et astuces pour augmenter la productivité, gagner du temps et traiter ses emails avec efficacité. Dans la rubrique “devenez un ninja Gmail”, trois ceintures (blanche, verte et noire) précèdent le niveau “maître Gmail”. Source

Conseil n°7 : Développer, encourager et communiquer sur les bonnes pratiques.

L’organisation a tout intérêt à cultiver l’esprit collaboratif. Intégrer les nouvelles fonctionnalités est une bonne chose mais les utiliser efficacement est beaucoup mieux. Prenons l’exemple des formulaires dans Google Documents. Cet outil permet de créer des sondages et d’obtenir les données dans un tableau avec une vue graphique des résultats. Un autre exemple d’utilisation consiste à se servir de l’outil pour collecter de la donnée, faire une liste d’attente ou d’inscription pour une activité ou un événement… Je préconise des temps d’échanges le midi par exemple ou ¼ d’heure en début de chaque réunion. Mobitic Consulting propose par exemple des « cafés des experts » trimestriels, qui permettent de mettre en adéquation les innovations Google Apps avec l’activité du client. Chaque équipe ou collaborateur présente à ses collègues ses pratiques des outils. Les meilleures usages peuvent également être repris dans la newsletter ou le Google site.

Conseil n°8: Intégrer les fonctionnalités du Google Apps Market Place aux processus métier.


 

Le Google Apps Market Place est un espace, ouvert fin 2009, où l’on peut trouver des applications complémentaires et compatibles aux Google Apps. C’est une sorte de marché dans lequel Google cherche à attirer un maximum d’éditeurs dans son écosystème. Des produits sur des thématiques variées y figurent : comptabilité et finance, outils d’administration, calendrier, gestion de clients et de documents, productivité, gestion de projet, ventes et marketing, sécurité et conformité. Ces applications gratuites ou payantes se greffent aux Google Apps et sont déployées pour tout ou partie des utilisateurs.

Retour d’expérience de RIDE ON LILLE :

“Nous avons greffé un CRM, Inès, sur un compte Gmail pour la gestion commerciale des prestations roller de l’association. Les mails, les documents, les agendas de Google sont parfaitement compatibles avec cette solution en mode SaaS. L’association est passée d’une gestion papier de ses devis, contrats, factures, réservations, relances, mailing à une organisation sur le cloud. Aujourd’hui, le chargé de clientèle peut travailler de n’importe où et avec n’importe quel équipement pour suivre les prestations de la structure et le chiffre d’affaires a doublé entre 2010 et 2011 tout en y consacrant 25% de temps en moins”.


Conseil n°9 : Google Apps créé de nouveaux usages.


Ne cherchez pas les fonctionnalités d’avant. Il est parfois déroutant d’observer la première fois le mode conversation de Gmail ou de ne plus devoir ranger ses mails dans sa messagerie. Google Apps a repensé l’expérience utilisateur et a créé de nouveaux usages et une nouvelle façon de travailler. On ne s’envoie plus une pièce jointe en email mais on partage le document stocké dans les nuages. Installer Google Apps, c’est adopter cette philosophie, accepter cette nouvelle façon de travailler. Pour l’anecdote, Google a néanmoins, sorti un document à l’intitulé provocateur “la vie après Microsoft Outlook ou Lotus Notes…” qui permet de guider l’utilisateur et lui expliquer comment “retrouver ses petits”.

Conseil n° 10 Faites vous accompagner.


Quelque soit votre organisation (mairie, association, artisan, pme, multinationale), ne perdez pas votre temps à bidouiller, à chercher, faites appel à la communauté d’experts Google Apps. Environ une centaine de consultants, formateurs, chef de projets, intégrateurs, revendeurs est à votre écoute et peut vous faire gagner un temps considérable. Google est votre ami pour vous aider à trouver le spécialiste dans votre région qui vous aidera avant, pendant et bien sûr après la migration de vos données dans le cloud de Google.

A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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