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Bien nommer ses fichiers avec un plan…

Ecrit par Thierry

Mon expérience lors des formations sur Google Drive  me pousse à écrire cet article sur les règles ou plan de nommage.

Google Drive permet de stocker et partager une infinité de documents au format Google (des tableurs, des documents texte, présentation…). Mais comment s’y retrouver si chaque utilisateur nomme différemment ses fichiers ? Plus de 90 % des organisations n’utilise pas de règle et chacun nomme ses fichiers à sa sauce.

 

Avec un plan ou des règles de nommage !

 

A quoi cela sert-il ?

L’objectif est de définir les règles de nommage des documents de l’organisation, ceci dans un but d’homogénéisation et de standardisation. Ces règles s’appliquent à l’ensemble des documents produits par l’entreprise, l’association voire une particulier. C’est au service qualité/organisation de mettre cela en place. Des ingénieurs qualité peuvent peut être vous aider dans votre multinationale 😉

 

Comment ça marche ?

Prenons l’exemple de l’association RIDE ON LILLE que je dirige depuis 13 ans. En 2006, Après 6 années d’expérience, plus de 1.000 fichiers étaient stockés et quasiment impossibles de les retrouver rapidement. Un ami, Bertrand, ingénieur qualité de profession est venu m’aider bénévolement et nous avons passé quelques soirées à concevoir ce plan dont voici la recette :

 

Règles de nommage pour les FICHIERS :

 

Le nom d’un document est composé de la concaténation des éléments suivants :

·         1/  ROL : Trigramme précisant le nom de l’organisation

·        2/  WWW : Trigramme précisant la commission (voir ci-dessous)

·        3/  YYY : Trigramme précisant le type de document (voir ci-dessous)

·         2013 : Année du fichier (le nommage se termine toujours par l’année).

 

·         Nom du document après les 3 trigrammes  : Champ libre à définir le plus précisément possible, utilisez plutôt des mots clés que des phrases. L’idéal est de mettre ses mots SANS ACCENT, SANS CARACTERES SPECIAUX (-, _, *…), AU SINGULIER, SANS MOT DE LIAISON (ex : et de pour le la les….).

Chaque mot est séparé d’un espace.

 

Exemples :

ROL RHU TDB thierry vanoffe 2013 (le tableau de bord RH de TV pour l’année 2013)

ROL RAN PLA 2013 (le planning des randonnées de ROL en 2013), c’est très court mais ultra efficace.

 

1er Trigramme : nom de l’organisation

 

ROL Document concernant Ride On Lille

2ème Trigramme : commission/service/département concerné

 

ADH Adhérents

AES Accompagnement éducatif sportif

BUR Bureau

CDA Conseil d’Administration

COM Communication

CPT Comptabilité

DES Infographie / Webdesign

GEN Général

INF Informatique

INT Intégration

JUM Jumelage

JUM Jumelage

JUR Juridique

RSK ROL School Kids

NEW Newsletter

ORG Organisation

PAR Partenariat

PHV Photos et Vidéos

PRE Prestation

PRS Presse

RAC Randonnée découvertes

RAD Randoxygène

RAN Randonnée

REG Statuts et règlements

RPU Relations Publiques

SCE ROL Service

SCH ROL School

SEN 50 ans et plus

STF Staff

TEC Ateliers technique

WEB Webteam

3ème Trigramme : Type de document

 

BUL Bulletin / Fiche

CHA Charte

CNV Convocation

CRR Compte-rendu

CTR Contrat

DEV Devis

ENQ Enquête

FAC Facture

FAN Fanzine

FOR Formulaire

LET Lettre / Courier

LIS Liste

MOD Modèle

PLA Planning

PRE Présentation

PRO Procédure

RAP Rapport

REG Règlement

STA Statistiques

TAB Tableau

TDB Tableau de bord

plan nommage règle fichiers google

Besoin d’utiliser un modèle tout prêt ? Le voici.

Et vous quelle est votre expérience en matière de plan de nommage des fichiers ? Vous pouvez laisser un commentaire tout en bas de cette page…

 

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A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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