Compte gratuit Google et G Suite : 2/2 – quelles sont les différences fondamentales pour une association ?

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Retrouvons-nous pour continuer à parler voiture ! Une belle berline d’une marque prestigieuse avec entretien gratuit sur un million de kilomètres : vous vous souvenez ?  G Suite ! Nous étions en train d’en lister ses qualités en la comparant au compte gratuit Google. Dans cet article je vous développe quatre nouvelles différences entre ces deux types de compte pour votre association.


G Suite c’est 30 Go de stockage sur chaque compte plutôt que 15 Go pour un compte Gmail

Les associations ont la possibilité de créer autant de comptes qu’elles le souhaitent et gratuitement. Imaginez la possibilité de créer des adresses facilement pour n’importe quel collaborateur. Pour le nouveau service civique : hop une adresse ! pour Fred ce bénévole increvable qui est là sur tous les fronts : hop une adresse !

Le gain de 15 Go de stockage supplémentaire couplé à la capacité à créer des comptes à souhait : vous comprenez bien que la question du stockage des données n’est clairement plus un problème !

G Suite c’est l’accès pour les associations aux Drive partagés et la garantie de conserver ses données

Aujourd’hui, dans la situation décrite en introduction de la partie 1/2, les documents au sein d’une association sont un mélange de format papier, de fichiers stockés sur PC et de documents partagés sur des Drives personnels. Autrement dit une grande, voir très grande partie des données relatives au fonctionnement d’une association sont stockées sur des Drives reliés à des comptes personnels : en fait les documents réalisés ne lui appartiennent tout simplement pas ! Il sont la propriété de ses membres qui, le jour où il arrêteront leur mission en deviendront les geôliers !

A mon sens, ce fonctionnement va à l’inverse de ce qui devrait être : des bénévoles, des salariés qui co-construisent un projet commun et qui co-élaborent des documents au sein de « boîtes de stockage » pour lesquelles l’association est propriétaire des contenus : Les DRIVE PARTAGES.

Drive partagés association

En ayant la possibilité de créer des comptes pour chacun des membres, l’association obtient une capacité de maîtrise du contenu créé et donc de la richesse et de l’historicité des savoirs qu’elle contient. C’est bien le projet qui reste et les individus qui vont et viennent pour le faire grandir !

G Suite ce sont quelques applications bien pratiques qui n’existent pas via un compte Gmail

Cloud Search

Cloud Search vous permettra de faire des recherches dans l’ensemble des applications de votre compte .

Vault

L’application google Vault vous aidera, par exemple, à définir des règles de conservation pour contrôler la durée pendant laquelle les données sont conservées avant d’être supprimées des comptes utilisateur et des systèmes Google, ou encore, à mettre en place des procédures de préservation de données à titre conservatoire des comptes utilisateur, sans limite de temps, afin de répondre à des obligations juridiques ou autres.

G Suite c’est avant tout l’accès à la console d’administration qui va vous permettre de piloter votre organisation

Console d'administration G Suite

C’est ici que vous allez pouvoir tout régler :

  • création / suppression des comptes de vos collaborateurs ;
  • attribution de droits de partages par défaut à certaines personnes ;
  • la gestion de leur sécurité !

C’est dans la console d’administration que vous pouvez tout faire ! Même contacter par téléphone, par mail ou par chat les équipes de Google si vous avez des questions !


Pour conclure, l’accès à la console d’administration est très certainement le plus grand avantage que l’on obtient lorsque l’on bascule sur G Suite. Cela vous donne de très nombreuses possibilités et vous invite à vous poser de nombreuses questions dans la gestion de votre organisation pour pouvoir gagner en efficacité et vous centrer sur votre projet !


Besoin d’une formation sur l’utilisation de G Suite dans le monde associatif ?


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Coach G Suite . Je suis convaincu que l'usage de compte google en entreprise ou en association est un formidable moyen pour augmenter la productivité de chacun de ses membres tout en leur permettant de développer des modes de collaboration plus efficaces et responsables. C'est ce message positif que je cherche à transmettre lors des formations que j'anime avec passion.

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