Google Sheets : comment relier Google Sheets à un CRM ?

Le casse-tête de la plupart des sociétés ? Le fait que les données soient éparpillées sur différentes plateformes. Par exemple, les données clients sont centralisées sur un CRM (Customer Relationship Management, outil de gestion des clients) car l’outil est très pratique pour faire de la prospection et dispatcher le travail au sein de l’équipe commerciale, mais le pilotage ne se fait pas sur ce CRM car il ne permet pas de mesurer des indicateurs de manière personnalisée.

En bref, le CRM est un très bon outil commercial, mais ce n’est pas un bon outil de reporting. Nous avons donc besoin de sortir les données du CRM vers Google Sheets pour pouvoir mesurer nos indicateurs personnalisés.

Le must ? Obtenir ces indicateurs personnalisés en temps réel et automatiquement. En effet, il est souvent possible d’exporter manuellement les données, de les insérer dans le fichier Sheets de reporting, puis les formater pour qu’elles puissent être uniformes et comparables, mais cela prend du temps et est source d’erreur.

La solution ? Connecter le CRM au Sheets pour gagner du temps ! Cet article vous propose deux solutions à ce besoin. La première est “no-code”, c’est-à-dire accessible à tous sans connaissance particulière. La deuxième est réservée à ceux qui savent coder.

Connecter CRM et Google Sheets en no-code

La plupart des CRM sont « pluggables » ou connectables avec de nombreux outils, dont les messageries, les agendas et les tableurs comme Excel ou Google Sheets. Soit la connexion est directement faisable depuis votre interface sur le CRM, soit vous avez besoin d’utiliser des connecteurs automatiques.

Zapier est un très bon exemple de connecteur, le plus connu sûrement. Il vous permet de connecter votre compte CRM avec un fichier Sheets et de l’alimenter en fonction d’un certain événement. On appelle cette connexion un “Zap”.

Par exemple, à chaque fois qu’un client passe sur le CRM dans l’étape « négociation terminée », une ligne est automatiquement et instantanément créée dans le Sheets. Zapier importe automatiquement dans le fichier Sheets les informations que vous avez sélectionnées en programmant le Zap, comme par exemple le nom du client, le type de client, la date de vente, le vendeur et le montant vendu.

Ainsi, dès qu’une négociation se termine (et que le prospect devient client), l’information est disponible dans le fichier Sheets et des calculs peuvent se faire automatiquement. Avec les informations citées précédemment, on pourrait déjà calculer le total vendu sur l’année, le trimestre ou le mois sur toute la société, mais aussi le total vendu par équipe de vendeurs ou par ce vendeur spécifiquement, puis le montant vendu par type de client et ainsi de suite.

Zapier est un très bon exemple, mais vous pouvez aussi tester d’autres outils, tels qu’Integromat ou Automate.io, qui ont tous développé des connexions avec la plupart des CRM. Peut-être qu’en fonction de votre CRM, un outil fonctionnera mieux qu’un autre.

En plus de ces outils « hors Google », vous pouvez vous tourner vers les modules complémentaires de Google Sheets. Rendez-vous dans votre Sheets > Modules complémentaires > Télécharger des modules complémentaires. 

En recherchant votre CRM préféré, vous devriez trouver des solutions vous permettant d’importer automatiquement les données du CRM dans Sheets. Vous n’aurez qu’à configurer l’événement et décider si vous voulez lancer le téléchargement des données manuellement ou automatiquement, à chaque fois que vous ouvrez le fichier Sheets par exemple.

Il est super facile de connecter Sheets à votre CRM grâce au no-code, qui se développe très vite pour aider les non-initiés au code à créer des outils leur permettant de gagner du temps. Toute l’actu no-code sur le site de No-Code France.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’accompagnement dans la mise en place d’une récupération automatique no-code.

Connecter un CRM et Google Sheets avec Google Apps Script

La deuxième solution pour connecter un CRM avec Sheets et de le faire via un script. Le but est d’automatiser des actions grâce au langage Javascript pour gagner du temps. Rendez-vous dans votre Sheets > Outils > Éditeur de scripts.

La valeur ajoutée du code est qu’il n’y a presque pas de limite, car c’est vous qui créez votre propre événement sur le CRM et vos propres actions à effectuer sur le Sheets, tout-en-un.

Pour commencer, il faut que votre CRM vous donne accès à son API, c’est-à-dire qu’il autorise votre code Apps Script à venir chercher des données depuis le CRM. Sachez ensuite que chaque CRM est codé différemment, donc vous avez besoin de la documentation de l’API. C’est la clé pour vous aider, par exemple, à créer un événement. L’exemple d’Hubspot est très complet.

Une fois que vous avez accès au CRM et que vous comprenez comment interagir avec, vous n’avez plus qu’à décider où, comment et quand la donnée doit être importée dans votre Sheets, en codant tout cela.

Numericoach met à votre disposition des experts Google Apps Script capables de développer sur mesure une solution de récupération de données depuis un CRM, en fonction de vos besoins. Nous contacter.

Conclusion : optimiser la mesure de performance grâce à la connexion entre le CRM et Google Sheets

Maintenant que vous avez réussi à importer les données de votre CRM sur Google Sheets automatiquement et instantanément, vous pouvez mesurer tout type d’indicateur pour suivre les ventes, les performances des commerciaux, décider si vendre sur tel ou tel marché a été une réussite ou pas, pour ensuite rediriger les équipes vers ce qui fonctionne le mieux et ainsi permettre la croissance de votre société, ou comment automatiser le pilotage commercial pour n’avoir qu’à analyser les données et prendre des décisions.