AppSheet : intégrer un Google Agenda

AppSheet vous permet d’intégrer un Google Agenda directement au sein de votre application. Cette intégration est très simple à mettre en place et peut apporter une plus-value conséquente aux fonctionnalités déjà présentes dans votre application. Que diriez-vous de découvrir cela en créant une application de réservation de salles de réunion ? C’est parti !

Connecter un Google Agenda à AppSheet

Avant de connecter un Google Agenda à votre application AppSheet, deux points doivent être vérifiés : 

1. L’agenda que vous souhaitez utiliser est déjà créé ;
2. Le compte Google que vous utilisez dans AppSheet a bien accès à cet agenda.

En effet, il est tout à fait possible d’utiliser un agenda dont vous n’êtes pas propriétaire mais qui vous a été partagé en amont.

Un Google Agenda est clairement une source de données à part entière, au même titre qu’un Google Sheets ou encore une AppSheet Database. Cela implique que cette source de données va donc pouvoir être ajoutée à notre application comme n’importe quelle autre source de données.

Ainsi, si vous créez une nouvelle application en partant de zéro, regardez les étapes suivantes : 

1 – Créez une application à partir de données existantes.

2 – Donnez-lui un nom évocateur et cliquez sur “Choose your data”.

3 – Sélectionnez Google Calendar comme source de données.

Google Calendar ne vous est pas proposé ? 

Pas de panique, en bas de la fenêtre, cliquez sur le bouton “New source”. Cela vous amène sur une page où toutes les sources de données supportées par AppSheet vous sont proposées, vous y trouverez Google Calendar.

Il ne vous reste plus qu’à accepter les autorisations demandées par AppSheet. Ces autorisations sont nécessaires pour assurer la connexion entre plusieurs services, comme c’est le cas pour tout autre outil Google ou extension Chrome. Une fois les autorisations validées, AppSheet peut désormais accéder à vos données Google Agenda et le tour est joué !

Enfin après avoir sélectionné Google Calendar en source, AppSheet liste les différents agendas auxquels vous avez accès, à vous de sélectionner celui que vous comptez utiliser dans votre application. 

Votre projet nécessite de faire appel à plusieurs agendas ? C’est bien sûr supporté par AppSheet puisqu’une fois l’application créée, rien ni personne ne vous empêche d’ajouter d’autres sources de données, Google Agenda, Google Sheets ou autres.

Vous souhaitez savoir comment ajouter une source de données Google Calendar à une application préexistante ? Pour ce faire, rendez-vous dans le volet “Data” de votre application et cliquez sur le bouton “+”, vous voici revenu sur le même écran que précédemment :  “Select data source”.

Cas pratique : Réservation de salles

Maintenant que nous avons connecté un Google Agenda à notre application, voyons les possibilités que cela apporte.

Créons une petite application qui permet de réserver des salles de réunion. Pour cette application, j’ai une source de données Google Sheets qui contient deux tables : 

• salles : cette table liste les différentes salles de réunion disponibles ;
• réservations : celle-ci contient les réservations de salles faites par les utilisateurs de l’application.

Voici à quoi ressemblent les structures de ces deux tables : 

Notre application a également besoin de se connecter à un Google Agenda. En effet le but de celle-ci est que nos utilisateurs puissent effectuer une réservation de salle et que cette réservation soit visible sur un Google Agenda. Ce scénario est tout à fait courant ! 

Les utilisateurs de votre application sont les personnes chargées d’organiser les réunions. Cependant le responsable de la maintenance – qui lui n’utilise pas votre application AppSheet – n’accède qu’au Google Agenda pour savoir s’il peut prévoir des travaux dans une salle à un moment donné. Tout ce petit processus et tout ce petit monde reposent uniquement sur votre application AppSheet et son intégration à Google Agenda, merveilleux.

Dans le chapitre précédent nous avons vu comment connecter un Google Agenda à AppSheet, j’ai donc ajouté une source de données Google Agenda à notre application. Voyons plutôt à quoi cette source de données ressemble dans l’éditeur AppSheet.

Le nom mentionné dans le champ “Source” est celui de mon Google Agenda test “AppSheet – article”. On voit que la source de données apporte déjà tous les champs qui correspondent aux données que l’on retrouve habituellement côté Google Agenda, à savoir entre autres : 

• le titre / nom de l’événement : Title ;
• une date et heure de début : Start ;
• une date et heure de fin : End ;
• le créateur de l’événement, la liste des participants, le statut ;
• etc.

Aucune surprise concernant ces éléments si vous êtes déjà un utilisateur de Google Agenda – si vous êtes débutant sur Google Agenda, nous proposons une formation Google Agenda pour vous aider à prendre en main l’outil.

Merci à AppSheet et sa génération de vues automatiques, très rapidement nous obtenons un rendu intéressant, voici l’application : 

Nous voyons ici qu’il y a déjà quelques réservations créées, la création de réservation dans cette application AppSheet se fait simplement en saisissant des informations grâce à un formulaire généré par défaut.

La question maintenant : comment l’ajout d’une nouvelle réservation peut déclencher la création d’un événement Google Agenda ? La réponse implique un peu de technicité puisque l’on va utiliser une action AppSheet. Pour les lecteurs non aguerris sur AppSheet, une action porte bien son nom, celle-ci permet de déclencher des modifications diverses en réponse à un événement. 

Dans notre cas l’objectif est le suivant : Lorsqu’un utilisateur crée une réservation, alors créer automatiquement une nouvelle entrée dans le Google Agenda en utilisant les informations fournies dans la réservation.

Voici ci-dessous l’action qui correspond à notre besoin : 

Explication rapide de son fonctionnement en 5 points :

1. L’effet de cette action, c’est-à-dire la manipulation qu’elle réalise, ici elle ajoute une nouvelle ligne dans une table à partir des informations de l’entrée qui déclenche l’action.
2. C’est l’ajout d’une nouvelle ligne dans la table réservations qui déclenche l’effet de l’action.
3. Le paramétrage choisi pour cette action, c’est lui qui donne l’effet de l’action.
4. La table cible, celle dans laquelle une nouvelle entrée va être créée par l’action.
5. Les valeurs de la ligne source – [_THISROW] dans la formule – à affecter aux champs de la table cible.

Le concept d’actions est vraiment un élément fondamental d’AppSheet et cela contribue à offrir toute sa puissance à l’outil. Retrouvez plus d’informations sur celles-ci dans cet article.

La mise en place de l’action se fait dans les options de la vue reservations_Form qui est donc le formulaire de création de nouvelles réservations.

Voilà ! Toute la configuration de notre application est en place, il nous reste l’ultime étape à accomplir, admirer le fruit de notre travail ! 

Dans l’animation ci-dessous nous créons une réservation basique, après quelques instants une entrée est créée dans la table agenda. Pour rappel, cette table est celle de la source Google Agenda. On voit enfin que l’ajout d’une entrée dans cette table crée automatiquement l’événement dans le Google Agenda.

La démonstration de ce cas pratique est terminée, félicitations ! Évidemment il reste plein de choses à ajouter pour en faire une application complète et robuste de réservation de salles. Vous ne voyez pas ? Essayez par exemple de supprimer l’événement Google Agenda quand la réservation est finalement supprimée.

Conclusion

La possibilité d’intégrer un Google Agenda directement dans une application AppSheet élargit encore plus les cas d’usage possibles dans un cadre professionnel. L’agenda est un élément important pour bon nombre d’entreprises où la prise de rendez-vous, la planification de réunion et la gestion du temps ne sont que quelques exemples des activités qui impliquent d’utiliser cet outil.

Chez Numericoach nous réalisons des applications AppSheet sur-mesure pour répondre aux besoins de nos clients. Toutes ces applications n’intègrent pas forcément des Google Agendas et il nous reste encore beaucoup de super fonctionnalités AppSheet à vous présenter. À bientôt !