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Gdrive : programmer une date d’expiration d’un dossier.

Comment définir une date de péremption de partage d’un dossier Google Drive ?

Comment définir une date de péremption de partage d’un dossier Google Drive ? 

 Voici un nouvel article de Jean-Paul JOURDAN, formateur et consultant Google Apps.

dlc.jpg

 DLC ou DLUO sont des acronymes[1] qui doivent éveiller quelque chose en vous , surtout  si vous mettez de temps à autres le nez dans un réfrigérateur ou dans un placard à la recherche d’un truc à manger. (Pratique très répandue chez l’Homo Numeris).

 La donnée partagée, au même titre qu’une denrée, peut être périssable, mais Google n’a pas (encore) prévu de lui attribuer une DLC (date limite de collaboration) ou une DLUO (date limite d’utilisation optimale).

Voici donc une méthode (simple) en 6 étapes pour mettre fin au partage d’un  dossier Drive  à une date et  heure données.

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 – Pas d’alternative que l’utilisation d’un Google Script mais vous allez voir, celui-ci est simplissime.

Cliquez sur le lien  script  , un nouveau document va s’ouvrir, qui aura peu ou prou la tête qui suit :

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 – Pas de panique ! Ce fichier se comporte exactement comme tous les autres Gdocs, vous pouvez donc en créer une copie, la nommer “modèle DLC” et la déplacer dans un dossier  “ DLC”  à créer pour l’occasion.

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 –  Un peu d’organisation :

  Le script ne fonctionnant que pour 1 dossier donné, vous devrez faire autant de copies de votre script modèle que vous aurez de dossiers à gérer.

Je vous conseille par ailleurs, pour d’évidentes raisons de recherches utérieures, de nommer chaque script en incluant le nom du dossier qu’il va gérer.

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– Ouvrons le script AE-01, (copie du script modèle), nommé ainsi parce qu’il va régir la péremption du dossier du même nom.

Deux lignes sont à renseigner :

  • la variable URL corresponsant au dossier drive dont le partage doit être stoppé.
  • la variable EXPIRY_TIME corresponsant à la date / heure souhaitée pour l’arrêt du partage (attention les dates sont au format US.., pour l’heure le format 24h fonctionne).

  • Pour la variable URL, copier l’url du dossier en utilisant l’explorateur Drive
  • Coller l’URL en prenant soin de laisser les guillemets au début et à la fin de l’URL, comme sur l’image ci-après.

  • Pour la date, saisir directement dans la zone de variable EXPIRY_TIME, pour l’exemple, la date d’expiration du partage est réglée sur le 10 mars 2015 à 11h05.

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– Enregistrer le script et lancer son exécution.

  • Enregistrez et exécutez la fonction “Start”  (surtout pas Auto Expire ! sinon bye bye le partage).

termines.gif

  • C’est terminé, vous pouvez refermer le script, celui-ci va fonctionner de manière autonome.

etape6.jpg

– Quelques informations sur les scripts.

  • A la première exécution le script que vous créez a besoin de permissions pour s’exécuter, une fenêtre de dialogue s’affichera au moins une fois pour chaque script, vous devrez autoriser l’exécution pour que cela fonctionne correctement.

  • Le script peut être appliqué à un fichier, mais mieux vaut partager un dossier avec un groupe d’utilisateurs qu’un fichier avec un individu.
  • Merci à labnol.org pour le script, n’étant pas un pro du script, je laisse le soin à d’éventuels amateurs d’écrire un complément qui permettrait de piloter les partages et les dates via une feuille de calcul, par exemple..

[1] Acronyme : Manie contemporaine qui consiste à employer les initiales des mots désignant une personne, un lieu, un concept, une organisation, dans le but de se la péter en réunion. Exemples connus: BHL,CGT, SaaS, PSG, ETC…

Jean-Paul JOURDAN

A propos de l'auteur

Jean-Paul JOURDAN

Consultant formateur certifié Google Apps

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