Timesheet pour créer des feuilles de temps depuis Google Agenda dans Google tableur.

TimeSheet utilise votre agenda Google comme un outil d’enregistrement du temps. Dans votre Google Agenda, vous créez tout simplement des événements avec des #tags et le module complémentaire TimeSheet installable dans Google Sheet (les tableurs de Google) permettra en quelques instants et très facilement de créer des rapports complets.

Exemples d’utilisation : temps passé sur un projet, consommation de ressources, temps passé par un consultant sur un projet ou décompte d’heures d’un salarié en modulation du temps de travail.

Voici une prezi presentation de Timesheet

Vidéo de présentation Youtube :


Pourquoi passer du temps sur des outils plus sophistiquées et complexes alors que vous pouvez utiliser ce qui existe déjà ? TimeSheet est une excellente solution et gratuit pour les indépendants, les petites entreprises, association ou utilisateur du monde de l’éducation :


• Utilisation de Google Calendrier pour suivre le temps
• Utilisation des feuilles de Google pour créer des rapports
• Utilisation de la fonctionnalité complète de Google Sheets pour l’adapter aux besoins
• Partage de la consommation de temp.

Quel est l’objectif ?

A partir de cet agenda

gagenda

Obtenir cette feuille de calcul détaillée :

feuille

Comment faire ?
Dans ce calendrier, vous pouvez créer de nouvelles entrées représentant vos temps de travail. Chaque entrée doit avoir une étiquette qui identifie le groupe ou d’un projet. Derrière cette balise, vous pouvez laisser un commentaire à documenter le travail que vous avez fait.


Prenons l’exemple d’un éducateur sportif chez RIDE ON LILLE (une formidable association de roller loisir que j’ai fondé il y a 15 ans sur Lille). Le moniteur est en modulation du temps de travail, comme le prévoit la convention collective nationale du sport (le nombre d’heures n’est pas identique chaque semaine). Pour compter ses heures, pas facile, il faut aller dans l’agenda et compter les heures en faisant pour chaque événement une soustraction entre l’heure de fin et l’heure de début de l’événement. Je ne vous parle même pas des problèmes de conversion décimale -> horaire (3H et 15 minutes de travail = 3,25 en décimales).

Les événements à noter dans l’agenda doivent avoir ce type de syntaxe :


#bureau préparation de l’assemblée générale.

#animation école de roller adulte

#teletravail préparation de la réunion des éducateurs sportifs

ETAPE 1 :

Il est important de mettre un #tag dans le Google Agenda et un détail dans l’événement juste derrière ce tag pour faciliter le comptage dans TimeSheet.
Assurez-vous que les heures de début et de fin des événements correspondent à votre consommation de temps réel.

ETAPE 2 :

Installation de TimeSheet dans Google Tableur.

Rdv dans la partie Drive de votre compte Google, Gmail, Google Apps for Edu, For Non Profits ou Google Apps for Work pour les entreprises.

Après avoir créé un feuille de calcul, installez le module complémentaire :

Arrêtons-nous quelques instants sur les autorisations requises pour TimeSheet :

Ce que vous autorisez en installant ce module complémentaire réalisé par cet éditeur allemand : Mobfish

  • Consultez et gérez vos agendas dans Google Agenda.
  • Créez des feuilles de calcul.
  • Affichez et modifiez des feuilles de calcul existantes.
  • Partagez des feuilles de calcul.
  • Consultez et modifiez les données associées à l’application dans l’infrastructure de stockage utilisée par celle-ci.
  • Utilisez les données associées à l’application lorsque vous l’exécutez sur la plate-forme Google Apps Script.

ETAPE 3 :

Créer un rapport

Une fois que vous créez un rapport maintenant, toutes les entrées de votre calendrier qui ont un #tag dans son titre seront utilisés pour créer un rapport. Vous êtes également en mesure d’appliquer des filtres.

timesheet

timesheet3

Si vous avez trouvé une faute d’orthographe, veuillez nous en informer en sélectionnant le texte en question et en appuyant sur Ctrl + Entrée .

Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. CEO de Numericoach, leader de la formation G Suite en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

46 commentaires

  1. Avatar

    Des erreurs imputables à google : une requête sur un mois de date à date est impossible pour des éventements durant plusieurs jours, la semaine entière est comptabilisée et donc compté 2 fois si vous faites onglet par mois. Exemple : un congés payé de 2 semaines sur juillet et août, si vous faite un onglet juillet et un onglets août vous verrez que le résultat prend en compte toute la semaine commencée !!! 4 jours en trop pour juillet et 3 jour en trop pour août.

  2. Avatar

    Pareil pour moi, ça fonctionnait très bien mais maintenant il reste bloqué sur « loading calendars… »

    1. Avatar

      ce matin 28/06 ça fonctionne encore !!!!

  3. Avatar

    Bonjour Thierry,

    Ce module complémentaire est super, je voudrais juste modifier quelques points. Serait il possible d’obtenir le code de ce module ?
    En te remerciant encore.

  4. Avatar

    C’est exactement le add on dont j’avais besoin pour suivre toutes les tâches / rendez-vous de type « back office » dans une pharmacie ( moderne et dématérialisée !) . Grand merci Thierry

  5. Avatar

    Bonjour, perso j’utilise l’application mobile iziTime et j’en suis satisfait, elle permet de saisir rapidement ses horaires et d’imprimer les feuilles de temps.

  6. Avatar

    Bonjour,
    Grâce à vos précieux conseils, j’utilise google agenda et timesheet depuis 3 mois et je gagne un temps fou avec ces outils.
    Mais, depuis plusieurs jours, je n’arrive plus à utiliser timesheet car quand je veux créer une feuille de calcul (report) , timesheet bloque au moment de télécharger les agendas …j’ai le message « loading calendar »…et rien de plus , timesheet ne va pas au de la.
    J’ai essayé de supprimer timesheet dans Drive et le réinstaller mais rien n’y fait.
    Merci de votre aide ,
    Sou

    1. Avatar

      Bonjour Thierry et Chanut,

      J’ai le même problème depuis quelques jours en effet …
      Idem, je gagne un temps précieux avec ce module (avant je passais des heures à tout reporter sur excel …), alors ce bloque au niveau du chargement des agendas ne m’arrange pas du tout j’avoue !!
      Si quelqu’un sait d’où peut venir ce bug …
      Merci de votre aide,

      Bastien M.

  7. Avatar

    Bonjour, votre travail est vraiment pertinent et comble un manque évident de l’agenda Google. Votre module peut-il être rendu compatible avec l’application mobile (Android) qui apparemment gère maintenant les modules complémentaires ?

  8. Avatar

    Bonjour Thierry,

    Je découvre Timesheet que je trouve parfait.
    Cependant impossible de générer le report. Cela reste bloqué. Et j’ai suivi toutes les instructions à la lettre.
    Le module est-il à jour? Ou une autre alternative est possible?

    Merci!

    1. Avatar

      Bonjour, Florent.
      je viens de faire le test il fonctionne toujours
      le rapport se créer normalement

      Gilbert

  9. Avatar

    Bonjour
    Merci de tes conseils.
    Y a-t-il possibilité d’obtenir un rapport Time Sheet avec
    « Group by Tag with Description »
    c’est à dire un regroupement des événements par étiquette, avec le détail des descriptions.
    Actuellement, nous avons le choix entre
    « Group by Time & Description » qui n’indique pas les descriptions
    et « Time Log with Description », avec les descriptions, mais sans les libellés.
    Cordialement

  10. Avatar

    bonjour

    je ne parviens pas à relier google agenda et timesheet.

    pouvez vous m’aider svp ?

    merci

    1. Avatar

      Bonjour,
      si vous avez suivi la procédure de Thierry ça doit fonctionner
      Salutations
      Gilbert

  11. Avatar

    Bonjour,

    Super et merci ! Est-il possible d’avoir une liste déroulante prédéfinie pour les hashtags. Ceci pour éviter de comptabiliser des projets différents à cause d’une faute d’orthographe par exemple.

    Merci

    1. Avatar

      Bonjour,
      Le copié / collé est amplement suffisant
      Salutations
      Gilbert

  12. Avatar

    Bonjour,
    Merci pour cet article !
    J’aimerais aller plus loin en distinguant les couleurs identifiées par rdv (par exemple : vert = réalisé, rouge = annulé). Comment l’intégrer à Timesheet ?
    Merci !

  13. Avatar

    Bonjours Thierry
    Peut avoir sur Google agenda une recherche de noms déjà utilisé ex. en tapant MA il propose Malherbe ou Mauduit .Merçi

  14. Avatar

    Bonjour,

    Merci pour vos différents astuces et aide.
    Avez-vous un outil pour importer les rdv (adresses) de l’agenda Google sur un tableau Excel et que celui-ci calcule automatiquement le nombre de Km entre un point de départ au lieu de rendez-vous avec l’option de calcul des km entre l’adresse d’un rdv à un autre rdv de l’agenda? Pour mieux m’expliquer, j’aimerai importer les km de l’agenda comme le fait l’app izika.com. Merci

  15. Avatar

    Bonjour,
    Je trouve ce module très bien mais je rencontre un problème de calcul.
    Le calcul se fait en prenant en considération que :
    1 minute = 0,02
    2 minutes = 0,03
    3 minutes = 0,05
    4 minutes = 0,07
    5 minutes = 0,08… et ainsi de suite

    1 heure est considérée 100 et sera alors notée 1,00, puis 1,02 ou 1,01 par minute supplémentaire selon les minutes.

    Pour un calcul final de temps passé par client (ce qui est mon objectif), ça complique les choses et il est alors nécessaire de faire des conversions.

    Si je modifie le format par cellule en h:mm j’ai un résultat totalement aberrant et, de toute façon en réactualisant la feuille, la formule de base revient.

    Y a-t-il un moyen de modifier à la base cette formule et de lui demander de calculer en tenant compte du fait qu’une heure a 60 minutes ?

    En vous remerciant pour votre réponse
    Laurence

  16. Avatar

    Merci pour ce module très utile pour la gestion hebdomadaire de mes collaborateurs.
    Terminé la re-saisie dans différents tableurs –> gain de tâches et de temps. 🙂

  17. Avatar

    BONJOUR,
    est-il possible de choisir la semaine a calculer ? et non la semaine en cours ?

    1. Avatar

      Bonjour, il est possible de choisir une fourchette en entrant les dates exactes souhaitées.
      Bonne utilisation !

  18. Avatar

    Bonjour, savez vous si il existe la même chose pour Outlook?

  19. Avatar

    Bonjour Thierry
    Je souhaite utiliser Time Sheet pour la gestion de calendrier d’une association. Une fois Time sheet installé, la feuille de calcul créée, je ne comprends pas comment l’associer avec mon google agenda.
    Pouvez-vous m’éclairer ?
    Merci
    Thierry

  20. Avatar

    Bonjour Thierry
    J’ai suivi les instructions mais je bloque à : créer un rapport  » pouvez vous me dire comment on fait ? merci

    1. Thierry

      Partage moi ton doc avec des explicatuons c est offert

    2. Thierry

      Coucou
      As tu sélectionné ton agenda ? Fais une capture écran ou un gif animé avec licecap et envoie le moi stp

    3. Thierry

      Coucou
      As tu sélectionné ton agenda ? Fais une capture écran ou un gif animé avec licecap et envoie le moi stp

  21. Avatar

    Bonjour Thierry,

    Dans le cas de cet app, est ce que son code est accessible pour pouvoir intégrer des personnalisations ?

    Merci.

    1. Thierry

      Salut Stéphane non pas pour l’instant.

  22. Avatar

    Bonjour Thierry,

    Merci pour le partage. Est ce que tu sais comment ces modules complémentaires sont créés et comment on peut les modifier.

    Merci.

  23. Avatar

    Parfait pour facturer les lcients ou pour son suivi d’heures support !
    Ma technique : je mets le # qu’une fois le RV/Call/Tache reellement realise !
    Merci beaucoup.
    Clement

    1. Thierry

      yes c top
      et tu peux aller encore plus loin avec du Google App Scripts si cela ne te suffit pas.

  24. Avatar

    Bonjour,
    Merci pour la découverte de ce module
    Est il envisageable d’avoir une double entrée type #codeclient #codeprojet ?
    Autre question, plutôt que le hastag est il envisageable de « customiser » la saisie dans Google Agenda pour y inclure justement ce type de champs complémentaires sous forme de liste déreoulante « fermée »
    Merci

    1. Thierry

      Je ne pense pas pour la double entrée.

  25. Avatar

    Bonjour !
    Merci pour cette application très utile pour la gestion bénévole de l’association dont je m’occupe.
    Je me posais la question de l’utiliser de façon professionnelle, mais je suis confronté à une petite variante.
    Je ne dois pas rendre compte du nombre d’heures passées mais du nombre de RDV.
    est ce aujourd’hui déjà possible ? auriez vous une astuce à partager ?
    merci

    1. Thierry

      tu fais des rdv d’une heure pile et tu comptes le nombre de rdv = le nbre d’heures… sinon trouver qqn pour redéveloper un script.

  26. Avatar

    Merci de m’avoir fait découvrir TS. Il serait bien de l’avoir en français ou que nous puissions le traduire.

    1. Thierry

      Coucou François, ça va vu la quantité de texte ce n’est pas hyper violent… Si tu veux on le fait à deux 😉 et on se fait un petit guide, tu es chaud ?

  27. Avatar

    Bonsoir, merci pour l’article concernant le sujet « google agenda ». Donc j’aime, je partage sur mon compte Facebook et je tweet sur mon compte twitter de même, pour que tous mes amis peuvent le voir. Encore pour la deuxième fois merci.

    1. Thierry

      De rien, à ton service si d’autres questions

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