Drive : gérer la galerie de modèles

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Dans le Drive, il est possible d’importer des modèles et de s’en servir pour gagner un temps très précieux.

Les modèles Google DocsSheetsSlides et Forms vous permettent de créer un fichier avec une mise en forme spécifique (plans et budgets de projets, par exemple). Vous pouvez utiliser la galerie de modèles standards, ou bien créer une galerie de modèles personnalisés pour votre organisation.

Vous pouvez gérer les catégories de la galerie de modèles de votre organisation ou désactiver complètement votre galerie de modèles personnalisés. Avec les éditions G Suite Business, G Suite pour l’éducation et G Suite Enterprise, vous pouvez exiger que les modèles soient créés ou approuvés par un administrateur. Quels que soient les paramètres choisis, les administrateurs peuvent toujours ajouter et supprimer des modèles.

Modifier les paramètres des modèles

Pour modifier les paramètres des modèles, vous devez être un administrateur et détenir le droit Drive et Docs.

  1. Depuis le tableau de bord de la console d’administration, accédez à ApplicationspuisG SuitepuisDrive et DocspuisModèles.
  2. Indiquez si vous souhaitez ou non activer les modèles personnalisés pour votre organisation. Si vous décochez cette option, les utilisateurs ne pourront ni ajouter, ni utiliser de modèles personnalisés. Ils pourront en revanche toujours accéder à la galerie des modèles standards.

(Facultatif) Mettez à jour les catégories de modèles afin d’aider les utilisateurs à trouver rapidement les modèles dont ils ont besoin. Par exemple, il peut être utile de créer des catégories distinctes pour les services marketing, vente et ressources humaines.

  1. Pour ajouter une catégorie, saisissez son nom, puis cliquez sur Ajouter.
  2. Pour supprimer une catégorie, décochez la case correspondante.Lorsque vous supprimez une catégorie, une option s’affiche pour vous permettre de déplacer les modèles qui s’y trouvent. Si vous ne sélectionnez pas de nouvelle catégorie, les modèles existants apparaîtront dans la galerie comme “Sans catégorie”.
  1. (G Suite Business, G Suite pour l’éducation et G Suite Enterprise uniquement) Sélectionnez les personnes autorisées à ajouter des modèles :
    1. Ouvert : tous les membres de l’organisation peuvent ajouter ou supprimer des modèles sans autorisation préalable.
    2. Modéré : les administrateurs dotés du droit “Modèles Docs” reçoivent par e-mail une demande d’approbation pour chaque nouveau modèle. La demande n’est close qu’une fois que l’un des administrateurs a répondu. Les modèles approuvés sont ajoutés à la galerie des modèles personnalisés. Les modèles refusés peuvent faire l’objet d’une nouvelle demande.
    3. Restreint : seuls les administrateurs dotés du droit “Modèles Docs” peuvent ajouter des modèles.
  2. Cliquez sur Enregistrer.
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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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