Google Groups : Modifications des paramètres à compter du 6 mai 2019

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En mai 2019, Google apportera quelques modifications aux paramètres de Google Groupes et mettra à jour les paramètres des groupes afin de faciliter la gestion et la configuration des groupes pour vous et vos utilisateurs. Plus précisément, Google va supprimer les paramètres et fonctionnalités rarement utilisés et combiner des paramètres couvrant des fonctionnalités similaires. Ces modifications affecteront l’interface groups.google.com ainsi que les API utilisées pour gérer les groupes .

Vos groupes existants peuvent être affectés par les modifications apportées aux paramètres. Lorsque les modifications prendront effet, Google mettra à jour les paramètres des groupes existants. Ces mises à jour peuvent changer la manière dont les groupes peuvent avoir accès et comment ils sont utilisés.

Ce qui change dans Google Groups

Fusion des paramètres de gestion des membres

Les paramètres de gestion des membres ci-dessous seront fusionnés en un seul élément :

Nom du paramètreEmplacement dans l’interface utilisateur des autorisations de Google GroupesAutorisation accordée par le paramètre
Ajouter des membresDroits de modérationAjouter des membres aux groupes
Approuver des membresDroits de modérationApprouver les membres qui demandent à rejoindre des groupes
Exclure des utilisateursDroits de modérationRefuser l’adhésion des utilisateurs
Inviter des membresDroits de modérationEnvoyer un e-mail d’invitation aux utilisateurs à rejoindre un groupe
Modifier les membresDroits de modérationChanger les rôles des membres du groupe

Comment ces modifications peuvent-elles affecter les utilisateurs existants ?

Après la fusion des paramètres, ceux-ci seront activés ou non pour les utilisateurs en fonction de leurs réglages précédents :

  • Activé : pour les utilisateurs qui avaient précédemment activé tous les paramètres de gestion des membres
  • Désactivé : pour les utilisateurs dont tous les paramètres de gestion des membres n’étaient pas activés auparavant.

Important : Si les utilisateurs n’ont pas accès à tous les paramètres de gestion des membres une fois fusionnés, ils perdront l’autorisation de gestion des membres.Fusion des paramètres de modération du contenu

Les paramètres suivants de modération du contenu seront fusionnés en un seul élément :

Nom du paramètreEmplacement dans l’interface utilisateur des autorisations de Google GroupesAutorisation accordée par le paramètre
Approuver les messagesDroits de modérationApprouver les messages en attente de modération
Supprimer un messageDroits de modérationSupprimer les réponses aux sujets. Remarque : les auteurs peuvent toujours supprimer leurs propres messages.
Supprimer des sujetsDroits de modérationSupprimer des sujets
Verrouiller des sujetsDroits de modérationEmpêcher les utilisateurs de publier des réponses aux sujets
Intégrer des sujetsDroits de modérationDéplacer les sujets dans le groupe ou le forum
Extraire des sujetsDroits de modérationDéplacer les sujets hors du groupe ou du forum
Publier les annoncesDroits de publicationPoster des annonces, un type de sujet spécial
Envoyer un message en tant que groupeDroits de publicationPublier des messages en tant que groupe plutôt qu’en tant qu’utilisateur individuel

Comment ces modifications peuvent-elles affecter les utilisateurs existants ?

Après la fusion des paramètres, ceux-ci seront activés ou non pour les utilisateurs en fonction de leurs réglages précédents :

  • Activé : pour les utilisateurs qui avaient précédemment activé tous les paramètres de modération de contenu
  • Désactivé : pour les utilisateurs dont tous les paramètres de modération de contenu n’étaient pas activés auparavant

Important : Si les utilisateurs n’ont pas accès à tous les paramètres de modération de contenu en cours de fusion, ils perdront l’autorisation de modérer du contenuFusion des paramètres de métadonnées de contenu

Les paramètres de métadonnées de contenu suivants seront fusionnés en un seul élément :

Nom du paramètreEmplacement dans l’interface utilisateur des autorisations de Google GroupesAutorisation accordée par le paramètre
Annuler le marquage d’une réponse favorite sur tous les sujetsDroits de modérationAnnuler le marquage d’une réponse favorite sur tous les sujets
Modifier le tag ou la catégorieDroits de modérationModifier les catégories et les tags des sujets
Masquer l’utilisation abusiveDroits de modérationMasquer les posts en signalant les abus
Marquer comme doublonDroits de modérationMarquer les sujets comme des doublons
Marquer n’importe quel sujet d’un autre utilisateur comme réponse favoriteDroits de modérationMarquer une réponse comme favorite dans les sujets écrits par d’autres membres
Marquer qu’aucune réponse n’est nécessaireDroits de modérationMarquer qu’un sujet ne nécessite aucune réponse. Cette option est utile si vous souhaitez séparer les sujets nécessitant des réponses de ceux qui n’en nécessitent aucune.
Sujets épinglésDroits de modérationFaire apparaître les sujets en haut de la liste
Annuler l’attribution du sujetDroits de modérationMarquer n’importe quel sujet comme non attribué
Attribuer un sujetDroits de publicationAttribuer des sujets à d’autres utilisateurs
Saisir des tags de format libreDroits de publicationCréer des tags

Comment ces modifications peuvent-elles affecter les utilisateurs existants ?

Après la fusion des paramètres, ceux-ci seront activés ou non pour les utilisateurs en fonction de leurs réglages précédents :

  • Activé : pour les utilisateurs qui avaient précédemment activé tous les paramètres des métadonnées de contenu
  • Désactivé : pour les utilisateurs dont tous les paramètres des métadonnées de contenu n’étaient pas activés auparavant

Important : Lorsque les paramètres sont fusionnés, les utilisateurs qui n’avaient pas encore activé certains paramètres peuvent y accéderSuppression des paramètres rarement utilisés

Les paramètres suivants sont rarement utilisés et seront supprimés :

Type de paramètreEmplacement dans l’interface utilisateur de Google GroupesNom du paramètreÉlément contrôlé par le paramètreNouveau fonctionnement
UtilisateurParamètres générauxModifier la langue d’affichageLa langue d’affichage de l’interface Web pour un utilisateurGoogle Groupes utilise toujours la langue sélectionnée dans le compte Google de l’utilisateur.
UtilisateurParamètres générauxRéponses standardiséesLa possibilité d’utiliser des réponses standardiséesTous les utilisateurs pourront créer et utiliser des réponses standardisées.
Gestion des groupesAutorisations > Droits de publicationPublierQui peut publier un post dans un groupeCe paramètre sera disponible sous Autorisations > Basique.
Gestion des groupes Autorisations > Droits de publicationUtiliser des photos de profil personnaliséesQuelles personnes, selon leur rôle, peuvent définir des images de profil personnaliséesLes utilisateurs qui peuvent définir leur propre nom d’affichage pourront choisir leurs images de profil.
Gestion des groupes Autorisations > Droits de publicationModifier les messages des autres utilisateursQui peut modifier les posts et les sujets d’autres utilisateursAucun utilisateur ne pourra modifier les messages ou sujets d’un autre utilisateur.
Gestion des groupes Paramètres > ModérationRestrictions appliquées aux nouveaux membresLa mise en file d’attente pour modération des messages des nouveaux membres après leur envoiAucun, la fonctionnalité n’est plus disponible. Toutefois, si l’option « Restrictions appliquées aux nouveaux membres » est activée pour un groupe, tous les messages seront modérés lorsque les modifications seront appliquées.
Gestion des groupes Paramètres > TagsNombre maximal de tagsLe nombre maximal de tags pouvant être appliqués à n’importe quel sujetTous les groupes auront une limite de 14 tags applicables aux différents sujets.
Gestion des groupes Paramètres > Options d’e-mailTaille maximale du messageLa taille maximale du message pour les pièces jointesLa taille maximale des pièces jointes sera de 25 Mo pour tous les groupes.
Gestion des groupes Autorisations > Droits de publicationMarquer une réponse favorite sur votre propre sujetLa possibilité de marquer des réponses comme favorites dans les propres sujets des utilisateursSi les réponses favorites sont activées, les auteurs pourront toujours marquer leurs réponses comme favorites dans leurs sujets.
Gestion des groupes Informations > Personnalisation de l’affichage WebLongueur de l’objetLe nombre maximal de caractères composant le titre d’un sujetLes sujets auront une limite de 250 caractères pour tous les groupes.
Gestion des groupesInformations > Contrôle du contenuSuivre les messages orphelinsLe suivi des posts orphelins pour une recherche facileAucun, la fonctionnalité n’est plus disponible.
Gestion des groupes Informations > Contrôle du contenuDélai pour les messages orphelinsLe délai sans réponse avant que les messages ne soient automatiquement marqués comme orphelins Aucun, la fonctionnalité n’est plus disponible.
Gestion des groupesInformations > Informations généralesInterdire la publication après X jours sans publicationLe nombre de jours sans publication avant qu’un sujet soit automatiquement verrouilléAucun, la fonctionnalité n’est plus disponible.
Gestion des groupesAutorisations > Droits de publicationAjouter des référencesSi les utilisateurs peuvent joindre du contenu spécial à des publications, telles que des vidéos intégrées à YouTubeAucun, la fonctionnalité n’est plus disponible. Cependant, les liens vers des vidéos et d’autres contenus continueront de fonctionner.
Gestion des groupesAutorisations > Droits de publication« Moi aussi » pour un sujetSi les utilisateurs peuvent utiliser la fonctionnalité « moi aussi » dans un sujet, indiquant qu’ils sont intéressés par une réponse à la question ou ont des problèmes similairesAucun, la fonctionnalité n’est plus disponible.
Gestion des groupesRôles > Créer un rôleRestriction aux domainesLa liste des domaines auxquels les membres de ce rôle doivent appartenirAucun, la fonctionnalité n’est plus disponible.
Gestion des groupesAutorisations > Autorisations de baseQuestion aux nouveaux membresLe texte personnalisé présenté aux utilisateurs lorsqu’ils demandent à rejoindre un groupeLe texte personnalisé ne sera pas accepté, mais les utilisateurs demandant à rejoindre des groupes verront s’afficher un champ de justification.
Gestion des groupesInformations > Personnalisation de l’affichage WebAfficher les meilleures réponses au-dessusSi les meilleures réponses sont affichées au-dessus des autres réponsesSi ce paramètre est activé, les meilleures réponses seront toujours affichées au-dessus des autres réponses.
Gestion des groupesRôles > Créer un rôleAffichage de badgeSi un badge s’affiche pour les autres membres du groupeLes badges sont toujours visibles par les autres membres du groupe.
Gestion des groupes Autorisations > Droits de publicationRépondre aux sujets fermés automatiquementQui peut répondre aux sujets qui ont été fermés automatiquement par le systèmeAucun, la fonctionnalité n’est plus disponible.
Gestion des groupesAutorisations > Droits de publicationUtiliser des réponses standardiséesQui peut configurer et utiliser des réponses standardisées pour répondre aux sujetsSi cette option est activée, les réponses standardisées seront disponibles pour tous les utilisateurs.
Gestion des groupesAutorisations > Droits de publicationQui peut publier du texte enrichiQui peut publier du texte enrichi tel que les caractères gras et italiquesTous les utilisateurs en mesure de publier des éléments pourront utiliser du texte enrichi.
Gestion de groupe (API uniquement) Aucuneallow_google_to_contactSi Google peut vous contacter dans le cadre de campagnes marketing spécifiquesAucun, les campagnes de marketing sont terminées.
Gestion de groupe (API uniquement)Aucunemessage_display_fontLa largeur du rendu des polices sur l’interface Web du groupeUne largeur fixe sera définie par défaut.

Les paramètres de l’annuaire Google Groupes subiront quelques modifications

Le paramètre relatif à l’annuaire Google Groupes, Répertorier ce groupe dans l’annuaire, est disponible sous Paramètres du groupe > Informations > Annuaire. Ce paramètre permet actuellement aux propriétaires et aux gestionnaires de groupes de rendre leurs groupes détectables ou de les masquer dans l’annuaire et les résultats de recherche.

Qu’est-ce qui change ?

Ce paramètre sera modifié afin de mieux contrôler si les groupes sont détectables. Les propriétaires et les gestionnaires pourront par exemple rendre leurs groupes publics sur Internet ou pour tout utilisateur faisant partie de leur domaine. De plus, les membres de groupe pourront toujours consulter :

  • les groupes auxquels ils appartiennent dans l’annuaire des groupes et dans les résultats de recherche ;
  • la page « À propos » des groupes auxquels ils appartiennent.

Si un groupe n’est pas détectable, les utilisateurs qui n’en sont pas membres ne pourront pas le trouver, même s’ils disposent d’un lien vers celui-ci.

Les changements entreront en vigueur le 6 mai pour les administrateurs et utilisateurs finaux et pourraient prendre jusqu’à 15 jours pour atteindre tous les domaines.

Pourquoi vous agissez 

Certains utilisateurs qui ne sont ni propriétaires ni gestionnaires de groupe, mais qui ont actuellement accès à des fonctionnalités de gestion de groupe spécifiques risquent de perdre cet accès. Il est recommandé d’auditer les groupes de votre organisation et d’ajuster les paramètres avant le 6 mai pour s’assurer que ces utilisateurs ne perdent pas l’accès.

Lorsque les nouveaux paramètres prennent effet:

  • Les paramètres de groupe existants seront mis à jour pour se conformer aux nouvelles commandes disponibles. 
  • Les propriétaires de groupe pourront toujours modifier les paramètres qui s’appliquent à leur groupe à tout moment. 
  • Les nouveaux groupes seront soumis aux mêmes contrôles par défaut qu’ils sont aujourd’hui. 


Comment commencer 

  • Admins : il faut auditer les groupes de votre organisation et ajuster les paramètres avant le 6 mai pour vous assurer que les utilisateurs ne perdent pas l’accès. Utilisez cet article du centre d’aide pour voir ce qui change et comment vous préparer , ainsi que cet article du centre d’aide pour savoir comment informer les propriétaires de groupe de ce qui change . 
  • Utilisateurs finaux: supportez tous les audits de groupe décidés par l’administrateur. 

Détails supplémentaires 

Dans les prochains jours, les utilisateurs verront un message intégré au produit concernant les modifications à venir lorsqu’ils utiliseront des groupes. Le message les dirigera vers le centre d’aide pour obtenir un aperçu des modifications et de leur calendrier.

La plupart des groupes seront affectés d’une manière ou d’une autre par ces changements. Vous pouvez utiliser l’API Groupes pour obtenir une liste de tous les groupes et des propriétaires de groupes de votre organisation, ce qui peut vous aider à vous préparer aux modifications.

Liens utiles 

Disponibilité 

Détails du déploiement 

  • Domaines de déblocage rapide: déploiement progressif (jusqu’à 15 jours pour la visibilité des fonctionnalités) à partir du 6 mai 2019 
  • Domaines de diffusion planifiée: déploiement progressif (jusqu’à 15 jours pour la visibilité des fonctionnalités) à partir du 6 mai 2019, éditions G Suite Disponible pour toutes les éditions de G Suite Activé / Désactivé par défaut? Cette fonctionnalité sera activée par défaut. 

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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. CEO de Numericoach, leader de la formation G Suite en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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