Très Share GSuite (First Round)

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Collaboration : action de collaborer, de participer à une oeuvre avec d’autres. Les autres c’est vous, c’est moi, c’est nous. Nous sommes sans cesse en train de créer des oeuvres. Ensemble, telle une équipe. Car la force d’une entreprise, d’une collectivité ou d’une institution, c’est vous, c’est moi, c’est nous. Mais avant d’en être sciemment convaincu, il faut déjà savoir coordonner le talent et les forces de chacun d’entre nous. Les mettre sur les bons rails et ce, avec les bons outils. Si l’on remonte notre chronographe, on s’aperçoit que numériquement parlant, la collaboration était restée au quai des soupirs digitalisés et n’avait pas pris le bon (en)train. Elle s’arrêtait malheureusement bien trop souvent à la conversation de bureau, au mail fade et insipide, au Word que l’on remplissait collégialement durant sa réunion afin de faire “pro”. “Dis Sylvain, tu me l’enverras par mail ton compte-rendu ?”. Il en découlera plusieurs versions sur beaucoup trop de postes. C’était beaucoup trop. Ces derniers temps, le monde digital a su se réinventer pour briser les chaînes du grand néant collaboratif et enfin s’ouvrir à moi, à vous, à nous. GSuite en a fait son ciment, son socle inébranlable. Oseriez-vous construire votre superbe villa sur un terrain sablonneux ? Sûrement pas. De mon point de vue, si notre philosophie professionnelle est basée sur l’échange, la collaboration et le travail d’équipe, alors mes chers lecteurs, on se gargarise véritablement aux grands crus bordelais. Qui n’a pas souhaité travailler numériquement parlant dans un environnement fluide au quotidien ? J’ai souvent cru à cette utopie pourtant simpliste qui consistait à vivre une journée digitale calquée sur ma journée “physique”. J’aurais pu partager un document, l’écrire à plusieurs mains en même temps ou non, demander l’accès à un dossier, le consulter puis le rendre…GSuite m’a donc faire ouvrir les yeux sur un monde réel, encore encré pour certains dans l’imaginaire et les licornes roses. Entrons ensemble, et en étroite collaboration, dans ce monde fait de souplesse et de réactivité au grand dam des réactionnaires numériques. 

 

“Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite”

GSuite est de part sa multitude d’applications, une ode à la collaboration et au team spirit. S’il y a bien une application qui résume ce partage à outrance, c’est bien Google Drive. Espace collaboratif pour certains, laboratoire à projets transversaux pour d’autres, Google Drive a forcément, dans sa philosophie, une réponse à vos problèmes de désorganisation. De part ses fonctions et ses niveaux de partage, le “petit triangle multicolore” colle à vos exigences les plus folles en matière de classement et de rangement. Cerise sur le gâteau, la collaboration est depuis peu de temps poussée à son paroxysme via les Drives Partagés. Clairement, la douce mélodie quotidienne résonne au niveau des cinq (nuances) degrés de partage. Il s’agit d’une transcription parfaite des différents cas de figure que l’on peut rencontrer avec un dossier papier au quotidien; de la simple consultation au commentaire en passant par la réalisation pure et simple d’un document. Les processus sont totalement digitalisés, saupoudrés d’une touche de design et d’une grosse tranche d’ergonomie. Un festin 2.0. 

“La réalité est ce qui se partage”

Dans le fond beaucoup de personnes autour de vous vous diront qu’un traitement de texte, un tableur, un outil de présentation, c’est un outil lambda qui nous sert à effectuer une tâche édictée par une problématique pour laquelle on souhaite apporter une solution, une synthèse. Ce non-sens total est l’une des raisons pour laquelle, lors d’une migration via GSuite, la mayonnaise a du mal à prendre. Les possibilités qu’offrent Spreadsheet et Docs sont tellement aux antipodes de ce lourd passif psycho-rigide, que la marche a du mal à être sautée. C’est assez paradoxal quand j’entends certains de mes collaborateurs me dire que GSuite, c’est trop “technologique”, “que c’est un truc de geek” (vous avez raison de sourire)  ou que cela ne sert à rien. Wake me up. C’est justement là où Google a fait très fort, dans la collaboration digitale. A partir d’un document texte ou un tableur, nous arrivons très simplement à échanger, à commenter, à produire toujours sur une seule et même base créée par n’importe quel collaborateur, car dans le fond, on se moque pas mal de savoir qui l’a mis au monde. Le système de bulles de commentaires est diablement efficace et surtout, j’ai désormais accès à mon centre de notifications (à côté du bouton “partager”) qui retrace ces conversations d’équipe. Brillantissime! Enfin au cas où vous ne seriez toujours pas au courant, vous avez accès simultanément et à plusieurs au même document. C’est simple et pratique, cela évite le message qui me tuait mes journées jadis “lecture seule seulement du fichier Word”.

“La suggestion consiste à faire dans l’esprit des autres une petite incision où l’on met une idée à soi”

Ce que j’aime surtout, c’est le mode suggestion dans ma barre d’outil qui me permet de collaborer efficacement avec mes collaborateurs et d’être force de proposition. Pas de versions, pas de feuilles volantes sur les bureaux avec les remarques au stylo rouge du professeur. Pour avoir testé il y a quelques années en arrière ce mode chez nos concurrents de Microsoft, je peux vous dire que l’expérience utilisateur est ici décomplexée et beaucoup plus simpliste. Au lieu de ces imbuvables flèches et textes surlignés, nous avons juste ici un jeu de couleurs et d’approbation. Affreusement efficace. Pour les plus pointilleux et organisés, n’oubliez pas non plus que, grâce à l’option “historique des versions”,  vous pouvez  effectuer des versions de vos documents antérieurs et en vérifier les modifications. 

 

Comment dissocier désormais GSuite du mot collaboration? Impensable à mon sens. En plus de son ergonomie déconcertante, la Quinte Flush du géant de Mountain View n’a pas fini de vous bluffer. Si Docs et Sheets font la paire, les autres applications professionnelles ne sont pas en reste. 

 

Rebattons les cartes ensemble et surtout restez connectés car je double la mise d’ici peu. 

 

Heartily.

 

Sylvain

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Sylvain TORCHOT

Sylvain TORCHOT

Responsable IT et réseaux dans plusieurs collectivités territoriales et également administrateur G Suite. Conteur d'aventures googliennes.

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