Gmail : un nouveau design pour les réponses standardisées.

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Fonctionnalité existante dans Gmail depuis quelques années, le design et l’ergonomie des réponses standardisées (Gmail) n’étaient pas sexy. Google vient de faire une mise à jour intéressante.

Pré-requis à l’utilisation des réponses standardisées

Il s’agit d’un paramètre avancé qu’il faut activer sur votre interface.

Roue Crantée > Paramètres > paramètres avancés > réponses standardisées.

Activez l’option pour pouvoir rédiger des modèles.

Désormais, dans un nouveau message, vous pouvez accéder à cette option en cliquant sur les 3 points à côté de la corbeille, puis réponses standardisées.

Et c’est là qu’un nouveau menu apparaît pour faire l’une des 3 actions suivantes :

  1. Insérer un modèle.
  2. Enregistrer un modèle (nouvelle création ou mise à jour).
  3. Supprimer un modèle.

Comment créer un modèle ?

  1. Cliquez sur nouveau message.
  2. Supprimez votre signature automatique (afin de ne pas l’avoir en double quand vous utiliserez votre modèle).
  3. Nommer votre modèle = objet de l’email.
  4. Rédigez votre modèle = corps du mail.

NB : vous pouvez insérer des images, des Pièces DRIVE, mais vous ne pouvez pas insérer des Pièces JOINTES (avec le trombone).

Votre modèle est prêt, il faut maintenant le sauvegarder et le nommer

Enregistrer une réponse standardisée

  1. Cliquez sur les 3 points à côté de la corbeille.
  2. Puis Réponses standardisées.
  3. Enregistrer en tant que modèle.
  4. Enregistrer nouveau modèle.

NB: si votre modèle existe déjà et que vous voulez le mettre à jour, cliquez directement sur le nom du modèle à remplacer.

Donnez ensuite un nom à votre modèle (ou laissez l’objet par défaut)

puis ENREGISTRER

Insérer un modèle dans un nouveau message.

Désormais, dans un “nouveau message”, vous pouvez accéder très facilement à votre modèle.

  1. Cliquez sur les 3 points à côté de la corbeille.
  2. Puis “Réponses standardisées”.
  3. “Insérez votre modèle” en cliquant sur son titre.

Supprimer une réponse standardisée.

Pour supprimer un modèle dont vous n’avez plus besoin, c’est très simple.

  1. Cliquez sur “nouveau message”.
  2. Accéder au menu des “réponses standardisées” (3 points à côté de la corbeille).
  3. Puis “réponses standardisées”.
  4. Cliquez sur le menu SUPPRIMER LE MODÈLE.
  5. Sélectionnez le modèle à supprimer.

Les réponses standardisées sont très utiles et très efficaces si vous rédigez souvent le même type de message.

Notez que vous pouvez insérer autant de modèles que vous voulez les uns à la suite des autres, et qu’une fois inséré, le modèle reste tout à fait modifiable.

Vous pouvez donc, imaginer des modèles “texte à trou” que vous pourrez compléter après son insertion.

Si vous avez plusieurs fonctions au sein de votre entreprise, vous pouvez générer par exemple, des signatures personnalisées en tant que modèle.

N’hésitez pas à commenter cet article pour nous dire si vous appréciez ce nouveau design et comment vous utilisez les réponses standardisées de Gmail dans votre quotidien.

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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

1 comment

  1. Et… On dirait que le modèle n’est plus supprimé quand on le vire des brouillons! Ça c’est une révolution
    Merci pour l’article
    Jean-Philippe

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