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Le travail à distance devrait être asynchrone

La transformation numérique devrait être un moyen pour parvenir à une fin. La pandémie a accéléré de nombreuses tendances, des plateformes de streaming, de commerces électroniques et de livraisons de nourriture à l’adoption généralisée du […]

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Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 1 an

Ce que vous allez découvrir

  • Changer la façon de travailler à distance
  • Tableaux des tâches
  • Heures de bureau et outils de planification
  • Documents partagés
  • Plugins de messagerie instantanée
  • E-mail
  • P2

Le travail à distance devrait être asynchrone

La transformation numérique devrait être un moyen pour parvenir à une fin. La pandémie a accéléré de nombreuses tendances, des plateformes de streaming, de commerces électroniques et de livraisons de nourriture à l’adoption généralisée du travail à distance. Mais au lieu de profiter de cette opportunité pour améliorer notre façon de travailler, la plupart des organisations ont simplement mis leurs bureaux en ligne, ainsi que les mauvaises habitudes qui les imprégnaient.

Changer la façon de travailler à distance

Une évolution vers une meilleure façon de travailler à distance est désespérément nécessaire. Et cela a incité un certain nombre de gouvernements et de chefs d’entreprises du monde entier à légiférer sur le droit à la déconnexion – un droit de l’homme proposé concernant la déconnexion des communications électroniques liées au travail en dehors des heures de travail, quelque chose que la France a introduit en 2016. Mais dire aux gens de se déconnecter à 17 heures passe complètement à côté de l’essentiel, car cela ne traite pas la raison des charges de travail excessives et du stress croissant, c’est-à-dire notre façon de travailler.

Les solutions de fortune bien intentionnées ne donnent pas grand-chose si les normes toxiques qui privent les travailleurs du savoir d’autonomie et de contrôle restent en place. Nous pouvons aider les télétravailleurs à maîtriser leur charge de travail et à atténuer les conflits d’équilibre travail-vie en passant de l’hyper-réactivité et de la communication en temps réel à une plus grande communication asynchrone – le type qui donne vraiment aux gens la liberté de décider quand et où travailler .

Les outils suivants peuvent aider les dirigeants à mettre en œuvre des systèmes pour influencer notre façon de travailler pour le mieux.

Tableaux des tâches

La personne moyenne envoie et reçoit environ 121 e-mails professionnels par jour, passe environ 23 % de son temps sur des e-mails inutiles et envoie environ 200 messages instantanés par semaine via des plateformes telles que Slack. Cette dépendance à l’égard des e-mails et de la messagerie instantanée laisse les gens dans un cycle d’hyperréactivité, vérifiant par conséquent leurs e-mails toutes les 6 minutes et restant probablement connectés à Slack toute la journée.

Les tableaux de tâches, qui fournissent une source de vérité transparente et unique pour l’état des tâches du projet, nous donnent une vue claire de ce sur quoi nos collègues travaillent, quand et combien de progrès ont été réalisés.

Qu’il s’agisse d’un tableau des tâches de Trello, Asana, Monday ou Basecamp, les tableaux permettent aux utilisateurs de laisser des commentaires et de poser des questions d’une manière qui favorise les réponses asynchrones au lieu de l’extraction en temps réel des e-mails et de la messagerie instantanée.

Cette transparence exerce une pression à la baisse sur les pistes de communication associées aux rapports et aux mises à jour de statut et aide les gens à hiérarchiser leur travail d’une manière alignée sur les objectifs à plus long terme. Cela permet d’éviter qu’ils ne soient victimes de toujours tenir compte de la tâche arbitrairement urgente au lieu de la tâche importante.

Heures de bureau et outils de planification

La loi de Bartleby postule que les réunions font perdre 80 % du temps à 80 % des personnes présentes. Une étude de 2017 dirigée par le professeur de la Harvard Business School , Leslie Perlow, donne du crédit à cette idée, 71% des cadres supérieurs déclarant que les réunions sont improductives et inefficaces. Compte tenu de cela, et étant donné que la personne moyenne passe entre 35 % et 50 % de son temps en réunion et souffre de la fatigue du Zoom, mettre fin à la folie des réunions nous offre une voie claire pour libérer le temps des gens.

Pour ce faire, nous devons mettre fin à la réservation indiscriminée du temps dans les calendriers de nos collègues sans tenir compte de leurs priorités et de leurs engagements. Les heures de bureau sont un concept qui peut y aider, cela fait référence à une période de temps que les gens se réservent pour des réunions sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Idéalement, les créneaux horaires sont limités à 30 minutes maximum, nonobstant les circonstances urgentes ou extraordinaires, et sont alignés sur les modèles de travail préférés des personnes. Par exemple, les lève-tôt sont mieux avisés de bloquer leurs matinées pour un travail en profondeur, tandis que les oiseaux de nuit sont susceptibles de faire de même avec leurs après-midi. Des outils tels que Calendly, x.ai et d’autres peuvent faciliter la réservation de plages horaires qui ne sacrifient pas les priorités des autres et peuvent aider à améliorer l’efficacité des réunions.

Documents partagés

Les documents partagés permettent aux utilisateurs de travailler sur le même document de manière asynchrone sans avoir à supporter le fardeau du contrôle de version. Des exemples simples incluent Google Docs et s’étendent à Dropbox Paper et à l’outil de conception d’interface utilisateur, Invision, qui prennent tous en charge l’annotation dans le document et le balisage des membres de l’équipe.

Les plateformes de collaboration visuelles telles que Miro et Mural prennent en charge le tableau blanc en temps réel et asynchrone pour le travail de brainstorming et de stratégie. L’utilisation de documents partagés lors des appels Zoom en temps réel garantit également que les messages importants ne sont pas perdus lors de la traduction, ce qui réduit la probabilité et le coût de retravailler à l’avenir.

Plugins de messagerie instantanée

Les plugins peuvent aider à ralentir efficacement des applications comme Slack, nous faisant sortir d’un cycle de visualisation et de partage de tonnes de gifs de chat et de mèmes de la culture pop chaque jour, nous orientant vers une utilisation plus asynchrone des plateformes de messagerie instantanée. Nous pouvons échapper à la surcharge d’informations avec le plugin Must-Read, qui ne diffuse que les messages dans lesquels des collègues vous ont identifiés. Le répondeur automatique de TryRoots permet aux autres utilisateurs de Slack de savoir que vous êtes actuellement absents, quand vous serez de retour en ligne, et offre une voie de recours si nécessaire. Des plugins comme Team Standup soulagent les tâches de routine telles que les standups quotidiens et permettent aux gens de répondre aux questions relatives à leur charge de travail pour la journée au moyen d’un bot automatisé, comme et quand cela leur convient.

E-mail

Des plugins tels que BlockSite, Freedom ou Inbox Pause peuvent bloquer l’afflux constant d’e-mails pendant des périodes de la journée. Les plugins Gmail tels que Quick Compose ouvrent uniquement la fenêtre de rédaction d’e-mails lorsque nous devons rédiger un e-mail et nous aident à éviter de chasser les lapins à fourrure dans les terriers.

P2

Alors que la télécommande devient la norme pour les organisations du monde entier, une nouvelle vague d’outils est susceptible d’émerger. L’un de ces outils provient de l’équipe d’Automattic. Ils présentent P2 comme une plate-forme permettant aux équipes de partager, discuter et collaborer ouvertement, sans interruption. « Les conversations sur les P2 se déroulent en ligne, se mettent à jour en temps réel et offrent un espace pour les réponses par thread », explique Mullenweg, fondateur d’Automattic. P2 est utilisé pour soutenir à la fois la collaboration de projet et l’intégration de nouvelles recrues à distance.

Mais surtout, les outils numériques ne sont efficaces que dans l’efficacité avec laquelle vous les utilisez, et l’alignement entre les managers et les employés est essentiel au succès de toute initiative de transformation numérique.

Les dirigeants doivent montrer l’exemple et communiquer qu’il est acceptable de ne pas répondre aux choses en temps réel, qu’il est acceptable de refuser les demandes de réunion, qu’il est acceptable de désactiver les notifications et qu’il est acceptable de ne pas être en ligne toute la journée. Cela donnera non seulement aux gens une chance de lutter contre l’état chronique de stress et d’engagement au travail dans le monde entier, mais les aidera également à gagner la bataille pour le talent, ce qui ne peut être que bon pour les résultats.

Rédacteur

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Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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