Google Sheets : la gestion des actions

La mission : un chef de projet assigne après une réunion de suivi de projet les tâches de chacun. A intervalle régulier à définir, un mail est envoyé à celui qui doit réaliser la tâche lui permettant de mettre à jour la progression (de 1 à 5).

Avec un peu de script, pas mal de fonctions ARRAYFORMULA, REPT et CONCATENER dans un Google Sheet, Fabrice arrive à une solution qui tient la route, et comme il est très collaboratif et ne fait pas les choses à moitié, il vous a préparé un site si vous avez besoin d’utiliser cet outil.

Le fichier Gsheet pour la gestion des actions.

La visualisation des actions se fait avec Awesome Table :

Et l’ajout d’une action se fait à l’aide d’un Google Formulaire :

Concernant le code utilisé pour le script :

var IDformulaire = 'xxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx';

var nomFeuille = 'Réponses au formulaire 1';
var indexColonne = 9 // Il s'agit de la colonne où est la zone d'edition depuis 0
var numColonne = indexColonne + 1;

function obtenirLienReponse() {
  var feuille = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(nomFeuille);
  var donnees = feuille.getDataRange().getValues();
  Logger.log(donnees);
  var formulaire = FormApp.openById(IDformulaire);

  for (var i = 2; i < donnees.length; i++) {
    Logger.log("URL:" +  donnees[i][indexColonne]);
    if (donnees[i][0] != '' && donnees[i][indexColonne] == '') {
      var horodateur = donnees[i][0];
      Logger.log(horodateur);
      var formulaireSoumis = formulaire.getResponses(horodateur);
      if(formulaireSoumis.length < 1) continue;
      var modificationUrlDeReponse = formulaireSoumis[0].getEditResponseUrl();
      feuille.getRange(i+1, numColonne).setValue(modificationUrlDeReponse);
    }
  }
}

function envoiDuMail () {
  var classeur = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var feuille = classeur.getSheetByName("Génération E Mail");
  var ligneDeDebut  = 3;
  var nombreDeLigne = feuille.getLastRow();
  var tableauDeDonnees = feuille.getRange(ligneDeDebut,1,nombreDeLigne,5);
  var donnees = tableauDeDonnees.getValues();
  for(var i = 0;i<donnees.length;i++) {
    var ligne = donnees[i];
    var pourEmail = ligne[2]; // Colonne C
    var message = ligne[4]; // Colonne E
    if (pourEmail != '') {
      MailApp.sendEmail({
        to:pourEmail,
        subject:"Tâches en cours à accomplir",
        htmlBody:message,
      });
    }
    SpreadsheetApp.flush();
  }
  
}