Timesheet pour créer des feuilles de temps depuis Google Agenda dans Google tableur.

TimeSheet utilise votre agenda Google comme un outil d’enregistrement du temps. Dans votre Google Agenda, vous créez tout simplement des événements avec des #tags et le module complémentaire TimeSheet installable dans Google Sheet (les tableurs de Google) permettra en quelques instants et très facilement de créer des rapports complets.

Exemples d’utilisation : temps passé sur un projet, consommation de ressources, temps passé par un consultant sur un projet ou décompte d’heures d’un salarié en modulation du temps de travail.

Voici une prezi presentation de Timesheet

Vidéo de présentation Youtube :


Pourquoi passer du temps sur des outils plus sophistiquées et complexes alors que vous pouvez utiliser ce qui existe déjà ? TimeSheet est une excellente solution et gratuit pour les indépendants, les petites entreprises, association ou utilisateur du monde de l’éducation :


• Utilisation de Google Calendrier pour suivre le temps
• Utilisation des feuilles de Google pour créer des rapports
• Utilisation de la fonctionnalité complète de Google Sheets pour l’adapter aux besoins
• Partage de la consommation de temp.

Quel est l’objectif ?

A partir de cet agenda

gagenda

Obtenir cette feuille de calcul détaillée :

feuille

Comment faire ?
Dans ce calendrier, vous pouvez créer de nouvelles entrées représentant vos temps de travail. Chaque entrée doit avoir une étiquette qui identifie le groupe ou d’un projet. Derrière cette balise, vous pouvez laisser un commentaire à documenter le travail que vous avez fait.


Prenons l’exemple d’un éducateur sportif chez RIDE ON LILLE (une formidable association de roller loisir que j’ai fondé il y a 15 ans sur Lille). Le moniteur est en modulation du temps de travail, comme le prévoit la convention collective nationale du sport (le nombre d’heures n’est pas identique chaque semaine). Pour compter ses heures, pas facile, il faut aller dans l’agenda et compter les heures en faisant pour chaque événement une soustraction entre l’heure de fin et l’heure de début de l’événement. Je ne vous parle même pas des problèmes de conversion décimale -> horaire (3H et 15 minutes de travail = 3,25 en décimales).

Les événements à noter dans l’agenda doivent avoir ce type de syntaxe :


#bureau préparation de l’assemblée générale.

#animation école de roller adulte

#teletravail préparation de la réunion des éducateurs sportifs

ETAPE 1 :

Il est important de mettre un #tag dans le Google Agenda et un détail dans l’événement juste derrière ce tag pour faciliter le comptage dans TimeSheet.
Assurez-vous que les heures de début et de fin des événements correspondent à votre consommation de temps réel.

ETAPE 2 :

Installation de TimeSheet dans Google Tableur.

Rdv dans la partie Drive de votre compte Google, Gmail, Google Apps for Edu, For Non Profits ou Google Apps for Work pour les entreprises.

Après avoir créé un feuille de calcul, installez le module complémentaire :

Arrêtons-nous quelques instants sur les autorisations requises pour TimeSheet :

Ce que vous autorisez en installant ce module complémentaire réalisé par cet éditeur allemand : Mobfish

  • Consultez et gérez vos agendas dans Google Agenda.
  • Créez des feuilles de calcul.
  • Affichez et modifiez des feuilles de calcul existantes.
  • Partagez des feuilles de calcul.
  • Consultez et modifiez les données associées à l’application dans l’infrastructure de stockage utilisée par celle-ci.
  • Utilisez les données associées à l’application lorsque vous l’exécutez sur la plate-forme Google Apps Script.

ETAPE 3 :

Créer un rapport

Une fois que vous créez un rapport maintenant, toutes les entrées de votre calendrier qui ont un #tag dans son titre seront utilisés pour créer un rapport. Vous êtes également en mesure d’appliquer des filtres.

timesheet

timesheet3

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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

33 comments

  1. Bonsoir, merci pour l’article concernant le sujet “google agenda”. Donc j’aime, je partage sur mon compte Facebook et je tweet sur mon compte twitter de même, pour que tous mes amis peuvent le voir. Encore pour la deuxième fois merci.

    1. De rien, à ton service si d’autres questions

  2. Merci de m’avoir fait découvrir TS. Il serait bien de l’avoir en français ou que nous puissions le traduire.

    1. Coucou François, ça va vu la quantité de texte ce n’est pas hyper violent… Si tu veux on le fait à deux 😉 et on se fait un petit guide, tu es chaud ?

  3. Bonjour !
    Merci pour cette application très utile pour la gestion bénévole de l’association dont je m’occupe.
    Je me posais la question de l’utiliser de façon professionnelle, mais je suis confronté à une petite variante.
    Je ne dois pas rendre compte du nombre d’heures passées mais du nombre de RDV.
    est ce aujourd’hui déjà possible ? auriez vous une astuce à partager ?
    merci

    1. tu fais des rdv d’une heure pile et tu comptes le nombre de rdv = le nbre d’heures… sinon trouver qqn pour redéveloper un script.

  4. Bonjour,
    Merci pour la découverte de ce module
    Est il envisageable d’avoir une double entrée type #codeclient #codeprojet ?
    Autre question, plutôt que le hastag est il envisageable de “customiser” la saisie dans Google Agenda pour y inclure justement ce type de champs complémentaires sous forme de liste déreoulante “fermée”
    Merci

    1. Je ne pense pas pour la double entrée.

  5. Parfait pour facturer les lcients ou pour son suivi d’heures support !
    Ma technique : je mets le # qu’une fois le RV/Call/Tache reellement realise !
    Merci beaucoup.
    Clement

    1. yes c top
      et tu peux aller encore plus loin avec du Google App Scripts si cela ne te suffit pas.

  6. Bonjour Thierry,

    Merci pour le partage. Est ce que tu sais comment ces modules complémentaires sont créés et comment on peut les modifier.

    Merci.

  7. Bonjour Thierry,

    Dans le cas de cet app, est ce que son code est accessible pour pouvoir intégrer des personnalisations ?

    Merci.

    1. Salut Stéphane non pas pour l’instant.

  8. Bonjour Thierry
    J’ai suivi les instructions mais je bloque à : créer un rapport ” pouvez vous me dire comment on fait ? merci

    1. Partage moi ton doc avec des explicatuons c est offert

    2. Coucou
      As tu sélectionné ton agenda ? Fais une capture écran ou un gif animé avec licecap et envoie le moi stp

    3. Coucou
      As tu sélectionné ton agenda ? Fais une capture écran ou un gif animé avec licecap et envoie le moi stp

  9. Bonjour Thierry
    Je souhaite utiliser Time Sheet pour la gestion de calendrier d’une association. Une fois Time sheet installé, la feuille de calcul créée, je ne comprends pas comment l’associer avec mon google agenda.
    Pouvez-vous m’éclairer ?
    Merci
    Thierry

  10. Bonjour, savez vous si il existe la même chose pour Outlook?

  11. BONJOUR,
    est-il possible de choisir la semaine a calculer ? et non la semaine en cours ?

    1. Bonjour, il est possible de choisir une fourchette en entrant les dates exactes souhaitées.
      Bonne utilisation !

  12. Merci pour ce module très utile pour la gestion hebdomadaire de mes collaborateurs.
    Terminé la re-saisie dans différents tableurs –> gain de tâches et de temps. 🙂

  13. Bonjour,
    Je trouve ce module très bien mais je rencontre un problème de calcul.
    Le calcul se fait en prenant en considération que :
    1 minute = 0,02
    2 minutes = 0,03
    3 minutes = 0,05
    4 minutes = 0,07
    5 minutes = 0,08… et ainsi de suite

    1 heure est considérée 100 et sera alors notée 1,00, puis 1,02 ou 1,01 par minute supplémentaire selon les minutes.

    Pour un calcul final de temps passé par client (ce qui est mon objectif), ça complique les choses et il est alors nécessaire de faire des conversions.

    Si je modifie le format par cellule en h:mm j’ai un résultat totalement aberrant et, de toute façon en réactualisant la feuille, la formule de base revient.

    Y a-t-il un moyen de modifier à la base cette formule et de lui demander de calculer en tenant compte du fait qu’une heure a 60 minutes ?

    En vous remerciant pour votre réponse
    Laurence

  14. Bonjour,

    Merci pour vos différents astuces et aide.
    Avez-vous un outil pour importer les rdv (adresses) de l’agenda Google sur un tableau Excel et que celui-ci calcule automatiquement le nombre de Km entre un point de départ au lieu de rendez-vous avec l’option de calcul des km entre l’adresse d’un rdv à un autre rdv de l’agenda? Pour mieux m’expliquer, j’aimerai importer les km de l’agenda comme le fait l’app izika.com. Merci

  15. Bonjours Thierry
    Peut avoir sur Google agenda une recherche de noms déjà utilisé ex. en tapant MA il propose Malherbe ou Mauduit .Merçi

  16. Bonjour,
    Merci pour cet article !
    J’aimerais aller plus loin en distinguant les couleurs identifiées par rdv (par exemple : vert = réalisé, rouge = annulé). Comment l’intégrer à Timesheet ?
    Merci !

  17. Bonjour,

    Super et merci ! Est-il possible d’avoir une liste déroulante prédéfinie pour les hashtags. Ceci pour éviter de comptabiliser des projets différents à cause d’une faute d’orthographe par exemple.

    Merci

    1. Bonjour,
      Le copié / collé est amplement suffisant
      Salutations
      Gilbert

  18. bonjour

    je ne parviens pas à relier google agenda et timesheet.

    pouvez vous m’aider svp ?

    merci

    1. Bonjour,
      si vous avez suivi la procédure de Thierry ça doit fonctionner
      Salutations
      Gilbert

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