Comment utiliser Google Workspace pour gérer les tâches et les projets en équipe ?

La gestion des tâches et des projets est essentielle pour une équipe efficace et productive. Google Workspace offre une multitude d’outils pour vous aider à organiser et à suivre les tâches et les projets en équipe. Dans cet article, nous allons vous montrer comment utiliser Google Workspace pour gérer les tâches et les projets en équipe de manière efficace. Vous êtes prêt ? C’est parti ! 

Google Tasks pour les tâches individuelles

Google Tasks est un outil simple et efficace pour gérer les tâches individuelles. Vous pouvez créer des listes de tâches, ajouter des sous-tâches et des dates d’échéance, et marquer les tâches comme terminées une fois qu’elles sont accomplies. Google Tasks est facilement accessible à partir de votre boîte de réception Gmail ou de Google Agenda, ce qui vous permet de suivre rapidement vos tâches quotidiennes.

Pour utiliser Google Tasks pour les tâches individuelles : 

• ouvrez la liste des tâches dans votre boîte de réception Gmail ou dans Google Agenda ;
• cliquez sur le bouton Ajouter une tâche pour créer une nouvelle tâche ;
• vous pouvez ajouter une description de la tâche, une date d’échéance et des sous-tâches si nécessaire ;
• une fois que vous avez terminé la tâche, cochez-la pour la marquer comme terminée.

Google Keep pour les listes de tâches partagées

Google Keep est un outil de prise de notes qui peut être utilisé pour créer des listes de tâches partagées avec votre équipe. Vous pouvez créer une note pour chaque projet ou liste de tâches, puis inviter votre équipe à y accéder et à y ajouter des tâches ou des commentaires. Vous pouvez également ajouter des rappels pour les tâches et les notes importantes.

Pour utiliser Google Keep pour les listes de tâches partagées : 

• commencez par créer une note pour chaque projet ou liste de tâches ;
• invitez votre équipe à y accéder en cliquant sur le bouton Partager en haut de la note ;
• vous pouvez également ajouter des rappels pour les tâches et les notes importantes en cliquant sur le bouton Rappel en bas de la note.

Google Sheets pour le suivi des projets

Google Sheets est un tableur en ligne qui permet de suivre les projets en temps réel. Vous pouvez créer un fichier de suivi pour chaque projet et y inclure les tâches, les échéances, les responsables et les commentaires. Votre équipe peut collaborer sur le fichier en temps réel, en apportant des commentaires et en mettant à jour les tâches en cours.

Pour utiliser Google Sheets pour le suivi des projets, il faut : 

• créer un fichier de suivi pour chaque projet ; 
• créer des feuilles de calcul et des formules pour les différentes tâches, les échéances, les responsables et les commentaires ;
• partagez le fichier de suivi avec votre équipe et invitez-les à collaborer en temps réel.

En utilisant Google Sheets pour le suivi des projets, vous pouvez suivre l’avancement du projet en temps réel et ajuster les plans en conséquence. Vous pouvez également identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs et collaborer avec votre équipe pour trouver des solutions. En outre, vous pouvez utiliser les graphiques et les diagrammes pour visualiser l’avancement du projet et communiquer facilement avec les parties prenantes.

Google Docs pour la collaboration sur les documents de projet

Google Docs est un outil de traitement de texte qui permet la collaboration en temps réel sur les documents de projet. Vous pouvez créer un document pour chaque projet et y inclure les plans, les rapports, les présentations et les analyses. Votre équipe peut collaborer sur le document en temps réel, en apportant des commentaires et des suggestions, et en effectuant des modifications en direct.

Pour utiliser Google Docs pour la collaboration sur les documents de projet, vous devez : 

• créer un document pour chaque projet ;
• partagez le document avec votre équipe et invitez-les à y apporter des commentaires et des suggestions. 
• vous pouvez également attribuer des tâches spécifiques à chaque membre de l’équipe en utilisant la fonctionnalité de commentaires ;
• suivez les modifications apportées au document en temps réel à l’aide de la fonctionnalité de révision.

Sur Google Docs, vous pouvez également faire des Check-lists pour attribuer des tâches à vos collaborateurs. Pour cela, vous devez simplement : 

1. Appuyer sur l’outil Checklist dans votre menu contextuel ; 
2. Renseigner l’adresse mail de vos collègues en utilisant l’@. 

Une aubaine pour bien s’organiser sur Google Docs. 

Google Drive pour stocker et partager les fichiers de projet

Google Drive est un service de stockage en nuage qui vous permet de stocker et de partager les fichiers de projet avec votre équipe. Vous pouvez créer un dossier pour chaque projet et y stocker les fichiers de projet, tels que les plans, les rapports, les présentations et les analyses. Votre équipe peut accéder aux fichiers de projet depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.

Pour utiliser Google Drive pour stocker et partager les fichiers de projet : 

• commencez par créer un dossier pour chaque projet ; 
• ajoutez les fichiers de projet au dossier ; 
• partagez le dossier avec votre équipe ;
• vous pouvez également utiliser les autorisations de partage pour limiter l’accès aux fichiers de projet en fonction des rôles et des responsabilités de l’équipe.

Google Workspace offre une variété d’outils pour gérer les tâches et les projets en équipe de manière efficace. En utilisant Google Tasks pour les tâches individuelles, Google Keep pour les listes de tâches partagées, Google Sheets pour le suivi des projets, Google Docs pour la collaboration sur les documents de projet et Google Drive pour le stockage et le partage des fichiers de projet, vous pouvez améliorer la productivité de votre équipe et la gestion de vos projets.

En utilisant ces outils, vous pouvez bénéficier des avantages de la collaboration en temps réel, de l’accès à distance, de la sécurité et de la sauvegarde des données en nuage. Ces avantages sont particulièrement utiles pour les équipes travaillant à distance ou pour les projets qui nécessitent la collaboration de plusieurs personnes.

L’utilisation de Google Workspace pour la gestion des tâches et des projets en équipe est une solution simple et efficace pour améliorer la productivité et l’efficacité de votre équipe. En utilisant ces outils, vous pouvez travailler plus efficacement, collaborer plus facilement et atteindre vos objectifs de projet plus rapidement.
C’est la fin de cet article, pour plus d’astuces et de pépites, rendez-vous sur Numericoach. N’oubliez pas de vous inscrire à notre Newsletter qui sort toutes les semaines, pour ne rien rater sur Google Workspace !