fbpx

GMail is still the new black (Part 2)

970 1

Agilité et souplesse. Non, je ne vous parle pas de mes exploits en tant qu’adepte inconditionnel de Crossfit. C’est plutôt une vision idyllique que j’avais en tête pour mon futur client de messagerie, il y a de ça quelques années en arrière. Oui, car concrètement, mon ancien facteur virtuel n’était pas un héros des temps modernes. Il alternait entre la souplesse de Terminator et l’agilité d’un pachyderme. Il était de surcroît, un client lourd installé sur ton poste et seulement sur ton poste. La pénitence professionnelle jusqu’au bout. Le chemin de croix permanent. On enferme déjà beaucoup trop (à mon goût) les personnes dans un mutisme et une sédentarisation bureautique, il fallait rajouter cet énième poids en plus. Out (of my) Look. Mais a contrario, je pense que ces deux mots résument parfaitement bien, l’application GMail. C’est assez fou, mais si l’on réfléchit deux minutes à cela, et à force de l’utiliser au quotidien, on ne se rend même plus compte de ce grand écart temporel. Cette fluidité journalière est devenue notre norme sans laquelle le squelette qui est notre journée, aurait du mal à déambuler. Un esprit sain dans un computer sain, on vous le dit pourtant assez. Alors enfilez vos sneakers, remplissez votre gourde et ajustez votre bandeau car nous sommes partis pour une séance de rattrapage. Never give up.

Libellés, délivrés …

Mes collaborateurs me le rappellent bien assez souvent : “Sylvain, j’espérais qu’en passant sur Gmail, j’allais retrouver mes sous-dossiers…”. J’adore quand on me parle des libellés dans Gmail. Je pourrais en écrire un livre entier. Pourquoi? Car c’est depuis la nuit des temps, l’outil indispensable du collaborateur parfait. Vous imaginez enlever ce jouet de classement à toutes ces personnes ? Blackout(look). Et pourtant! On parlait d’agilité en préambule. Gmail vous propose, via un tas d’outils géants (voir partie 1), de surfer sur la vague du courriel. Un conseil au passage, chers amis, au lieu de vous enfoncer dans ce délire psychédélique du dossier omniprésent absolument partout, y compris dans votre armoire, libérez-vous de toutes ces contraintes inutiles. C’est vraiment sans intérêt. J’ai sincèrement pris ce pari au début de notre migration sous GSuite. J’en avais tellement marre de ces rangements sans fin de dossiers, de sous-dossiers, de sous-sous dossiers, de sous-sous-sous dossiers… que j’ai décidé d’être libre courrieliquement parlant. Et finalement, la vie est belle, très belle. Même si les libellés viennent intelligemment pimenter la fonction du rangement classique via un système d’étiquetage du mail, nous sommes encore loin du plat signature.

Tiens bon la barre (de recherche) et tiens bon le vent …

 

Non, à mes yeux, la simplicité même c’est la barre de recherche. Puissance et efficacité pour tous voilà mon programme. (Votez Sylvain) J’ai honnêtement une quantité pharaonique de mails dans mon compte GSuite. (Greta attends avant de me lapider au nom du  réchauffement climatique, je me soigne, Jag svär). Et sincèrement j’ai toujours retrouvé le(s) mail(s) que je (re)cherchais. Sans exceptions. Pour vous lancer dans la spéléologie du courriel, n’oubliez pas la recherche fine via la flèche dans la barre de recherche. Vous prendrez plaisir (ou pas) à (re)découvrir des oeuvres d’un autre temps dont vous êtes le témoin. Saisissant. 

Etoile des mails, mon coeur amoureux…

Mais si vraiment vous êtes envahis de peur, rappelez vous que vous avez toujours d’autres moyens d’accéder de nouveau à votre mail tant convoité et recherché. C’est même d’ailleurs la doctrine du géant de Mountain View. Je vous le dit sans arrêt. Une source, plusieurs moyens d’arriver à celle-ci. Pour m’orienter dans cette nuée de discussions, je vous invite à utiliser l’étoile de suivi d’un courrier en particulier. Assez simple pour suivre un projet d’actualité sans chercher trente minutes dans votre client de messagerie. Plutôt intéressant même si au final, la fonctionnalité est beaucoup plus intéressante avec les documents (et les dossiers) dans Google Drive. Mais au final on gagne du temps. Beaucoup de temps.

Are you talking to me ?

Un autre outil que je trouve très intéressant à utiliser au quotidien, c’est notre fameux mode conversation. Tous les mails des différents interlocuteurs, ayant le même objet, sont regroupés dans une seule et même ligne (messages envoyés et réceptionnés). Là nous sommes totalement dans l’agilité. Rien de plus pratique que cette option, définie par défaut, mais que vous pouvez toujours désactiver. Oui retombons dans les catacombes du néant avec le fameux un mail = une ligne. Mais il y a un grand mais. Attention, il est arrivé à un de mes collaborateurs, une mésaventure à ce sujet. Le transfert de mail via une conversation inclus évidemment l’historique de celle-ci. Je vous mets donc en garde sur la confidentialité des propos tenus à l’intérieur de celle-ci. Que ne cela ne tombe pas dans les mauvaises mains…Un transfert cela reste du texte, nous sommes bien d’accord donc cela peut se supprimer.

Tout, tout est fini avec Outlook…

Savez-vous également que l’agilité peut se résumer avec un “+”. Oui la fonction de nomination d’un contact dans un mail est très pratique au quotidien pour orienter votre collaborateur vers le bon interlocuteur. Un petit plus puis le nom de votre collègue (qui apparaît comme magie) et l’affaire est dans le sac. Un “mailto” vitesse de la lumière. Enfin, un petit conseil si vous ne le faites déjà pas. Pensons, je vous en prie, à personnaliser nos liens dans les courriels. Oui GMail permet cette ravissante option. Quand un lien est copié dans le corps du courriel vous avez la possibilité de personnaliser ce lien en toute élégance. Donc au lieu d’avoir un placard qui honnêtement déforme et dénature complètement votre mail, pensez à le latiniser. (“cliquez ici”, “ci-joint”). Ca sera apprécié et appréciable par vos interlocuteurs.

 

En conclusion de ce double post, GMail est pour moi l’archétype de la souplesse, l’incarnation de l’agilité. Et c’est bien ce que l’on recherche au quotidien. Une solution réactive, mobile et sécurisée pour notre messagerie électronique. Nos journées seraient parfois plus simples et bien moins contraignantes si l’on calqué cette recette à nos (mauvaises) habitudes. Oui, on peut même apprendre d’une application professionnelle. Comme quoi l’évolution n’est pas tout le temps synonyme de stress et de bouleversements. 

 

Que la force du mail soit avec vous.

 

Heartily.



Sylvain

Si vous avez trouvé une faute d’orthographe, veuillez nous en informer en sélectionnant le texte en question et en appuyant sur Ctrl + Entrée .

Sylvain TORCHOT

Sylvain TORCHOT

Responsable IT et réseaux dans plusieurs collectivités territoriales et également administrateur G Suite. Conteur d'aventures googliennes.

1 commentaire

  1. Avatar

    Le style Sylvain, une mini série pour le plaisir de découvrir Google sous un autre angle humoristique
    Bravo ✨ je me suis encore régalée !

Laisser un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

Rapport de faute d’orthographe

Le texte suivant sera envoyé à nos rédacteurs :