Gmail : Retrouvez la maîtrise de votre messagerie et de votre temps avec Timyo

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Il y a quelques temps, lors d’une formation, une utilisatrice, Camille, était catastrophée par sa boîte de réception de Gmail. Elle reçoit habituellement plus de 100 emails par jour, et ce jour là, elle rentrait de congés. Vous pouvez imaginer l’état de sa boîte de réception.

Cette problématique revient souvent, associée à celle de trouver une méthode pour repérer les emails auxquels on doit répondre rapidement, ceux qui doivent attendre. Pouvoir les retrouver facilement, ne rien oublier. Et éviter de perdre du temps avec les emails ne nécessitant pas de réponse.

Peut être utilisez vous la méthode du “Non lu” ? Vous ouvrez l’email, le lisez, puis le refermez en vous disant que vous y reviendrez plus tard. Vous trouvez cette méthode efficace ? Moi pas, je finis par me retrouver avec une multitude d’emails non lus en attente de traitement, et les vrais Non-lus continuent d’arriver dans ma boîte de réception en se mélangent visuellement avec les faux Non-lus.

Alors j’utilise des libellés que j’applique à mes emails, pour mieux les repérer : A faire, A suivre, Répondre. Mais ça ne me permet toujours pas de prioriser et voir au premier coup d’oeil ce que je dois absolument traiter aujourd’hui, ce qui peut attendre demain ou une autre date. De plus il me faut toujours ouvrir l’email et le parcourir avant de savoir s’il nécessite une action de ma part, et pour quand.

Récemment, j’ai découvert Timyo, acronyme de « Time Is My Own » (Mon temps m’appartient), et l’extension Chrome correspondante, permettant de l’utiliser en tant qu’add-on pour Gmail. Timyo vous permet de prioriser vos emails, mais aussi d’indiquer à votre destinataire si l’email nécessite une réponse, une action, ou juste une lecture, puis de lui donner le délai (ou l’absence de délai). Si votre destinataire utilise lui aussi Timyo, ses emails se prioriserons ainsi d’eux même.

Avec Timyo, vous allez pouvoir oublier la méthode du “Non-lu”.

Voyons ensemble les pépites que Timyo nous propose :

Prioriser les emails dans sa boite de réception

Pour démarrer, vous allez pouvoir goûter à la fonctionnalité de priorisation manuelle de ses emails. Pour chaque email, une icône vous permet de signaler si vous devez le traiter Aujourd’hui, Demain … ou Plus tard avec une date précise.

Puis un accès rapide avec le bouton Aujourd’hui permet d’afficher ses email priorisés, par date limite.

Et vous avez la possibilité de les reprioriser ou de les déprioriser à tout moment.

Astuce : N’oubliez pas de passer vos emails priorisés en “Lu”, sinon vous risquez de retomber dans le syndrome du “Non-lu” !

Prioriser les emails que l’on envoie

C’est ici que vous découvrez toute la puissance de Timyo lorsqu’il est utilisé au sein d’une équipe, ou à l’échelle de toute l’entreprise. Chacun va pouvoir contribuer à ce que ses collègues soient plus productifs et se sentent moins sous pression, dans l’obligation de répondre immédiatement.

Avant d’envoyer votre email, vous pouvez spécifier si celui-ci contient une information, une question ou une action, et si sa lecture ou son traitement est urgent ou non : Au plus vite, Aujourd’hui, Demain, ou une autre date. Le bouton Envoyer change de couleur en fonction du niveau de priorité choisi.

Ainsi, le destinataire saura avant même d’ouvrir l’email, grâce à un entête d’email spécifique (et s’il utilise lui aussi Timyo, grâce à des icônes colorées pour le délai, et des icônes indiquant le type de contenu), si celui-ci nécessite une action et pour quand. Vous lui éviterez ainsi, au risque de se déconcentrer, d’ouvrir votre email qu’il vient de recevoir, alors qu’en fait celui-ci ne contient qu’une information sans urgence. Vous lui permettez de garder le focus !

Et si vous envoyez votre email en dehors des heures habituelles de travail, Timyo vous oblige à renseigner ces informations. Votre collègue qui consulte malencontreusement ses emails alors qu’il est en ballade avec sa petite famille, saura immédiatement qu’il n’est pas nécessaire qu’il ouvre votre email et que ça peut attendre lundi. C’est son fiston qui va être content !

Un cas d’usage

Alors revenons à notre amie Camille, qui avait plus de 500 emails dans sa boîte de réception en rentrant de congés, et imaginons quelques instants que Tymio soit utilisé dans son entreprise par tous ses collaborateurs.

Elle ouvre sa boîte de réception, et la majorité de ses emails sont taggés avec l’icône Tymio en fonction de leur date d’échéance.

Ensuite elle affiche ses emails priorisés (Bouton Aujourd’hui) et ajoute dans la barre de recherche “is:unread” pour ne pas afficher ceux qui étaient restés non traités avant ses congés (et donc déjà lus).

Elle sélectionne tous les emails restant, les marque en Lu, et leur attribue un libellé provisoire Retour congés lui permettant de les différencier de ceux qu’elle avait déjà reçus et priorisés avant ses congés.

Elle peut alors se concentrer sur ceux qui sont taggés pour Aujourd’hui ou avec une date passée.

Puis elle retourne dans sa boîte de réception, et affiche uniquement les Non lus, pour cette fois-ci se concentrer sur les mails non priorisés (seulement ceux reçus de l’extérieur si on suppose que tous ses collègues ont utilisé la priorisation de Timyo).

En savoir plus sur Timyo

Timyo est une extension Chrome (ou Outlook) sur ordinateur et une application dédiée sur téléphone iOS ou Android (vous utiliserez alors Timyo au lieu de Gmail pour gérer vos emails)

Voici un rappels des fonctionnalités clés pour mieux gérer votre temps :

* ENVOYEZ VOS EMAILS AVEC UNE INTENTION CLAIRE *
Indiquer simplement à votre interlocuteur si vous souhaitez une réponse et quand.

* RESTEZ MAÎTRE DE VOTRE TEMPS *
Organisez votre boîte de réception pour définir quand vous souhaitez traiter vos emails.

* EN EQUIPE C’EST MIEUX *
Sans même ouvrir vos emails, recevez vos emails déjà priorisés par date.

* CONCENTREZ-VOUS SUR LES PRIORITÉS DU JOUR *
Traitez en priorité les emails qui ne peuvent attendre demain.

* RAPPELS SUR VOS REPONSES EN ATTENTE *
Timyo vous indique les emails restés sans réponse parmi ceux dont vous attendiez un retour.

* VOS DONNÉES RESTENT LES VÔTRES *Timyo ne stocke pas, ne lit pas, et n’utilise pas vos données. Vos mots de passe ne sont jamais archivés sur nos serveurs.

Et vous, comment gérez-vous la priorisation de vos emails ?

Si Timyo vous a convaincu, partagez cet article avec vos collègues, pour commencer à travailler ensemble intelligemment et ne plus être esclave des emails.

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Marielle SILBERSTEIN

Marielle SILBERSTEIN

Formatrice sur les outils numériques depuis 1998 et utilisatrice de la Suite Google depuis 2009, je suis adepte du travail collaboratif et pédagogue. J’ai à coeur d’accompagner les utilisateurs à appréhender et utiliser tout le potentiel de la suite Google et à gagner en efficacité. Ma longue expérience du support technique sur logiciels métier me permet d’avoir une compréhension aisée et globale du besoin utilisateur en milieu professionnel comme personnel.

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