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Comment (vraiment) organiser un hangouts en direct à 50 personnes ?

Ecrit par Michael Ravier

Avez-vous déjà été bloqué à 10 participants dans un hangouts vidéo alors que vous pensiez atteindre la limite de 25 (et maintenant 50) participants ?

Ce fut mon cas. Pas très plaisant quand il s’agit d’animer une formation à 15 personnes à qui l’on est obligé de demander de se regrouper à plusieurs autour d’un même poste.

Que s’est-il passé ?

La documentation de Google stipule que vous pouvez créer un hangouts vidéo avec “jusqu’à 25 personnes” dès lors que vous utilisez un compte G Suite payant. Dans mon cas, j’avais bien programmé mon hangouts en direct depuis une chaîne youtube d’entreprise hébergée sur un domaine payé. Pour rappel, Hangouts en Direct est une fonction permettant la diffusion en direct et l’enregistrement de la vidéoconférence sur une chaîne Youtube, permettant par exemple aux participants de revisionner la formation à posteriori.

Après quelques recherches et essais, il s’avère que les hangouts en direct doivent être programmés depuis une chaîne youtube personnelle pour atteindre la limite de 50 utilisateurs. Il faut donc préalablement activer la chaîne sur le compte de l’organisateur, lequel doit absolument être un compte payant G Suite.

Autre découverte : depuis le passage de la programmation de Google + à Youtube, vous ne pouvez plus envoyer par avance un lien d’invitation au hangout en direct. En effet, si vous ouvrez la session hangout pour récupérer le lien d’invitation, celui-ci changera aussitôt la fenêtre refermée. Vous devez donc attendre le dernier moment pour récupérer le lien, et laisser la fenêtre ouverte jusqu’à ce que les participants vous rejoignent.

Heureusement le liens ne change plus une fois l’enregistrement lancé, ce qui est pratique dans l’éventualité d’un plantage de votre PC ou du navigateur. Il suffit alors de revenir dans la session à partir de Youtube, où vous retrouverez votre audience telle que vous l’avez laissée.

On pourrait tout de même espérer que Google simplifie l’organisation d’un Hangouts en direct, à l’image de la récente initiative avec meet.google.com, qui facilite la programmation d’un Hangouts classique. Surtout à l’heure où Skype Entreprise propose des fonctionnalités similaires et parfaitement intégrées à l’application.

Michael Ravier, fondateur de la société Worklive.eu, est consultant et formateur en solutions numériques collaboratives pour les entreprises.

English version :

How to (effectively) host an hangouts on air with 50 people ?

This article is written in english so that it can benefit people around the world who are facing the same issues. Information on this matter from Google is surprisingly scarce if not non existant.

Have you ever been stuck to 10 people top in your video hangouts, when you expected to be able to reach the 25 (and now 50) people limit ?

I have. This was most inconvenient, given that I have to do a live presentation to over 15 people during an online training session. We had to have people group themselves to reach the 10 persons limit.

What had happened ?

In its documentation, Google claims you can host video calls with “up to 25 users” if you use Google G Suite for Work or for Education. That was my case. I had scheduled a “hangout on air” from a Youtube company channel hosted in a paid G Suite domain. Yet when we reached the 10 persons limit, additional users could not get into the virtual room.

After much research, here is what I found out :

You must schedule the Hangout from a Youtube channel that is attached to a G Suite user, and not a “company channel”. Using a company channel will not allow you to get over the 10 persons limit, even within a paid domain.

I wish Google would make hangouts on air easier to set up, as it now requires many preliminary steps throughout Youtube.

Furthermore, you cannot send you invitation link in advance. If you do so (by launching the hangouts from the Youtube event page), the link will change a soon as you close the hangout window. Only when you start recording does the link remain still (at least if your computer crashes or if you loose connectivity, you’ll still be able to get back to your meeting room).

  • Michael Ravier, from Worklive.eu, is an IT consultant and training in collaborative tools.

keywords : hangouts 50 people limit hangouts on air

 

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Michael Ravier

Michael Ravier, fondateur de la société Worklive.eu, est consultant et formateur en solutions numériques collaboratives pour les entreprises.

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