Les fichiers hébergés sur Google Drive ont différents statuts de partage dont celui de « propriétaire » : un fichier ne peut avoir qu’un seul propriétaire, seul ce propriétaire peut transmettre la propriété à un autre utilisateur si celui-ci fait partie du même domaine.

J’ai accompagné un client, qu’on appellera « 10zaïne », qui souhaitait transférer la propriété de plusieurs milliers de fichiers photos, zip, pdf dont le propriétaire initial était un compte @gmail.com vers le compte de l’entreprise @10zaine.com. Ce transfert était stratégique car chacun des fichiers était partagé avec des utilisateurs différents (graphistes, commerciaux, clients…), il fallait donc conserver l’URL du fichier initial pour ne pas perdre les liens de partage communiqués à tous les utilisateurs. Il fallait également conserver l’arborescence tentaculaire des dossiers organisés par projet puis par sous-dossiers, héritage de longues années d’exercice… bref, un vrai casse-tête.

Je propose dans cet article quelques pistes de réponse à cette problématique de transfert de propriété dossiers en plusieurs étapes.

Transférer la propriété de fichiers

Le transfert de propriété d’un dossier ou d’un fichier est possible dans le gestionnaire de partage, depuis Google Drive (clic droit sur le fichier ou le dossier) ou depuis chaque application du fichier (gros bouton « Partager » en haut à droite).

Seul le propriétaire unique du fichier peut céder la propriété du fichier à un autre compte.

L’alerte est explicite :

Voici le message d’alerte si je tente de transférer la propriété d’un fichier appartenant à un compte @gmail.com vers mon compte @10zaine.com.

Transférer la propriété de fichiers entre deux domaines différents

Copier les fichiers depuis le compte cible

La copie d’un fichier appartient au compte qui l’a copié.

• Depuis le compte source, partagez avec le compte cible en lecture le ou les fichiers à transférer.
• Assurez-vous que la copie est autorisée pour les lecteurs :

• Depuis le compte cible, effectuez une copie des fichiers. (sélectionnez les fichiers, clic droit puis « Créer une copie »)

Les nouveaux fichiers seront renommés « Copie de… » et appartiendront au compte cible.

Cette solution ne convient que pour les fichiers et non les dossiers, qui pour l’instant ne sont pas copiables. Les URLs des nouveaux fichiers seront régénérées… bref, cette solution ne répond pas à mon cas d’usage.

Télécharger les dossiers et les réimporter dans Drive

Pour transférer l’intégralité d’un dossier avec ses sous-dossiers et ses fichiers, vous pouvez aussi télécharger le-dit dossier sur votre disque dur :

Le dossier et l’intégralité de son contenu seront compressés dans un fichier ZIP qui sera téléchargé sur votre disque dur.

Il faut alors dé-zipper le fichier et réimporter le dossier décompressé depuis le Drive du compte cible.

Le dossier conserve son arborescence et les fichiers leurs noms d’origine mais les URLs changent… toujours pas satisfaisant pour notre usage.

Utiliser le module complémentaire Folgo

Ce module complémentaire permet de copier un dossier dans un autre dossier. À lancer depuis le compte cible pour obtenir la même arborescence sans changement de nom des fichiers.

Mais encore une fois, les nouveaux fichiers auront de nouvelles URLs.

Transférer la propriété de fichiers entre deux domaines sans perdre les URLs

Déplacer les fichiers dans un Drive partagé

Les Drive partagés apportent la solution au changement de propriété d’un fichier sans perdre son URL. En effet, un Drive partagé n’a pas de propriétaire individuel, il est la propriété du domaine dans lequel il a été créé. Il est partageable avec des personnes externes au domaine, à condition que le domaine soit paramétré dans ce sens dans la console d’administration.

Tous les dossiers et fichiers déplacés dans le Drive partagé changent de propriétaire et comme dirait Denis, cette action est irrévocable !

Il suffit donc de déplacer les fichiers depuis le compte Gmail.com dans le Drive partagé et le tour est joué.

Faisons la même manipulation pour les dossiers… et là, c’est le drame : impossible aujourd’hui de déplacer des dossiers entiers d’un compte @gmail.com vers un Drive partagé d’un autre compte, enfin, pour le moment.

Il faut donc recréer à la main l’arborescence du dossier initial dans le Drive partagé et déplacer à la main encore l’ensemble des fichiers de chaque dossier dans son dossier clone du Drive partagé.

Une tâche longue et fastidieuse, chronophage et source d’erreurs pour un humain. Il est temps d’appeler Script-Man (ou Script-Woman bien sûr !!)

Recréer l’arborescence d’un dossier d’un compte Gmail.com dans un Drive partagé et déplacer les fichiers dans les nouveaux dossiers avec Google Apps Script

J’ai donc développé un script qui permet de :

• lire l’arborescence d’un dossier source,
• recréer les dossiers dans un Drive partagé créé sous le domaine cible,
• déplacer les fichiers de chaque dossier source vers son équivalent cible.

Ces actions sont répétables car le compte source est encore utilisé et peut recevoir de nouveaux fichiers avant la désactivation complète de ce vieux compte Gmail.com.

Le script est à lire dans cet article !

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Si vous aussi vous avez rencontré ce problème de transfert de dossiers d’un domaine à un autre n’hésitez pas à nous en faire part. Nous pouvons vous accompagner dans la recherche et mise en place de solutions adaptées à vos besoins.