10 éléments importants à connaître sur la nouvelle interface intégrée Gmail

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Avec la nouvelle interface intégrée de Gmail déployée en août 2020, vous avez vos e-mails, vos messages de chat, vos réunions, salons et autres échanges en ligne dans un seul endroit : Gmail. Autant pratique que familier, cet espace de travail vous permet désormais de centraliser vos messages, vos tâches, ainsi que le travail d’équipe sans avoir l’obligation de jongler entre plusieurs onglets.

L’interface intégrée de Gmail est disponible dans toutes les langues prises en charge par Gmail.


Un guide de démarrage simple

Ce guide de démarrage sera divisé en deux (2) parties : Utilisateurs et administrateurs

Pour les utilisateurs

Gmail nous aide à nous recentrer sur nos collègues de travail et sur nos projets. Nous pouvons désormais communiquer sur tous les canaux sans quitter Gmail.

Dans cette vidéo de la chaîne Youtube de G Suite, vous aurez plus de détails :

Pour les administrateurs

Pour les administrateurs G Suite qui gèrent Gmail pour une organisation, vous devez activer Meet et Chat afin que les utilisateurs de votre organisation puissent profiter de la nouvelle interface intégrée.

Dans cette petite vidéo vous trouverez le guide de démarrage rapide de la version intégrée de Gmail pour les administrateurs G Suite :

Bonnes pratiques

Depuis Gmail, vous pouvez choisir le canal de communication qui vous est utile pour n’importe quelle tâche. Grâce à la nouvelle interface intégrée, vous pouvez garder le contrôle sur toutes vos tâches.


Pour les utilisations en Groupe

Cette nouvelle mise à jour permet de communiquer rapidement et efficacement. Vous pouvez envoyer un e-mail, discuter en tête-à-tête ou en groupe, utiliser les salons pour vos projets d’équipe et lancer ou rejoindre des visioconférences sur la nouvelle interface intégrée de Gmail.

10 éléments importants à connaître sur l’interface intégrée Gmail

1. Utiliser plusieurs canaux de communication, tous depuis Gmail

Sur votre ordinateur comme sur votre appareil mobile, profitez de l’interface Gmail intégrée que vous connaissez bien et qui centralise tous vos flux de communication en ligne : e-mails, messages privés avec une ou plusieurs personnes, salons et réunions vidéo ou audio. Il est désormais plus facile de passer d’un flux de communication à un autre sans changer d’environnement.

2. Discuter en tête-à-tête, en groupe ou dans un salon

Utilisez les messages de chat privés pour discuter rapidement en tête-à-tête avec un collègue ou créez des groupes informels et discutez avec plusieurs personnes à la fois.

Si vous recherchez un cadre plus formel pour votre collaboration d’équipe, créez un salon. Dans les salons, les équipes peuvent travailler ensemble sur un projet et aborder dans un même salon différents sujets sous la forme de fils de discussion, appelés « conversations ». De plus, toutes les personnes ajoutées au salon peuvent consulter l’historique des conversations pour suivre les discussions précédentes. Pour rechercher des personnes ou des salons que vous contactez fréquemment, épinglez-les en haut de la liste.

3. Planifier, lancer et rejoindre des réunions

Grâce à l’interface Gmail intégrée, vous pouvez planifier, lancer et rejoindre des visioconférences ou des appels audio directement depuis Gmail.

4. Transférer les messages de chat vers la messagerie

Vous pouvez transférer les messages Google Chat vers votre boîte de réception Gmail. Vous conservez ainsi les messages de chat, même si l’historique des discussions est désactivé. Les messages transférés regroupent les quatre messages précédents dans un fil de conversation.

5. Partager des documents dans des salons

Lorsque vous travaillez en équipe, vous devez souvent collaborer sur des fichiers tels que des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Les salons sont des espaces de travail dans lesquels vous pouvez partager ces fichiers, où ils sont accessibles à tous les utilisateurs. Vous pouvez également modifier des documents directement dans le salon, à côté du chat.

6. Créer des listes de tâches partagées dans les salons et attribuer des tâches

Incluse dans l’interface Gmail intégrée, la fonction de gestion des tâches aide les équipes à suivre et à hiérarchiser leur travail. Les membres de l’équipe peuvent s’attribuer mutuellement des tâches et suivre leur progression en vue de la réalisation d’objectifs communs, directement dans le salon.

7. Effectuer des recherches dans les e-mails et les messages de chat

Lorsque vous effectuez une recherche dans l’interface Gmail intégrée, les résultats de la recherche combinent e-mails et messages de chat, et les nouvelles commandes vous permettent de passer rapidement des uns aux autres. Inutile d’ouvrir des applications distinctes pour lancer les recherches.

8. Recevoir des rappels automatiques

Les rappels automatiques renvoient les messages auxquels vous n’avez pas répondu, tandis qu’un système d’IA performant limite les distractions tout en donnant la priorité aux contenus importants. Privilégiez certains contacts pour être certain de ne pas passer à côté des messages essentiels.

9. Contrôler et hiérarchiser les notifications sur les différents canaux

Vous pouvez couper ou désactiver les notifications Chat pour ne pas être dérangé pendant les périodes de forte activité. Vous pouvez également définir des préférences en la matière afin que seuls les messages principaux et les contacts les plus importants soient concernés.

10. Être informé lorsque des personnes sont absentes du bureau

Lorsque vous affichez un contact dans un e-mail ou un message de chat, vous voyez s’il est absent du bureau en fonction de son agenda Google, auquel cas vous ne vous attendez pas à recevoir une réponse immédiate de sa part. Vous pouvez également choisir d’envoyer un message dans tous les cas de figure ou de planifier l’envoi d’un e-mail après son retour.

Nous pouvons dire que cette nouvelle interface intégrée de Gmail nous facilite la vie ! Dans un seul endroit, nous avons tout et nous pouvons nous concentrer sur les tâches qui requièrent plus notre attention. Mail, Meet, Chat, Salons dans un seul et même droit ; de quoi avons nous encore besoin ?

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