Agenda : Suivre les congés de l’équipe avec un agenda partagé

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Il arrive souvent, lorsque j’anime des formations G Suite pour des assistantes, que l’on me demande comment gérer facilement le planning d’absence des collaborateurs d’une équipe.

Avant G Suite, généralement, on utilise un fichier tableur (Excel pour ne pas le citer) géré par l’assistante. Celle-ci demande à chacun de lui envoyer ses dates de congés qu’elle reporte dans son fichier. Puis lorsqu’elle a consolidé le fichier, elle l’envoie par mail en pièce jointe à son équipe et elle l’affiche dans le couloir. Mais il est difficile d’anticiper les congés sur l’année, et dès qu’un changement a lieu le fameux tableau devient obsolète.

Mais ça, c’était avant que Mr Google ne mette les pieds dans l’entreprise.

Avec G Suite et l’agenda partagé, les assistantes vont pouvoir consacrer du temps à autre chose que gérer des mises à jour de tableaux obsolètes au bout d’un mois. Et les manager vont pouvoir d’un seul coup d’oeil visualiser les absences des membres de leur équipe.

Alors comment faire ?

1ère étape

Il faut tout d’abord créer un nouvel agenda. C’est dans cet agenda que seront gérés les congés de tout le monde.

Vous pouvez choisir de créer ce nouvel agenda à partir de l’agenda de l’assistante ou de celui du manager.

Pour créer un nouvel agenda :

  • Cliquez sur les 3 points situés à droite de “Ajouter un agenda”
  • Puis sur “Créer un agenda”
  • Vous lui donnez comme nom simplement “CONGES”
Comment créer un agenda CONGES

2ème étape

Il va falloir que tous les membres de l’équipe puissent créer des événements dans cet agenda, en l’occurrence y reporter leurs périodes d’absence.

Vous allez donc partager cet agenda avec tous les membres de l’équipe, en leur attribuant le niveau d’accès “Modifier des événements” qui leur permettra de créer des événements, les modifier et les supprimer.

Pour partager l’agenda aux membres de votre équipe :

  • Cliquez sur les 3 points situés à droite du nom de l’agenda “CONGES”, puis sur “Paramètres et partage”.
  • Puis descendez dans la page jusqu’à la rubrique “Partager avec des personnes en particulier”.
  • Cliquez sur “Ajouter des contacts”
  • Sélectionnez les noms de vos collègues.
  • Puis choisissez le niveau d’accès que vous leur accordez. Nous avons vu qu’il s’agit de “Modifier des événements”
  • Il vous suffit ensuite de cliquer sur la flèche en haut à gauche pour revenir à votre page d’accueil de l’application Agenda
Comment partager l’agenda CONGES avec votre équipe

Remarque : Si c’est l’assistante qui a fait la création de l’agenda, il est intéressant qu’elle attribue à son manager des droits d’accès complets “Apporter des modifications et gérer le partage”, ce qui lui permettra de rajouter ou enlever lui même les droits de partage en cas d’arrivée ou de départ d’un collaborateur.

3ème étape

N’oubliez pas de communiquer auprès de vos collègues sur la façon d’utiliser cet agenda.

Voici des propositions :

  • Pour définir une période de congés dans l’agenda partagé, on crée un événement et on lui donne comme titre son nom
  • On peut éventuellement décider que chacun a une couleur et l’utilise lorsqu’il crée ses périodes de congé. Il y a 11 couleurs disponibles attribuables à des événements au sein d’un même agenda, donc utilisables pour repérer les congés de 11 personnes
  • etc …

Quelques astuces de manipulation qui peuvent vous faire gagner du temps

Pour visualiser rapidement le planning des congés de l’équipe :

  • Cliquez sur les 3 points situés à droite du nom de l’agenda “CONGES”, puis sur “Afficher uniquement cet agenda”

Pour créer une absence sur plusieurs jours :

  • Se placer en vue “Mois” (Menu déroulant en haut à droite de la roue dentée ou bien simplement la touche M de votre clavier)
  • Cliquer avec la souris sur le premier jour, rester cliqué jusqu’au dernier jour et relâcher
  • Sélectionner l’agenda CONGES (NOTA : Si seul l’agenda CONGES est affiché au moment où vous commencez à créer l’événement, c’est celui-ci qui est sélectionné automatiquement = Gain de temps)

Pour créer une absence sur une partie d’une journée :

  • Se placer en vue “Semaine” (Menu déroulant en haut à droite de la roue dentée ou bien simplement la touche W de votre clavier)
  • Cliquer avec la souris sur l’heure de début, rester cliqué jusqu’à l’heure de fin et relâcher
  • Sélectionner l’agenda CONGES (NOTA : Si seul l’agenda CONGES est affiché au moment où vous commencez à créer l’événement, c’est celui-ci qui est sélectionné automatiquement = Gain de temps)

Pour attribuer une couleur particulière à un événement :

  • Afficher le détail de l’événement :
    • Soit : Après l’étape précédente, cliquer sur “Autres options”
    • Soit : Une fois l’événement créé, double clic sur celui-ci
  • Repérer la pastille de couleur à côté du nom de l’agenda (ici “CONGES”)

Astuce pour gérer vos absences dans votre agenda

En complément de l’agenda d’équipe, vous pouvez aussi prendre l’habitude de saisir dans votre propre agenda vos périodes d’absence.

Il vous suffit après avoir sélectionné un créneau dans votre agenda de sélectionner “Absent du bureau” au lieu de laisser “Événement”

1. Ces créneaux d’absence seront visibles par tous les collaborateurs de votre entreprise (De par le paramètre “Public”, sélectionné par défaut, mais vous pouvez le changer)

2. De plus, si quelqu’un vous invite à une réunion dans un créneau “Absent du bureau” que vous avez défini, un refus est automatiquement envoyé à l’organisateur de la réunion.

Pratique, non ?

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Marielle SILBERSTEIN

Marielle SILBERSTEIN

Formatrice sur les outils numériques depuis 1998 et utilisatrice de la Suite Google depuis 2009, je suis adepte du travail collaboratif et pédagogue. J’ai à coeur d’accompagner les utilisateurs à appréhender et utiliser tout le potentiel de la suite Google et à gagner en efficacité. Ma longue expérience du support technique sur logiciels métier me permet d’avoir une compréhension aisée et globale du besoin utilisateur en milieu professionnel comme personnel.

2 commentaires

  1. Avatar

    Est-ce que ça veut dire que si je veux saisir mes congés dans mon agenda et celui de l’équipe, je dois le faire 2 fois ?

    1. Avatar

      Bonjour Pascale,

      Pour saisir vos congés dans votre agenda personnel, vous avez 2 solutions :
      – pour vous éviter de créer deux fois votre créneau congés, vous pouvez créer un événement dans votre agenda perso dans lequel vous invitez l’agenda de l’équipe ou inversement
      – autre solution pour votre agenda perso, c’est de créer un créneau « absent du bureau ». L’avantage de cette solution, c’est que les invitations aux réunions seront automatiquement refusées, de plus un créneau Absent du bureau permet à Gmail de prévenir automatiquement quelqu’un qui vous écrit un email, avant même qu’il vous l’ait envoyé. Cette solution nécessite cependant de créer en parallèle un autre événement simple dans l’agenda de l’équipe

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