MYCOLL : Pilotez efficacement l’adoption de votre plateforme Google Workspace

Parmi les nombreux défis auxquels sont aujourd’hui confrontés les DSI, celui de l’adoption des outils digitaux au sein d’une entreprise se révèle parmi les plus délicats. Les applications de la suite Google Workspace (ex G […]

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Rédigé par Julien Port - il y a 2 ans et modifié le 07/05/2024 à 11:05

Ce que vous allez découvrir

MYCOLL, c'est quoi ?
Comment fonctionne MYCOLL ?
A quoi sert MYCOLL ?
Comment MYCOLL est implémentée dans votre environnement ?
Comment MYCOLL peut aider mes collaborateurs dans l'adoption de Google Workspace ?

MYCOLL : Pilotez efficacement l’adoption de votre plateforme Google Workspace

Parmi les nombreux défis auxquels sont aujourd’hui confrontés les DSI, celui de l’adoption des outils digitaux au sein d’une entreprise se révèle parmi les plus délicats.

Les applications de la suite Google Workspace (ex G Suite) ont déjà largement fait leurs preuves et sont unanimement reconnues parmi les plus performantes sur les aspects collaboratifs.

Pourtant, il s’avère compliqué pour les responsables d’équipe et managers de mesurer avec précision la transformation des usages sur cette plateforme et de garantir la pleine adoption aux outils.

La cause principale de cette difficulté réside sans nul doute dans le manque d’indicateurs clés permettant d’analyser la performance et de mesurer l’efficacité et les résultats obtenus.

Afin de répondre à cette problématique, la société Inaubi a développé MyColl.

MYCOLL, c’est quoi ?

MyColl, c’est la solution indispensable associée à Google Workspace qui vous permet en un coup d’oeil de :

mesurer l’adoption de votre plateforme Google Workspace : identifier les bons ou les mauvais usages répandus chez vos utilisateurs.

suivre l’utilisation quotidienne de votre plateforme Google Workspace : combien de mails envoyés ou reçus chaque jour ? Combien de temps passé sur Google Meet, ou encore combien de messages envoyés via Google Chat ? Combien de dossiers partagés sur Google Drive ?

Comment fonctionne MYCOLL ?

MyColl est une application SaaS entièrement automatisée reliée à votre console d’administration Google Workspace et qui réalise quotidiennement une extraction des données de votre plateforme : e-mails et paramètres de Gmail, événements et paramètres de Google Agenda, fichiers Google Drive et Drive partagés, activité Google Meet et Google Chat etc…

Au total, ce sont plus de 25 extracteurs différents qui sont activés. Pour chacun d’entre eux, MyColl récupère et traite également près de 450 attributs (taille et type de fichier, date de dernière modification, nombre d’autorisations de partage, etc…)

Cette extraction est ensuite synthétisée dans une interface parfaitement ergonomique à l’aide de dashboards lisibles et clairs.

Grâce à ceux-ci, vous pouvez visualiser en un coup d’œil si les objectifs fixés sont atteints ou non grâce à un grand nombre d’indicateurs.

A quoi sert MYCOLL ?

La migration d’une solution à une autre ne peut plus être guidée uniquement par le goût de l’innovation. Ce type de prise de décision doit s’opérer avec une approche stratégique suffisamment pensée en amont pour pouvoir ensuite mieux identifier les besoins éventuels en formation Google.

Véritable fonction transversale de l’entreprise, la DSI doit aujourd’hui être capable de justifier ses choix et idées en se basant sur une liste d’indicateurs fiables et tangibles.

En mettant en lumière les bonnes ou mauvaises pratiques digitales des équipes, MyColl vous permet d’identifier clairement et avec précision les besoins de montée en compétences et donc de construire plus efficacement les plans de formation pour vos équipes.

Ainsi, en un coup d’œil, il est désormais possible de visualiser au jour le jour l’adoption à Google Workspace et ses différentes applications (Google Drive, Docs, Sheets, etc…)

De plus, les indicateurs proposés par MyColl sont entièrement personnalisables : afin de s’adapter parfaitement à l’environnement de chaque entreprise et aux objectifs fixés, les univers de données proposés évoluent en fonction des besoins réels.

Ainsi, vous mesurez et pilotez ce qui vous intéresse vraiment, à l’aide de rapports personnalisés sur une période donnée… et sans vous encombrer du superflu.

Vous souhaitez aider vos collaborateurs à passer moins de temps à traiter des emails, et donc à diminuer le poids des e-mails dans votre entreprise ? il y a un tableau de bord MyColl pour ça.

Vous souhaitez diminuer l’impact écologique de vos comptes Google Workspace et aider vos collaborateurs à adopter une attitude éco-responsable ? il y a un tableau de bord MyColl pour ça aussi !

Dans le cas de figure d’une entreprise dans laquelle le nombre de collaborateurs est particulièrement important, MyColl vous offre la possibilité de confier l’animation de la transformation à un “animateur” : celui-ci aura en charge le pilotage de la prise en main des outils Google Workspace au sein de son groupe de travail uniquement.

Pour mieux apprécier la bonne adoption ou non, l’animateur a la possibilité d’activer une fonction de comparaison entre son groupe et un autre. Ainsi, il peut savoir rapidement et fiablement si son groupe est en avance ou plutôt à la traîne par rapport au reste de l’entreprise… et en tirer les enseignements qui vont avec.

Comment MYCOLL est implémentée dans votre environnement ?

Comme toute solution SaaS qui se respecte, MyColl ne nécessite aucune installation sur votre propre matériel. Un choix qui vous garantit l’accès et la bonne marche de l’outil peu importe votre configuration informatique.

Pas de longs et fastidieux projets de développement à prévoir : MyColl est déployé en quelques minutes seulement sur votre environnement.

Afin de parfaitement protéger vos données, MyColl est sécurisé dès sa conception. Plusieurs niveaux de sécurité sont mis en place pour garantir la confidentialité de vos données.

L’application étant entièrement automatisée, aucune intervention humaine n’est donc assignée à votre plateforme.

Enfin, les données les plus sensibles ne sont JAMAIS récupérées par MyColl. Le contenu de vos e-mails, fichiers, etc sont systématiquement hachés avant d’être extraits et compilés dans les tableaux de bord.

Comment MYCOLL peut aider mes collaborateurs dans l’adoption de Google Workspace ?

Dans MyColl, l’utilisateur a accès à son propre tableau de bord pour connaître ses usages personnels de chaque application Google Workspace, et ainsi mieux mesurer ses performances au fil du temps.

Grâce à un module de gamification basé sur un système de badges, il identifie clairement ses bonnes et mauvaises pratiques : pour chaque « mauvais badge” collecté, l’utilisateur bénéficie de conseils dispensés par MyColl lui permettant de corriger le tir et améliorer ses performances en toute autonomie. Mieux qu’un programme de formation générique dispensé auprès de tous vos collaborateurs, MyColl est l’outil qui accompagnera chacun d’eux en proximité.

Vous souhaitez en savoir davantage sur MyColl et bénéficier d’une démonstration de l’outil ?

Nous avons aussi eu le plaisir de recevoir Zakaria Moslih, responsable produit chez Inaubi, et nous présentant MyColl dans le podcast Numericast :

N’hésitez pas à contacter Inaubi qui développe et commercialise cet outil unique et innovant, et boostez VRAIMENT votre adoption Google Workspace !