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Contacts partagés pour Gmail

Ecrit par Thierry

GSC est donc une application permettant de partager des groupes de contacts entre plusieurs utilisateurs d’un même domaine.

Une des faiblesses de Gmail qui n’a pas trop bougé depuis une dizaine d’années est le manque de collaboration sur la partie gestionnaire contacts. Pour un particulier, ça passe encore, pour une entreprise, une association, une collectivité ou une école, le manque de partage de contacts n’est juste pas envisageable. Vous allez me dire que les contacts se gèrent dans une CRM, peut être mais tous les collègues n’ont pas forcément une licence parfois coûteuse pour accéder à cet outil de gestion de la relation clientèle et encore bon nombre d’organisations n’ont pas de CRM. Comment faire pour éviter que chacun mette à jour, dans son coin, les contacts dans son Google Contacts ?

Du côté de la délégation de contacts :

Il existe dans Google Contacts de la délégation de contacts, ce n’est pas faux mais c’est super limité.

Cette fonctionnalité ne peut pas être activée pour les comptes accessibles via un appareil mobile. La délégation permet uniquement de partager la liste « Mes contacts », dans son intégralité. De plus, vous ne pouvez déléguer vos contacts qu’aux autres utilisateurs de votre domaine. Comme pour la délégation de messagerie, vous ne pouvez pas déléguer vos contacts à plus de 25 autres utilisateurs simultanément. En d’autres termes, vous ne pouvez pas en déléguer une partie seulement, ni déléguer des contacts qui ne figurent pas dans cette liste. Les contacts du délégant ne peuvent pas apparaître dans la liste de saisie semi-automatique des délégués ni dans les résultats de recherche du gestionnaire de contacts. Ce comportement est normal. Si ça vous intéresse quand même, ça se passe par ici (dans l’ancienne interface de Google Contacts) :

GSC : la solution idéale ?

Il n’y a pas pléthore d’applications pour faire le job. Après en avoir testé et comparé quelques unes pendant quelques jours, J’ai retenu Contacts Partagés pour Gmail® ou Gmail Shared Contacts (GSC pour les intimes), la solution numéro 1 de partage de contacts sur la Google Apps Marketplace.

Je vous propose ici un petit comparatif réalisé durant l’été 2015 (des mises à jour sont peut être arrivées depuis, n’hésitez pas à le signaler) avec d’autres solutions de partage de contacts, vous verrez que GSC est beaucoup moins cher et fait vraiment le job !

Et par ici un petit argumentaire pour comparer GSC avec d’autres solutions du marché (un clic pour zoomer).

Rdv dans la Google Apps Marketplace pour l’installation et l’essai de 15 jours :

Cette application, gratuite sur la période d’essai d’un mois, vous permet :

    • Le partage illimité de vos contacts et carnets d’adresses Gmail
    • L’administration des autorisations pour les utilisateurs et groupes d’utilisateurs
    • La synchronisation avec votre mobile, tablette et Outlook
    • Le support disponible 24/7

GSC est donc une application permettant de partager des groupes de contacts entre plusieurs utilisateurs d’un même domaine. L’administrateur est le seul habilité à partager et à créer des groupes de contacts. Une fois le groupe partagé, les utilisateurs, selon leurs droits, pourront les consulter et les mettre à jour. Les modifications apportées sur les contacts seront visibles à l’ensemble des utilisateurs avec qui le partage est accordé.

Pour en savoir beaucoup plus sur GSC, je vous propose cette émission de 46 minutes, enregistrée le 16 juillet 2015 avec Stéphane COHEN & Cédric TOMASETIG.


Présentation de GSC :

Le site officiel.

La documentation en français.

 Conseil :

Pour la mise en place, je vous propose de passer par un revendeur. J’ai choisi pour RIDE ON LILLE, association sportive que je dirige, Econsulting pour différentes raisons :

  • Tarif spécial pour les associations (30%).
  • Conseils, démos.
  • Organisation d’un Hangouts On Air d’une heure pour présenter la solution.
  • Documentation.
  • Réactivité, suivi, sérieux.
  • Lien très étroit avec l’éditeur Gapps Experts Inc.

Voici en bonus le contact de la charmante Khédija :

A quoi me sert GSC ?

Avant chaque collègue avait ses propres contacts à la fois dans son gestionnaire de contacts, dans des tableurs Google, dans des signatures de mails et/ou dans la CRM Ines que l’on utilise chez ROL. Bref, pour avoir un contact rapidement, pas toujours évident et rapide.

Aujourd’hui, avec GSC, en tant qu’administrateur, j’ai mis en place des groupes dans les contacts, un collègue s’est chargé de remplir une fois les groupes et j’ai ensuite partagé selon les besoins (lecture/écriture) avec les collègues très rapidement avec Google Groups. La synchro est rapide (plusieurs fois par heure avec la possibilité de forcer la synchro) et les contacts redescendent dans le gestionnaire de contacts de chaque permanent, y compris dans les téléphones mobiles ce qui est extrêmement pratique pour les éducateurs sportifs sur le terrain. Très rapidement, les contacts sont accessibles. Des règles de nommage ont été utilisées pour faciliter la recherche de contacts (plus de 500 partagés).

Exemple : le Directeur de l’école Ampère à Lille dans le cadre des NAP (réforme des rythmes scolaires) => NOM : RRS LILLE ecole ampere – Directeur. Le collègue qui a besoin d’afficher toutes les écoles de Lille va jute saisir dans Google Contacts RRS LILLE et ainsi avoir la liste complète.

GSC

Conclusion :

Vous l’avez compris, j’aime et je recommande cette application économique et qui vous fera gagner un temps précieux. Ce billet n’est pas du publi-rédactionnel financé par l’éditeur, je paie les licences pour GSC, juste un coup de coeur comme il m’arrive d’en avoir avec des applications de la Market Place de Google. 15 jours d’essai gratuit, vous savez ce qu’il vous reste à faire !

La V7 de GSC qui arrivera à la rentrée scolaire 2015 permettra le partage en dehors du domaine et avec des sous domaines ainsi qu’avec du Gmail.com. L’interface sera aussi en français dans cette nouvelle version.

Peut-être en préférez-vous une autre, le débat est ouvert sur ce blog, n’hésitez pas à poster des commentaires ou poser vos questions…

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A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

1 commentaire

  • Nous utilisons GSC dans mon équipe professionnelle de 4 personnes. Nous avons déjà eu des contacts qui disparaissent depuis que nous utilisons GSC, comme si dans des synchronisations, il effaçait plutôt que d’ajouter certains nouveaux contats. Quelqun d’autre a-t-il déjà eu vent de problèmes de ce type ?

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