Google Agenda : 10 fonctionnalités utiles

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Google Agenda pour le Web

Google Agenda pour le Web a fait peau neuve début 2018 et de nouvelles fonctionnalités vous permettant de gérer efficacement votre temps et d’accroître votre productivité. 
Voici dans cet article 10 fonctionnalités intéressantes de Google Agenda pour le web (version ordinateur). Certaines “features” existaient déjà dans l’ancienne interface, sauriez-vous les retrouver ?


1. Voir les détails de la salle de conférence lors de la réservation d’une salle.

 En tant qu’administrateur pour G Suite , vous pouvez désormais fournir des informations détaillées sur la salle de conférence de votre entreprise. Le personnel sait donc exactement où se trouve une salle de conférence, quelle en est la taille, et si elle comprend ou non un équipement audio / vidéo et si elle est éventuellement accessible en fauteuil roulant. Les membres du personnel peuvent facilement survoler le nom de la salle dans le calendrier dès qu’ils décident de réserver une place. Une carte survolée apparaîtra avec des informations sur le lieu et les ressources de la réunion.

Détails de l'agenda Google

2. Utilisez une mise en forme enrichie et des hyperliens vers vos invitations d’agenda.

 Vous souhaitez lier des feuilles de calcul, des documents ou des présentations importants dans votre invitation Agenda et les ouvrir directement à partir de la nouvelle vue ” Détails de l’événement “.  Cela pourrait certainement  vous permettre de créer  des  ordres du jour plus détaillés et de  vous assurer que  tout le matériel est au même endroit avant le début de votre réunion.

Google Agenda - Détails de la réunion

3. Gérez plusieurs calendriers  côte à côte  dans la vue «Jour». 

Vous pouvez maintenant  afficher et gérer les calendriers dans  des  colonnes indépendantes . Cela indique clairement qu’il  est  plus rapide et plus facile  pour les membres du personnel qui gèrent plusieurs calendriers, tels que les assistants administratifs, de planifier des réunions pour le compte de leurs équipes. Cliquez sur la vue  « Jour » et sélectionnez les calendriers que vous souhaitez comparer.

Google Calendar-Day View

4.  Personnalisez votre calendrier

L’application Google Agenda offre davantage d’options de personnalisation aux utilisateurs, qui peuvent choisir d’afficher ou de masquer les week-ends s’il n’y a pas de réunion ces jours-là. Les utilisateurs peuvent voir deux calendriers ou plus de personnes différentes côte à côte. Les utilisateurs peuvent également décider du jeu de couleurs et de la densité d’un calendrier via l’icône Paramètres. Différentes couleurs et nuances peuvent être utilisées comme identificateurs pour un calendrier ou une réunion.

5.  Récupérer les éléments supprimés

Si vous avez accidentellement supprimé un calendrier ou une réunion, vous n’avez pas à en créer un depuis le début. Tous les éléments supprimés seront parqués dans la corbeille où vous aurez la possibilité de restaurer des fichiers. Pour accéder à la zone Corbeille, cliquez sur l’icône Paramètres et accédez à Corbeille.

6. L’accès rapide à Keep et Tasks

Sur le côté droit de l’agenda, vous pouvez maintenant rapidement accéder à ces deux gestionnaires de notes et tâches. Tiens d’ailleurs, lequel utilisez-vous et préférez-vous ?

7. Les modules complémentaires.

Sur la partie de droite, vous retrouvez également des nouveaux modules complémentaires. En cliquant sur le + situé en dessous de l’icône Google Tasks, s’ouvre cette fenêtre :

8. Le menu principal

En haut à gauche de l’interface web, 3 traits horizontaux vous permettent d’accéder au menu principal, vous pouvez d’un clic gagner de l’espace et masque le mini agenda et les agendas partagés.

9. Le moteur de recherche puissant

Souvent inutilisé car trop discret, le moteur de recherche de Google Agenda vous permet de lancer des recherches dans tous vos événements passés et futurs. Un super moyen de retrouver une réunion avec un partenaire ou de lister toutes les réunions sur un projet.

10. Le partage de l’agenda.

Toujours aussi puissant, le partage d’un agenda (le vôtre ou celui d’un projet ou congés de l’équipe par exemple) est configurable. Vous pouvez autoriser un collègue en lecture, en modif ou en modif et repartage sur votre agenda. De même, vous pouvez autoriser l’accès à votre agenda dans votre domaine (entreprise) ou le rendre public si besoin. Aussi vous pouvez générer une URL pour votre agenda et transmettre ce lien à l’extérieur (sauf si votre administrateur G Suite vous en empêche pour des raisons de confidentialité).

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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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