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Gform : mettre une limite de temps ou de réponses.

Ecrit par Thierry

Savez-vous qu’il est possible d’enrichir l’expérience de Google Formulaire en rajoutant des modules complémentaires ? FormLimiter permet de stopper le gform à une date et heure précise ou après un certain nombre de réponses..

Voici une astuce pour fermer un formulaire Google automatiquement en fonction d’une date ou après avoir collecté un certain nombre de réponses. Imaginons un concours limité dans le temps ou ouvert aux 25 premières réponses, ou bien simplement l’organisation d’un événement : nul besoin de collecter des données après la date, ou encore dans le monde de l’éducation un quizz limité dans le temps (heure et date précise)…

 Par défaut, cette fonctionnalité n’est pas prévu dans l’excellent outil Google Form que j’affectionne particulièrement. Vous pouvez relire l’article « 10 cas d’usages »  ou lire tous les articles de la catégorie gform sur ce blog. C’est très souvent l’appli “effet waouh” dans mes formations Drive. Sur des centaines de personnes formées, je n’ai jamais trouvé qqn de critique son égard.

 Il faut donc passer par les modules complémentaires, fraîchement arrivés dans la partie formulaire de Google, quelques mois après ceux des documents et tableurs. Les scripts de ces fonctionnalités supplémentaires qui viennent tout simplement enrichir l’expérience des applis natives sont conçus par des développeurs indépendants à Google. Parmi les 16 modules dans la “Market Place Gform” au 25/05/2015, arrêtons nous quelques instants sur formLimiter qui permet de fermer automatiquement un formulaire Google Forms en fonction du nombre de réponses reçues ou à partir d’une date et heure définie ou si une cellule définie du tableur de réponses est remplie.

Comment installer le module complémentaire formLimiter ?

Rdv sans plus attendre dans les modules complémentaires d’un formulaire de la firme de MountainView ouvert pour l’occasion. Après avoir ouvert le Drive de Google, puis Nouveau > Plus > Google Form

Dans la famille modules complémentaires du gform, demandez le module formLimiter depuis la zone de recherche ou piochez directement sur le module si celui-ci est déjà proposé comme dans la capture d’écran ci-dessous.

Vous obtenez alors le détail sur les fonctionnalités de ce module. Pour installer le module formLimiter, cliquez sur le bouton Gérer > utiliser dans ce doc.

Le module s’installe alors et reste accessible via le bouton modules complémentaires. Après avoir accepté les autorisations spécifiques, vous pouvez paramétrer cet add-on.

Le menu déroulant permet d’accéder aux 3 cas de figure :

Comment fermer le formulaire à une date et heure précise ?

Il est en effet possible de mettre une date et heure de fin sur un formulaire. Une fois l’échéance passée, le gform ne sera plus dispo en ligne.

 Cliquez sur Modules complémentaires > formLimiter > Set limit > Date&Time.

Définissez enfin une date dans la zone « on » et une heure dans la zone « at ». Le format date / heure est en anglais, attention de bien sélectionner l’heure matin (AM) ou après-midi (PM). Vous pouvez indiquer votre message une fois le formulaire fermé. En cochant la case ci-dessous, vous recevrez également un mail une fois le formulaire clotûré. Validez en cliquant sur le bouton Save and enable. 

Votre formulaire deviendra donc inaccessible à la date et heure déterminée. L’utilisateur verra ce message s’il se connecte trop tard :

Fermer un formulaire Google à partir d’un nombre maximum de réponses reçues.

Autre cas de figure : stoppons maintenant le formulaire après un nombre maxi de réponses obtenues.

Dans le module formLimiter, sélectionnez max number of form responses. Indiquer un nombre entier de réponses maximum souhaitées dans la zone when number of responses is greater than. Spécifiez également un message d’information une fois le formulaire clos et valider en cliquant sur le bouton Save and enable. Votre formulaire deviendra alors automatiquement indisponible une fois le nombre spécifié atteint.

Enfin, il est possible de verrouiller le formulaire si une cellule du tableur de destination est remplie.

Petite vidéo explicative de ce module :

Merci à l’auteur, vous pouvez le cercler sur G+

Pour en savoir plus sur les autres add-ons de cet éditeur, rdv sur ce site. Nous aurons évidemment l’occasion d’en tester d’autres sur ce blog durant les prochaines semaines.

N’hésitez pas à laisser un commentaire en dessous de cet article, partager cette astuce et vous abonner à la newsletter hebdo de ce blog www.thierryvanoffe.com. Vous pouvez aussi lire les autres articles sur gform.

Merci pour votre fidélité et à bientôt pour d’autres astuces autour des Google Apps.

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A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

29 commentaires

  • Bonjour, et merci pour votre article.
    Dans mon cas, je souhaiterais désactiver le formulaire à une date précise tous les mois puis pouvoir le réouvrir quelques jours plus tard (toujours avec le même lien).
    Pour cela, est-ce possible d’utiliser le module dont vous parlez?

  • Bonjour,

    Avez-vous lu les autorisations que vous donnez à ce module quand vous voulez l’utiliser ? Si je devais n’en retenir qu’une parmi 8 : « Envoyer des e-mails indiquant que vous êtes l’émetteur (par exemple, avec votre adresse e-mail) ».
    Carrément rédhibitoire non ?

    Gilles

  • Bonjour, merci pour cette astuce, je découvre Googleform et je tâtonne encore un peu…
    Une petite question , j’organise des cessions de formation sur plusieurs jours à des heures différentes et chaque formation a un nombre limité de participants. Je voudrais gérer les inscriptions mais avec cette astuce nous ne pouvons limiter que l’ensemble du formulaire c’est bien ça? c’est a dire que dans mon cas il faudrait que je créé un formulaire par réunion (ce qui est matériellement impossible) 🙁
    Merci de votre réponse

    • Bonjour,

      J’ai eu le même soucis : le module ne me proposait pas de limiter le nombre de réponses par choix.
      Il faut créer sa question, fermer le module « form limit » et le réouvrir à partir de l’onglet module complémentaire du document.
      Une fois cette manipulation faite, le module devrait vous proposer « destination spreadsheet cell value », càd la limite du nombre de réponses par choix.

      • Fraiche d’inscription sur ce site, je viens de me souvenir où je vous ai « vu » !!! Au dela de ca et de mon clavier italien, je serais, si possible, preneur du script que vous avez proposé à Florence. Que dois-je faire. MErci en tous cas.

      • Bonjour,

        J’ai le même problème que Florence : dans un formulaire unique je gère des inscriptions à 4 ateliers. Je voudrais clore l’inscription de chaque atelier dès que son maximum de participant est atteint (correspond à un total dans une cellule du tableau de réponses).
        Te serait-il possible de me montrer le modèle que tu proposais à Florence ?
        Je n’ai jamais réalisé de script mais avec un modèle je devrais pouvoir y arriver.

        Merci par avance
        Pierre

  • Bonjour, j’aurais bien installer formlimiter qui me serait très utile mais toutes les autorisations requises pour le module complémentaire ??? « envoyer des mails depuis votre adresse ??? »

  • Bonjour,
    Merci pour cette belle découverte! J’ai cependant également le même problème que Florence et la solution apportée par Séminaire 1450 ne fonctionne pas chez moi (en rouvrant je ne trouve pas destination spreadsheet cell value) Un script m’arrangerait bien également, mais uniquement avec une petite explication car je suis vraiment pas dans mon élément.
    PS: Je suis sur mac, peut être est ce la raison?
    Merci beaucoup,

  • Bonjour,
    Je viens de tomber sur votre article, très intéressant. Cependant, je n’arrive pas à trouver les modules complémentaires sur la « nouvelle » version de Gform. N’est-elle plus accessible ou disponible ailleurs ?
    Merci beaucoup pour votre temps,
    Charlotte

  • Bonjour !

    je tente d’installer le module complémentaire sur mon ordinateur, mais il n’est pas disponible. Je tente d’ajouter un maximum de participants à mon google form. Existe-t-il une autre façon de le faire?

    merci beaucoup !

  • Bonjour,

    Je souhaiterais créer un questionnaire d’expérience avec 5 versions différentes (la phrase d’introduction change à chaque fois pour induire un effet différent). Est-ce possible de créer un unique questionnaire qui alternerait les différentes versions? Par exemple une personne ouvrirait la page et recevrait la version 1, une autre personne ouvrirait la page 5min plus tard et recevrait la version 2, et ainsi de suite jusqu’à refaire une boucle?
    Et est-ce possible d’introduire une limite de temps pour répondre à certaines questions?

    Merci beaucoup !

  • Bonjour Thierry,

    En formation avec toi cette semaine en webinaire au travail, je me lance sur Gform pour l’asso de l’école.
    Dans la lignée de plafonner un nombre de répondants par formulaire est-il aujourd’hui possible de limiter le nombre de répondant par question (pour limiter un nombre personnes par créneaux horaires sur un stand par exemple?) ?

    Merci

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