Google Agenda : enregistrer les anniversaires dans Google Agenda

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Encore une question qui est revenue plusieurs dans les webinaires de Thierry ces dernières semaines: « comment enregistrer les anniversaires dans Google Agenda ? »


Les différentes méthodes pour enregistrer les anniversaires dans Google Agenda

1ère méthode: à partir d’un fichier CSV ou ICS

Si vous avez année après année patiemment enregistré les dates d’anniversaire de vos contacts dans votre téléphone ou smartphone, allez tout simplement dans votre application de contacts préférée et faites exporter au format CSV ou ICS.

Ensuite il suffit de l’importer dans Google Agenda en créant un nouvel agenda nommé « Anniversaires » comme le montre les animations ci-dessous.

Il est intéressant à ce niveau de relire l’aide inclue dans Google Agenda sur l’importation d’un événement à partir d’un fichier tiers.

Voilà votre nouvel agenda « Anniversaires » est créé !

Il faut maintenant importer le fichier CSV dont voici un exemple ci-dessous :

On reconnait ici la structure d’un fichier CSV à ses données en mode texte séparées, ici, par une virgule mais cela pourrait être par un point-virgule, un tiret…
Pour importer ce fichier rien de plus simple avec l’animation ci-dessous.

Et voilà l’événement créé !

Deuxième méthode : à partir de l’application « Contacts  » de Google

Pour moi la meilleure méthode, car :

  • la plus simple à mettre en oeuvre ;
  • la plus pérenne car elle répétera l’événement autant de fois que vous le souhaitez ;
  • la plus « collaborative » entre les outils de la G Suite.

Beaucoup d’utilisateurs de smartphones, à la mise en route de leur appareil, ne se posent pas la question des applications à installer avant de démarrer.

Or si vous voulez profitez de la puissance de l’éco-système Google et des possibilités de communication je ne saurais que vous conseiller de télécharger au départ via le Play Store toutes les applications Google disponibles pour remplacer celles fournies par le constructeur de votre appareil.

  • Gmail pour la messagerie ;
  • Google photos pour gérer vos photos ;
  • Keep pour remplacer le bloc-notes ;
  • et bien sûr Contacts pour gérer vos contacts.

L’avantage également d’utiliser Contacts, c’est de retrouver l’intégralité de vos contacts instantanément lorsque vous changez de smartphone, juste en vous connectant à votre compte Google !

Cette digression étant faite, revenons au cœur du sujet : importer mes anniversaires dans mon agenda par l’application Contacts.

Contacts se trouve sur votre smartphone ou dans le lanceur d’applications de votre navigateur Chrome.

A l’ouverture de Contacts vous retrouvez votre carnet d’adresses avec les informations principales affichées (Nom, Prénom, Téléphone, E-mail, Entreprise…).

Pour saisir des informations complémentaires comme les anniversaires, il suffit d’entrer dans la fiche d’un contact et de cliquer sur le crayon en haut à droite pour pouvoir accéder aux enregistrements à modifier ou compléter.

et ensuite de cliquer sur « Plus » en bas à gauche…

Il suffit ensuite de défiler jusqu’à l’information à modifier ou enregistrer (ici mon anniversaire! pensez y pour mes cadeaux!)… et cliquer sur « Enregistrer » en bas à droite !

Vous pouvez quitter Contacts et ouvrir Agenda, et là le miracle Google se produit, tous les anniversaires enregistrés dans Contacts sont automatiquement injectés dans votre Agenda et ils seront répétés automatiquement tous les ans !

Une seule condition activer l’agenda Contacts, cette fois, dans le bandeau gauche de l’application Agenda.

Et là plus de raison d’oublier l’anniversaire de votre moitié ou de votre maman !

Pour aller plus loin…

Si vous souhaitez aller plus loin dans la gestion d’événements automatiques dans Google Agenda, à partir de fichiers CSV ou Sheets que vous voudriez créer, voici les informations importantes issues de l’aide Google :

Vous pouvez importer des fichiers .csv (valeurs séparées par une virgule) dans Google Agenda. En cas d’erreur lors de l’importation d’un fichier .csv, vous pouvez peut-être corriger la mise en forme.

  1. Ouvrez un fichier CSV existant ou créez-en un dans un tableur, tel que Google Sheets.
  2. Sur la première ligne de la feuille de calcul, vous pouvez remarquer des en-têtes tels que Subject et Start Date. Ces en-têtes doivent rester en anglais. La liste qui suit répertorie les noms d’en-têtes corrects.
  3. Chaque ligne figurant sous la ligne d’en-tête correspond à un événement. Exemple :SubjectStart dateStart timeExamen final05/30/202010:00 AM
  4. Lorsque vous avez terminé, enregistrez le fichier au format .csv. Vous pouvez ensuite l’importer dans Google Agenda en suivant les instructions indiquées plus haut.

Mettre en forme des en-têtes et des événements dans des fichiers .csv

Seuls les deux premiers en-têtes de cette liste sont obligatoires, les autres sont facultatifs.

Important : Les en-têtes doivent rester en anglais, comme illustré ci-dessous. Si certains détails d’un événement contiennent des virgules (comme le lieu dans l’exemple ci-dessous), vous pouvez les inclure en les plaçant entre guillemets.

  • Subject
    Nom de l’événement (information obligatoire).
    Exemple : Examen final
  • Start Date
    Premier jour de l’événement (information obligatoire).
    Exemple : 05/30/2020
  • Start Time
    Heure de début de l’événement.
    Exemple : 10:00 AM
  • End Date
    Dernier jour de l’événement.
    Exemple : 05/30/2020
  • End Time
    Heure de fin de l’événement.
    Exemple : 1:00 PM
  • All Day Event
    Événement d’une journée complète. Indiquez True si l’événement dure toute la journée, False dans le cas contraire.
    Exemple : False
  • Description
    Description ou notes concernant l’événement.
    Exemple : 50 questions à choix multiples et deux sujets de dissertation 
  • Location
    Lieu de l’événement.
    Exemple : "Université de Columbia, Salle Schermerhorn 614"
  • Private
    Événement à marquer comme étant privé. Indiquez True si l’événement est privé, False dans le cas contraire.
    Exemple : True

Enfin pour ceux qui veulent aller beaucoup plus loin , je ne saurais trop vous recommander l’excellent article d’Antoine Martin sur l’extension FastCalendar !

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