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Témoignage d’un passage à Google Apps : SOPIMAT

essai

Découvrez dans cet article le témoignage d’une PME de négoce industriel, passée à Google Apps aux Antilles. Propos recueillis par Frédéric DESAUNOIS.

Entreprise/Organisation:

Sopimat SA

Localisation: Guadeloupe (Antilles Françaises / FWI)

Site web: http://www.sopimat.com/

Nombre d’utilisateurs : 12 + 5

Sur combien de sites : 2 (Jarry et Morne à l’eau en Guadeloupe) pour Sopimat et 5 sur notre ex Filiale en Martinique RCA.

photo CG.JPGPersonne témoignant: Christophe GROUT

Fonction: Président Directeur Général

Interview Youtube


Historique

Positionnée sur la Guadeloupe, l’entreprise rayonne sur un archipel et aussi l’arc Caribéen. La Guadeloupe, c’est près de 400 000 personnes et 1 400 KM2

Contexte

SOPIMAT est une société de négoce de matériaux de construction spécialisée dans le négoce d’acier. Aujourd’hui, l’entreprise compte 18 salariés et stocke 1.500 tonnes d’acier à l’année afin de défendre son histoire et sa position de n°1 de l’acier depuis plusieurs décennies (Près de 30 ans). Partenaires des grands de l’acier européen – notamment Arcelor – la SOPIMAT est le relais de la collective de l’acier européenne pour des normes de construction acier certifiée, gage de qualité et de sécurité.

Solution

Nous avons étudié les différentes solutions s’offrant à nous: Office 365, et Google Apps.

Au vu des différentes possibilités qui s’offraient à nous, il était évident qu’il fallait s’orienter vers une solution de type cloud effaçant ainsi toutes nos contraintes tout en apportant de nouvelles fonctionnalités indispensables au mode collaboratif. Ceci d’autant que l’hébergement en local de solution avait des taux de panne trop importants. (Les mises à jour logicielles et systèmes et antivirus et firewall, ainsi que les incidents systèmes occasionnaient de trop nombreuses coupures ou périodes d’indisponibilité et hélas souvent durant les heures de services).

Si la solution 0365 représentait quelque part une continuité avec l’univers Windows et office, l’opportunité de pouvoir faire du vrai collaboratif “on line” l’a emporté, celui-ci étant spontané et très fiable.

Nous avons à cette occasion fait un réingénéring de la totalité du poste informatique  passant le budget de 100 K€ (frais de connexion des sites distants compris) à 50 K€ – un économie significative surtout en période de crise économique. A noter que notre filiale de l’époque René Cottrell Acier comptait 10 collaborateurs dont 6 connectés sur Gapps aussi.

Nota: Sopimat est équipée de Google Drive for Work possédant la particularité de faire bénéficier d’un stockage illimité et d’un archivage à valeur légale emails et documents.


Méthodologie de basculement vers la solution GOOGLE APPS

La préparation et le déploiement
Après avoir fait le point sur tout les postes de travail, ceux-ci ont été migré poste par poste avec une importation des mails au plus près des architectures antérieures dans Exchange. La totalité de l’intranet a été basculé sur le Drive et les droits ont été remis à l’identique avec une grande facilité. Très rapidement la solution de sauvegarde vers l’archivage à valeur légale Google Vault s’est imposée car la sauvegarde en local sur un poste de secours présentait des difficultés de synchronisation. Afin d’avoir une copie complète en local en cas de coupures des liaisons (nous sommes sur une île), il est envisagé de mettre prochainement un solution Cubebackup afin de bénéficier d’un accès à l’ensemble des documents possédés dans l’entreprise. Les documents Google sont convertis au format Office, les rendant exploitables en local en cas de nécessité de fonctionnement en mode “dégradé”. Il est à noter que le mode déconnecté de l’environnement Chrome associé à Google Apps ne permet pas d’accéder en mode déconnecté à des documents non Google, ce qui nous a amené à choisir cette solution.
La formation – l’accompagnement
C’est le point le plus important du déploiement tant la migration technique n’a posé aucun problème avec les équipes de Antiane et notre consultant pilote du projet Frédéric Desaunois intervenant également sur l’accompagnement du changement.

Nos formateurs ont été clairs et ont fonctionné par touches de deux heures avec les équipes les rendant autonome dès la première session sur les mails et sur les docs. Alors que je m’attendais à une assez longue période d’adaptation, les équipes ont migrès sans problèmes et sans incidents.

Par la suite, tous les 6 mois, nous avons mis en place des formations “piqûre de rappel” et aussi orienté sur les nouveautés de GAPPS qui sont régulières.

La protection de l’information

Point le plus délicat pour une entreprise tant la propriété de ses données sont sensibles et tant l’utilisation hors périmètre de celle-ci doivent être codifiées,  nous avons mis en place une formation/charte d’utilisation des documents en milieu ouvert discutée avec les utilisateurs et les institutions représentatives du personnel.

Les outils de supervision ont été mis en place sans trop de contraintes vis à vis des équipes, notre philosophie d’entreprise compte tenu de notre taille s’orientant plus sur une information et explication des risques que sur des systèmes fermés hyper-contrôlés. Une supervision globale est assurée par notre Consultant Système d’information Fredéric Desaunois, et fait l’objet d’un suivi des risques classiques. (intrusion, pillage d’information). A ce jour, aucune malveillance externe ou interne n’a eu lieu. Preuve que la formation/information est efficace.

Ce qui a changé entre l’avant et aujourd’hui.

L’univers Gapps et le fonctionnement collaboratif ont permis de profonds changement dans notre mobilité. Nos commerciaux et nos personnels administratifs ont en 3 ans réformé les pc portables et nous avons tous migré sur des Chromebooks. La mobilité, la communication et la gestion collaborative s’en sont du coup amplifiés et améliorés avec l’utilisation de toute la palette de la puissance de Chrome, GAPPS, univers déconnecté/connecté au WEB. La philosophie du travail collaboratif à trouvé là sa pleine expression. Sur le plan commercial, des pans entiers de nos catalogues et/ou banques de photos ont pu être partagés avec différents publics (architectes, clients, prospects, fournisseurs), en toute sécurité d’accès aux données (avec droit de téléchargement ou de modification selon les besoins). Nous avons réformés les frontières de la communication d’entreprise, sa réactivité, et la satisfaction de nos différents publics visés. C’est une mutation de pensée complète du fonctionnement de l’entreprise qui a découlé de notre migration vers GAPPS et Chrome.

A cela il faut ajouter de ne plus dépendre à plein temps d’une administration système antérieurement trés “autoritaire” et “limitative”. De plus, plus de problème de mise à jour et d’arrêt système pour maintenance… et ça c’est TRES APPRECIABLE sans faire de concession à la sécurité. Souplesse et réactivité de nos équipes s’en sont vues décuplées.

Y a-t-il eu résistance au changement ?
C’est toujours la question centrale d’une migration de ce niveau. Le changement des univers semblait au départ plus qu’important. Toutefois ⅓ des utilisateurs utilisaient déjà Google apps ou Office on line. Ces passionnés ont rapidement pris le leadership du changement tirant à eux l’envie des autres collaborateurs et se transformant aussi après la première formation dispensée à tous, comme référent pour les autres. Les passionnés et les plus jeunes des équipes ont partagés leur agilité au changement avec les autres collaborateurs. L’entraide est devenue la partie collaborative humaine du projet à l’image des nouvelles fonctionnalités qu’apportait GAPPS.
Les évolutions prévues et à prévoir autour de GOOGLE APPS
Nous sommes en train de déployer Zoho pour la CRM de façon totalement intégrée à GAPPS. C’est la poursuite logique de notre révolution de fonctionnement. C’est assez amusant de voir que nous commençons à prendre des fonctionnalités du soft commercial (sous AS400) pour le délocaliser dans le collaboratif et le cloud. Il est assez probable que gestion commerciale et comptabilité suivent le même chemin dans les années à venir avec là aussi des économies à la clef.

Un mot de conclusion ?

Pour nous Google APPS, Google Chrome et les Chromebooks ont été une révolution. Au delà de notre propre utilisation, c’est aussi toute la communautés de nos clients prescripteurs, et fournisseurs qui sont impactés dans les partages et utilisations de données communes. Ce chemin se fait de façon progressive et tranquille. Comme nous l’avons vu plus haut la migration vers le cloud va toucher prochainement nos autres pans informatiques (Gestion co et compta). Dans ce contexte, bien des peurs subsistent encore – (que se passe-t-il avec mes données ? – où sont elles ? – sont-elles sécurisées ? – en cas de panne, comment je fais ?) – Pour nous à Sopimat, ces questions ont été des choix à l’origine. Et pour la sécurité, nous pensons que la sécurité de Google est plus à même de nous protéger que les dispositifs privés d’intranet antérieurs. Nous sommes aussi conscient qu’il n’y a pas risque 0 et nous avons fait le choix de l’ouverture de nos frontières d’informations et de réformer nos fonctionnements. En trois ans alors que nous étions pris comme tout le monde dans les affres d’une crise économique profonde, les changements induits par notre fonctionnement WEB et GAPPS nous ont amenés à raisonner autrement… la croissance de nos chiffres d’affaires a repris ! Toute l’entreprise en mode projet s’est mis à bouger aussi les lignes de son business model…

Depuis nous savons : “Il n’y a pas de problèmes, seulement des forces en mouvement”.

Interview recueillie par Frédéric DESAUNOIS, découvrez tous ses autres articles.

A propos de l'auteur

Frédéric DESAUNOIS

Frédéric Desaunois - Informatologue - Animateur Projets Solutions Collaboratives - Ressources Humaines - Gestion de la Relation Clients.
✆ 0615623989 - fdesaunois@gapps-attitude.com
www.frederic-desaunois.com

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