Gmail : utiliser les réponses standardisées

La boîte de messagerie de la firme de Mountain View, Gmail, est l’un des points centraux de tout l’écosystème Google, et de sa suite bureautique Google Workspace. En plus de gérer votre messagerie, vos e-mails reçus et envoyés, vous avez un accès direct vers d’autres applications de la suite, comme l’outil de visioconférence Meet, ou encore Chat et Spaces. Dans cet article, nous allons revenir en détails sur la fonctionnalité des réponses standardisées, un moyen de gagner beaucoup de temps dans votre journée de travail, en particulier si vous rédigez souvent des mails similaires. Vous saurez tout sur comment configurer ce type de réponses, et surtout comment les utiliser.

Fonctionnalité existante dans Gmail depuis quelques années, le design et l’ergonomie des réponses standardisées (Gmail) n’étaient pas sexy. Google vient de faire une mise à jour intéressante.

Activer les réponses standardisées

La fonctionnalité « réponses standardisées » est un paramètre avancé qu’il faut activer sur votre interface.

Roue Crantée > Paramètres > paramètres avancés > réponses standardisées.

Désormais, dans un nouveau message, vous pouvez accéder à cette option en cliquant sur les trois points à côté de la corbeille, puis « réponses standardisées ».

Un menu apparaît pour faire l’une des trois actions suivantes :

1. Insérer un modèle.
2. Enregistrer un modèle (nouvelle création ou mise à jour).
3. Supprimer un modèle.

Comment créer un modèle ?

1. Cliquez sur nouveau message.
2. Supprimez votre signature automatique (afin de ne pas l’avoir en double quand vous utiliserez votre modèle).
3. Nommez votre modèle = objet de l’email.
4. Rédigez votre modèle = corps du mail.

NB : vous pouvez insérer des images, des pièces jointes DRIVE, mais vous ne pouvez pas insérer des pièces JOINTES (avec le trombone).

Votre modèle est prêt, il faut maintenant le sauvegarder et le nommer

Enregistrer une réponse standardisée

1. Cliquez sur les trois points à côté de la corbeille.
2. Puis Réponses standardisées.
3. Enregistrer en tant que modèle.
4. Enregistrer nouveau modèle.

NB : si votre modèle existe déjà et que vous voulez le mettre à jour, cliquez directement sur le nom du modèle à remplacer.

Donnez ensuite un nom à votre modèle (ou laissez l’objet par défaut)

puis ENREGISTRER

Insérer un modèle dans un nouveau message.

Désormais, dans un « nouveau message », vous pouvez accéder très facilement à votre modèle.

1. Cliquez sur les trois points à côté de la corbeille.
2. Puis « Réponses standardisées ».
3. « Insérez votre modèle » en cliquant sur son titre.

Supprimer une réponse standardisée.

Pour supprimer un modèle dont vous n’avez plus besoin, c’est très simple.

1. Cliquez sur « nouveau message”.
2. Accéder au menu des « réponses standardisées » (trois points à côté de la corbeille).
3. Puis « réponses standardisées ».
4. Cliquez sur le menu SUPPRIMER LE MODÈLE.
5. Sélectionnez le modèle à supprimer.

Les réponses standardisées sont très utiles et très efficaces si vous rédigez souvent le même type de message.

Notez que vous pouvez insérer autant de modèles que vous voulez les uns à la suite des autres, et qu’une fois inséré, le modèle reste tout à fait modifiable.

Vous pouvez donc, imaginer des modèles « texte à trou » que vous pourrez compléter après son insertion.

N’hésitez pas à commenter cet article pour nous dire si vous appréciez ce nouveau design et comment vous utilisez les réponses standardisées de Gmail dans votre quotidien.