3 outils pour gérer la présence au bureau dans Google Workspace

En 2020, des salariés du monde entier ont dû apprendre à travailler de chez eux. Dans certaines entreprises, le télétravail existait déjà, dans d’autres, les équipes ont dû s’adapter. Pour les entreprises utilisant Google Workspace, […]

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Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 3 ans et modifié le 27/07/2023 à 10:00

Ce que vous allez découvrir

Utiliser Google Sheets pour construire un outil de déclaration de présence
Créer une application AppSheet pour créer une application maison de gestion des espaces
Déployer Comeen, la plateforme de gestion de l’hybrid office dédiée à Google Workspace

3 outils pour gérer la présence au bureau dans Google Workspace

En 2020, des salariés du monde entier ont dû apprendre à travailler de chez eux. Dans certaines entreprises, le télétravail existait déjà, dans d’autres, les équipes ont dû s’adapter.

Pour les entreprises utilisant Google Workspace, la suite collaborative la plus aboutie au monde, l’adaptation à ce mode de travail a pu se faire en un temps record. Google Workspace permet aux collaborateurs de pouvoir travailler depuis quasiment n’importe où dans le monde. Il suffit d’une connexion Internet pour pouvoir collaborer avec l’ensemble de son entreprise.

Depuis quelques mois, notre mode de travail continue d’évoluer. Désormais, le retour au bureau se profile mais rien ne sera jamais comme avant. Venir tous les jours au bureau n’est plus la norme, nous préférons choisir certains jours de la semaine.

Notre semaine est rythmée entre travailler depuis chez soi et venir au bureau, c’est ce que l’on appelle l’hybrid office ou organisation hybride du travail.

Venir au bureau devient synonyme de collaborer avec son équipe, passer un moment convivial, avancer sur un sujet où il est compliqué de le faire depuis chez soi.

Les entreprises doivent s’adapter pour donner les moyens à leurs collaborateurs de pouvoir prévoir leur venue au bureau, garantir que les jauges d’occupation des bâtiments ne soient pas dépassées, proposer les infrastructures nécessaires à leur accueil, bref elles doivent proposer une expérience employée la plus fluide et agréable possible.

Avec le retour au bureau dans de nombreuses entreprises à partir du mois de septembre, la majorité des entreprises utilisant Google Workspace cherche un moyen simple de permettre au collaborateur de prévoir leur venue au bureau. Afin de vous accompagner dans la choix de votre outil, j’ai décidé de tester trois approches :

Utiliser Google Sheets pour construire un outil de déclaration de présence,
Créer une application AppSheet de gestion des espaces,
Déployer Comeen, la plateforme de gestion de l’hybrid office dédiée à Google Workspace.

Utiliser Google Sheets pour construire un outil de déclaration de présence

C’est un réflexe que j’ai pu observer dans beaucoup d’entreprises depuis quelques mois, lorsque l’on parle de présence au bureau : utiliser Google Sheet.

Et c’est bien normal, Google Sheet est un excellent moyen pour collaborer facilement et rapidement avec son équipe.

Il suffit de créer une feuille de calcul avec une ligne par collaborateur, une colonne par jour et le tour est joué. En quelques secondes vous êtes prêt pour accueillir vos collaborateurs.

Malheureusement, cette solution n’est quasiment jamais retenue en entreprise, pourquoi ?

Le premier frein est l’UX (user experience ou expérience utilisateur en français) : utiliser chaque jour un Google Sheet pour déclarer sa présence et voir celle de ses collègues n’est pas des plus pratiques. Surtout lorsque l’on est sur son mobile, et que notre entreprise compte plusieurs dizaines ou centaines de collaborateurs.

Pour palier à ce problème, j’ai croisé certaines entreprises qui ont décidé de créer une feuille de calcul par équipe. Cela permet d’avoir moins de lignes dans le document. Cependant si je dois collaborer avec deux ou trois équipes en parallèle, cela devient vite compliqué de tenir à jour ces fichiers.

De plus, l’un des enjeux de cet outil, est de garantir que les jauges par bâtiment ne soient pas dépassées. Si mon entreprise compte des dizaines, voire des centaines d’équipes, la consolidation de ces fichiers devient vite compliquée. Elle se fait toujours sur des données du passé et devient donc obsolète.

Au bout de quelques semaines, les collaborateurs délaissent petit à petit ces fichiers. L’expérience utilisateur peu sympathique et l’absence de notifications automatiques pour penser à déclarer sa présence ou faire son enregistrement le jour J ont souvent raison de cette approche.

Créer une application AppSheet pour créer une application maison de gestion des espaces

Google a récemment fait la promotion de sa plateforme no-code AppSheet à travers un article présentant comment utiliser son outil pour répondre aux enjeux de l’hybrid office dans son entreprise.

AppSheet est une plateforme incroyable qui permet de créer des applications avancées sans écrire une ligne de code. La plateforme permet notamment de digitaliser simplement des process qui peuvent être rébarbatifs comme : remonter un incident, inspecter un équipement, etc.

Dans son article, Google propose de copier son sample d’application Office Manager spécialement créé pour l’occasion et de le customiser depuis son compte AppSheet.

L’interface proposée de l’application est plutôt réussie, elle permet de réserver facilement un bureau ou une salle de réunion.

L’inconvénient est que vous allez devoir entrer manuellement vos ressources : bâtiments, salles de réunions, employés.

Si vous souhaitez proposer l’expérience à l’ensemble de votre entreprise, répartie sur plusieurs bâtiments la configuration risque d’être assez longue.

Au-delà des problèmes de scalabilité de la solution de Google, ce qui me dérange le plus c’est son approche. La firme américaine tente de répondre à l’enjeu de l’hybrid office à travers une application qui permet de réserver un bureau et donc de passer en flex-office. Le flex-office est le fait de ne plus avoir de bureau attitré dans son entreprise et de devoir en réserver un quand le collaborateur se rend sur site.

Je pense qu’avant de se lancer dans une réflexion autour du flex-office, l’entreprise doit d’abord se poser la question de comment ses collaborateurs vont utiliser ses bâtiments dans les mois à venir. Il est difficile de l’anticiper, et donc de construire une stratégie cohérente de flex-office.

Une approche intéressante serait de construire une application de déclaration de présence avec AppSheet, mais là encore nous allons faire face à certains freins.

Le lancement d’une application AppSheet est un peu lent, et le collaborateur doit avoir le réflexe d’ouvrir l’application pour déclarer sa présence.

Cette approche est intéressante, mais reste à mes yeux trop contraignante pour le collaborateur, elle est difficilement déployable dans des entreprises de plusieurs centaines ou milliers de collaborateurs.

Néanmoins cela peut être la bonne solution pour une PME avec un DSI un peu geek qui souhaite maîtriser l’évolution de son application.

Déployer Comeen, la plateforme de gestion de l’hybrid office dédiée à Google Workspace

Une plateforme d’hybrid office impacte tous les salariés. Elle est le fondement de l’expérience employée de votre entreprise, son choix est donc crucial.

Comeen est un nouvel acteur sur le marché que j’ai découvert récemment. C’est un produit de la société française DynamicScreen, déjà connue dans l’écosystème Google Workspace via sa plateforme d’affichage dynamique.

Comeen est une plateforme qui rassemble quatres briques :

Comeen Today pour gérer la présence au bureau,
Comeen Desks pour le flex-office,
Comeen Rooms pour la gestion des salles de réunions,
Comeen Visitors pour la gestion des visiteurs externes.

Je me suis intéressé à leur offre Comeen Today pour voir quelle alternative ils proposaient par rapport à Google Sheets ou AppSheet.

J’ai pu échanger avec Benjamin, le CEO de l’entreprise, il y a quelques jours. Vous pouvez retrouver le détail de l’échange dans ce podcast : lien podcast.

Leur approche est intéressante, ils ont basé leur produit sur un add-on Google Workspace disponible depuis Google Agenda et Gmail. Leur application est donc directement accessible depuis l’interface de Google Agenda/Gmail, à travers un bandeau sur la droite de l’écran. Cela permet de proposer au collaborateur une expérience totalement intégrée dans Google Workspace. La gestion du change est minime car il ne s’agit pas d’utiliser une nouvelle application Web ou mobile.

L’application est disponible sur la Google Workspace Marketplace, ce qui permet de déployer leur add-on sur l’ensemble d’un domaine ou sur une organisation spécifique en quelques clics. Pratique quand son entreprise comporte des milliers, voire des dizaines de milliers de collaborateurs.

Pour construire ce produit, ils ont travaillé étroitement avec Adeo et Euralis, deux entreprises utilisant Google Workspace. Ces partenaires leur ont permis d’imaginer un produit cohérent avec les attentes du marché.

L’add-on permet aux collaborateurs de déclarer leurs venues au bureau depuis l’add-on Google Agenda/Gmail. Lorsque l’utilisateur sélectionne une date, il peut voir simplement ses collègues qui ont prévu de venir ce même jour.

En un clin d’oeil, le collaborateur peut également voir ses collègues présents au bureau aujourd’hui.

Pour configurer la solution, l’équipe de Comeen a pensé à tout. Depuis leur back-office il est possible de configurer des jauges de présence par bâtiment, étages, zones.

Et pour simplifier le déploiement, le back-office permet aux administrateurs de synchroniser les ressources présentes dans Google Admin comme : les bâtiments, les salles de réunions ou les Google Groups afin de définir au mieux les droits utilisateurs.

Comeen Today est pour moi le produit le plus abouti pour gérer la présence dans Google Workspace. Il est gratuit pour les équipes de moins de 50 personnes et pour les entreprises souhaitant le déployer à plus grande échelle, elles peuvent se rendre sur leur site Web pour plus d’informations.

J’espère que ce comparatif pourra vous orienter dans le choix de votre solution. Avant de vous lancer dans votre processus de recherche d’une plateforme d’hybrid office, je vous recommande de lister des solutions :

intégrées à votre écosystème : Google Workspace,
faciles à déployer : un add-on Calendar se déploie plus facilement qu’une application mobile par exemple,
simple à utiliser : pour proposer la meilleure expérience employée et avoir le moins de change possible.

Enfin, il est nécessaire d’identifier quels sont vos besoins métiers.

En voici quelques exemples :

Permettre à mes équipes de déclarer une présence au bureau,
Permettre à mes collaborateurs de choisir leurs jours de présence en fonction de leurs collègues;
Garantir que les jauges de mes bâtiments ne soient pas dépassées,
S’assurer que les données générées sont totalement sécurisées,
Utiliser les données de présence pour optimiser mes bâtiments. Et pourquoi pas envisager le flex-office après quelques mois ?
Croiser mes données avec d’autres données métiers pour optimiser l’entretien de mes locaux, par exemple.

Et vous, quelles solutions avez-vous testées/adoptées pour mettre en place votre stratégie d’hybrid office ?

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