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Google Agenda en collaboratif sans Gmail ou Google Apps

Ecrit par Thierry

Voici comment travailler en collaboratif dans Google Agenda sans compte Gmail ou Google Apps for Work. Cela reste de la bidouille avec des limites mais ça dépanne.

Certaines organisations n’ont pas la chance d’être sur Google Apps (for Work, For Edu ou for non Profit pour les associations). Voilà une astuce pour bidouiller (ça ne sera pas aussi top qu’avec Google Apps) en collaboration sur des agendas Google et éviter la grosse galère des agendas papiers ou des demandes par email pour fixer un rdv ou organiser une réunion collective.

En attendant que votre entreprise bascule sur le système Google Apps voilà comment s’organiser en collabroatif dans l’agenda sans adresse Gmail et sans compte pro Google.

Tout d’abord il faut créer un compte Google sans changer d’email, c’est à dire que vous gardez votre adresse actuelle, génial non ?

Comment créer un compte Google ?

Rdv sur cette adresse : https://accounts.google.com/ et sélectionnez “créer un compte” (si vous n’en avez pas déjà un).

 t_Google-Agenda-en-collaboratif-sans-Gmail-ou-Google-Apps-.jpg

Si vous souhaitez utiliser votre adresse “@entreprise.fr”, il est important ensuite de cliquer sur

“je préfère utiliser mon adresse e-mail actuelle”.

Indiquer alors votre adresse professionnelle puis choisissez un mot de passe

(de préférence différent du mot de passe de votre messagerie)

t_Google-Agenda-en-collaboratif-sans-Gmail-ou-Google-Apps-.jpg

Vous n’êtes pas obligés de renseigner votre date de naissance exacte  😉

Il n’est pas non plus obligatoire de renseigner votre téléphone mobile, si toutefois vous donnez une autre adresse e-mail complémentaire (qui vous permettra notamment de pouvoir changer votre mot de passe en cas d’oubli ou de réinitialisation). (*) Renseignez les derniers champs (dont le code de vérification), puis cliquez sur “étape suivante”

Il vous faut alors accepter les conditions générales. Pour ce faire, descendez le menu déroulant jusqu’en bas, ce qui activera le bouton “J’accepte”, sur lequel vous pourrez cliquer pour finaliser la création de votre compte

 t_Sans-titre.jpg

Votre compte est créé. Vous pourrez alors accéder à votre agenda en cliquant sur ce symbole symbole.jpg en haut à droite de votre écran, puis en choisissant “Agenda” parmi les outils proposés. N’hésitez pas à enregistrer la page de votre agenda en favori sur votre navigateur internet. Il est aussi possible d’accéder à votre agenda via un smartphone ou une tablette. L’application “Google Agenda” est disponible sur Google Play (Android) ou sur l’Apple Store (Apple iOS).

(*) Les renseignements que vous donnez sont confidentiels et servent à assurer la confidentialité de votre compte. Si vous ne donnez pas votre numéro de téléphone, il est vivement conseillé d’indiquer une adresse mail complémentaire.

Pour vous connecter la première fois rdv sur google.fr en haut à droite, cliquez sur le bouton connexion

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t_menu-google.jpg

Lors de votre première utilisation de l’agenda, prenez le temps de le paramétrer selon l’affichage qui vous convient le mieux. Pour ce faire, cliquez sur ce symbolesymbole-2.jpgen haut à droite de votre agenda, puis sélectionner “Paramètres”

Paramètres.jpg

Les principaux paramètres à modifier (selon vos préférences) sont le “format de date”, le “format d’heure”, et “la semaine commence le” (si vous souhaitez que le lundi soit affiché comme le premier jour de la semaine).

Créer plusieurs Google agendas

Il est possible d’utiliser plusieurs agendas associés à un même compte Google. Cela est intéressant notamment si vous souhaitez gérer en même temps un  agenda professionnel et un agenda personnel. Si vous ne souhaitez utiliser qu’un seul agenda (professionnel), cette rubrique ne vous concerne pas.

Si vous souhaitez gérer à la fois agenda professionnel et agenda personnel, vous pouvez créer un autre agenda de la façon suivante :

  • Dans la rubrique “Mes agendas”, qui se trouve sur la gauche de votre agenda, cliquez sur la flèche vous permettant d’accéder à un menu déroulant, puis sélectionnez “Créer un agenda”.

Créer un agenda.jpg

  • Choisissez un titre pour votre nouvel agenda (par exemple “Agenda personnel”), puis cliquez sur “Créer l’agenda”

Créer un agenda 2.jpg

  • Cliquez ensuite sur “Retour à l”agenda”
  • Vous pouvez alors choisir une couleur pour les événements de chacun de vos agendas, en cliquant sur la flèche qui apparaît en face de chacun d’entre-eux, puis en sélectionnant une couleur personnalisée.

Le partage de chaque agenda est complètement indépendant, ce qui vous permettra de pouvoir dissocier votre planning professionnel de votre planning personnel, qui restera donc privé.

Comment bien partager son Google Agenda

Pour un usage Il est intéressant de partager son Google Agenda  :

  • – Lorsque vous souhaitez autoriser une personne à accéder à votre planning (notamment dans le cadre de votre activité, le partage des agendas de tous les formateurs facilitera notre organisation)
  • – Dans le cas d’un agenda collaboratif (dans lequel tous les membres du groupe peuvent ajouter des événements).
  • Partager un agenda existant

Vous pouvez partager l’agenda principal de votre compte ou un autre agenda que vous avez créé.

Remarque : Vous ne pouvez modifier les paramètres de partage que sur un ordinateur, pas depuis un appareil mobile.

  1. Ouvrez Google Agenda sur un ordinateur.
  2. Sur la gauche, accédez à  Mes agendas. Vous devrez peut-être cliquer pour développer cette section.
  3. Localisez l’agenda que vous souhaitez partager, puis cliquez sur la flèche qui lui est associée.
  4. Menu affiché au passage de la souris sur le nom de l
  5. Sélectionnez Partager cet agenda.
  6. Dans la section Partager avec des personnes en particulier
  7. Sélectionnez une option dans le menu déroulant de la section Paramètres d’autorisation. Pour en savoir plus sur ces options, reportez-vous ci-dessous.
  8. Cliquez sur Ajouter une personne si vous souhaitez ajouter d’autres personnes (optionnel, mais vous pouvez par exemple en profiter pour partager votre agenda avec vos proches ou toute autre personne qui dispose d’un compte google).
  9. Ne pas oublier de cliquer sur Enregistrer.

Paramètres d’autorisation : .Lorsque vous partagez votre agenda, vous pouvez configurer les paramètres régissant l’accès à vos événements et autoriser les autres utilisateurs à apporter des modifications, notamment à ajouter ou à modifier des événements. Par défaut, l’agenda sera partagé en lecture uniquement. Il s’agit de l’option “Afficher le détail des événements” (c’est à dire que vous serez la seule personne à pouvoir saisir des événements dans votre ’agenda). Vous avez également la possibilité de gérer le partage en donnant accès en écriture (option “Apporter des modifications aux événements”)

Dans un premier temps, vous pouvez laisser l’option de base “Afficher le détail des événements”.

Comment créer un événement dans Google Agenda

1ère méthode : cliquer sur un créneau libre de l’agenda

  1. Ouvrez Google Agenda.
  2. Dans l’agenda, cliquez sur une heure à laquelle aucun événement n’est encore planifié.
  3. Saisissez le nom du nouvel événement dans la fenêtre qui apparaît.
  1. Si vous avez plusieurs agendas, cliquez sur le menu déroulant « Agenda » pour choisir celui dans lequel vous souhaitez ajouter l’événement (ex : “Agenda professionnel” ou “Agenda Personnel”).
  2. Cliquez sur Créer. Pour modifier les détails de votre événement, cliquez sur Modifier l’événement.

Conseils :

  • Pour prolonger la durée de l’événement, cliquez sur le bord bas du cadre de ce dernier et faites glisser la souris vers le bas jusqu’à l’heure de fin.
  • Pour déplacer un événement, cliquez dessus, et maintenez le clic de votre souris enfoncé pour le déplacer jusqu’au jour et heure de début souhaités (drag and drop)
  • Pour gérer la récurrence de l’événement, notamment s’il s’agit d’un créneau fixe (ex : un cours Kiabi qui se répète chaque semaine à la même heure), cf le paragraphe “créer un événement périodique” de ce tutoriel

2ème méthode : cliquer sur le bouton « Créer »

  1. Ouvrez Google Agenda.Créer.jpg
  2. Dans l’angle supérieur gauche, cliquez sur le bouton rouge Créer
  3. Donnez un titre à l’événement et ajoutez les détails voulus.
  4. Si vous avez plusieurs agendas, cliquez sur le menu déroulant « Agenda » pour choisir celui dans lequel vous souhaitez ajouter l’événement.
  5. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

Créer un événement périodique dans Google Agenda

Lorsque vous créez un événement dans Google Agenda, vous pouvez le rendre périodique, c’est-à-dire faire en sorte qu’il se répète certains jours.

Configurer un nouvel événement périodique

  1. Ouvrez Google Agenda.
  2. Dans l’angle supérieur gauche, cliquez sur Créer.
  3. Ajoutez le titre, la date et l’heure de l’événement.
  4. Sous les champs de date et d’heure, cochez Récurrence.

récurrence.jpg

  1. Choisissez la fréquence à laquelle l’événement doit se répéter et la date à laquelle la récurrence prendra fin. Vous pouvez aussi choisir de répéter l’événement après plusieurs occurrences (ex : après 10 répétitions)

répétitions.jpg

  1. Cliquez sur OK.
  2. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

Rendre un événement existant périodique dans l’agenda Google.

  1. Ouvrez Google Agenda.
  2. Cliquez sur l’événement à modifier puis sélectionner Modifier l’événement.
  3. Sous les champs de date et d’heure, cochez Récurrence.
  4. Choisissez la fréquence à laquelle l’événement doit se répéter et la date à laquelle la récurrence prendra fin.
  5. Cliquez sur OK.
  6. Lorsque vous avez terminé la modification de votre événement, cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

Modifier des événements périodiques dans Google Agenda

  1. Ouvrez Google Agenda.
  2. Cliquez sur l’événement à modifier > Plus d’infos.
  3. Apportez les modifications souhaitées à l’événement.
  4. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.
  5. Dans la série, choisissez les événements à modifier :
  • Uniquement cet événement : cette option permet de modifier cet événement tout en conservant les détails des autres événements récurrents.
  • Événements suivants : la modification s’appliquera à tous les événements suivants (celui-ci compris). En revanche, aucun événement antérieur ne sera modifié.
  • Tous les événements : la modification s’appliquera à tous les événements passés et futurs.

Supprimer un événement d’un Google Agenda

Si vous ne souhaitez plus voir un événement, vous pouvez le supprimer ou le retirer de votre agenda Google.

Supprimer un événement que vous avez créé

Vous pouvez supprimer les événements que vous avez créés ou que vous êtes autorisé à modifier. Ils sont alors retirés de votre agenda et des agendas de tous les invités.

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
  2. Cliquez sur l’événement à supprimer.
  3. Cliquez sur Supprimer.

Supprimer un événement auquel vous avez été invité

Si vous avez été invité à un événement, mais que vous n’êtes pas autorisé à le modifier, vous pouvez le retirer de votre agenda.

Les autres personnes invitées à l’événement le verront toujours dans leur agenda.

  1. Ouvrez Google Agenda sur un ordinateur.
  2. Ouvrez l’événement que vous souhaitez retirer de votre agenda.
  3. Cliquez sur Retirer ou sur Retirer de cet agenda.

Supprimer un événement périodique

Lorsque vous supprimez un événement pour lequel vous avez défini une récurrence, plusieurs options s’affichent. Ce n’est pas le cas si l’événement périodique a été créé par quelqu’un d’autre que vous.

  • Cet événement : cette option permet de supprimer l’événement à la date sélectionnée, tout en le conservant aux autres dates.
  • Tous les événements à venir : cette option permet de supprimer cet événement de toutes les dates auxquelles il était programmé.

Consulter les événements supprimés qui se trouvent dans votre corbeille (sur ordinateur uniquement)

Lorsque vous supprimez un événement que vous avez créé ou que vous êtes autorisé à modifier, celui-ci reste dans la corbeille de l’agenda concerné pendant 30 jours. Dans la corbeille, vous pouvez restaurer les événements ou les supprimer définitivement.

Remarque : Toute personne autorisée à « Modifier les événements » ou « Modifier les événements ET gérer le partage » dans l’agenda peut déplacer des événements vers la corbeille et consulter ceux qui s’y trouvent.

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
  2. Dans la partie gauche de la page, accédez à la liste Mes agendas.
  3. À droite du libellé de l’agenda (et non pas à droite de « Mes agendas »), cliquez sur le menu déroulant , puis sur Afficher le contenu de la corbeille. Vous verrez les événements qui ont été supprimés de cet agenda.
  4. Cochez les événements que vous souhaitez déplacer.
  5. Cliquez sur Supprimer définitivement ou Restaurer les événements sélectionnés.
  6. Pour supprimer tous les événements de la corbeille, cliquez sur Vider la corbeille.
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A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

5 commentaires

  • Bonjour Thierry,

    Merci pour cet article. Je tiens à te signaler qu’une partie des captures d’écran ne s’affiche pas.

    Par ailleurs, vu le titre, je pensais trouver une solution à ma problématique, mais il s’avère que ce que tu décris est un peu différent de mon besoin.

    Voici ma problématique :
    Pour une asso dont je fais partie, j’aimerais que l’on ait un agenda partagé dans lequel chaque bénévole peut noter les jours où il décide d’être de permanence. Et permettre ainsi de gérer facilement le planning des permanences (aujourd’hui il y a une feuille punaisée au mur dans le local de permanence, raturée à souhait, et consultable que sur place)

    Mais avec l’agenda google, ce ne serait possible que pour ceux qui ont un compte google (et il y en a peu : public rural et pas de première jeunesse pour la plupart, ce qui explique cela).

    La méthode que tu décris est intéressante, mais nécessite qu’ils recréent un compte google. Et malheureusement, la plupart n’est pas très à l’aise avec la bébête numérique, et j’ai peur qu’ils se mélangent les pédales entre leur messagerie habituelle et ce nouveau compte (qu’il faudrait d’ailleurs que je crée pour eux)

    Quelle solution clé en main je pourrais leur fournir ?

    J’ai pensé alors à un Gsheet partagé avec un lien (pas besoin de compte google), avec un onglet par mois. Mais plus lourd à gérer pour moi puisqu’il faut que je le configure.

    Aurais-tu une autre idée ?

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