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Drive : définir des dates d’expiration pour le partage.

Ecrit par Thierry

Il est maintenant possible dans Google Apps (pas Gmail gratuit) de définir des dates d’expiration pour les accès à Documents, Tableur et Presentations. 

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Une mise à jour intéressante au niveau de la sécurité et du partage des données. Beaucoup d’entreprises sur Google Apps partagent des docs avec des fournisseurs, des clients, d’autres entreprises. Souvent le besoin est temporaire. Il est maintenant possible de programmer une date automatique de fin de partage…

Par exemple, imaginez que votre entreprise embauche un auto-entrepreneur externe pour un projet d’une durée de trois mois. Pour terminer le travail, cet entrepreneur a besoin pour afficher une feuille de calcul contenant des informations. Avec cette nouveauté, vous serez en mesure de partager votre doc avec le partenaire en mettant une date auto de fin de partage. Si l’entrepreneur tente d’ouvrir la feuille de calcul après la date de péremption est dépassée, il va se voir refuser l’accès.

Cette fonctionnalité, associée à la gestion des droits de l’ information (IRM :  Information Rights Management) fonctionnalités lancés en juillet 2015, devrait augmenter de manière significative la sécurité des documents et de l’ information de votre entreprise.

Par défaut quand vous cliquez sur l’horloge à côté du nom d’utilisateur, vous avez 7 jours ou 31 jours, mais vous pouvez personnaliser la date (mais pas encore l’heure, ça s’arrêtera à 23H59).

Une fois l’expiration paramétrée, vous voyez le petit chrono apparaître dans les paramètres de partage avancé.

Attention, vous ne serez en mesure de fixer des dates d’expiration pour les utilisateurs avec un commentaire ou une vue d’ accès uniquement, c’est à dire que si vous mettez une date d’expiration automatique de partage d’un doc avec un collaborateur/éditeur alors celui-ci passera en statut de commentaire :

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A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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