Numeriblog Google Workspace Google Agenda, l’agenda collaboratif le plus puissant Optimiser son temps avec Google agenda

Optimiser son temps avec Google agenda

Lorsque nous travaillons, nous ne savons pas toujours où donner de la tête. Les missions s’accumulent, et nous nous retrouvons débordés. Grâce aux petites astuces que nous allons vous présenter, vous gagnerez du temps. L’objectif […]

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Rédigé par Jennyfer Delage - il y a 3 mois

Ce que vous allez découvrir

  • La planification de sa semaine
  • Les outils disponibles

Optimiser son temps avec Google agenda

Lorsque nous travaillons, nous ne savons pas toujours où donner de la tête. Les missions s’accumulent, et nous nous retrouvons débordés. Grâce aux petites astuces que nous allons vous présenter, vous gagnerez du temps. L’objectif d’aujourd’hui est de vous offrir une optimisation maximale de votre temps, ainsi vos tâches seront finies plus rapidement.

La planification de sa semaine

Il paraît ridicule de rappeler qu’il est important de planifier ses missions de travail. Et pourtant, c’est l’un des piliers de la réussite professionnelle. Lorsque vous gérez vos activités, vous avez les idées plus claires, vous savez où vous allez, et cela permet de ne pas vous noyer dans les différentes missions qui vous sont confiées.

Il est facile d’être distrait lors d’une journée en entreprise, d’autant plus s’il y a du travail à distance. Néanmoins, il est possible d’effectuer sa journée en distanciel ou en présentiel sans distraction. Par conséquent, nous allons dès à présent vous aider à devenir plus organisé lors de vos journées de travail.

Lors des webinaires réalisés chez Numericoach, nous découvrons de nouvelles fonctionnalités. Cela nous offre la possibilité de :

  • mettre à jour nos connaissances des logiciels ;
  • mettre en pratique nos acquis ;
  • poser des questions ;
  • faciliter notre prise en main du logiciel ;
  • gagner du temps à l’avenir.

Les outils disponibles

Il existe différentes extensions disponibles pour vous simplifier la vie avec Google Agenda. Lors de votre organisation, il vous sera utile de créer des événements, gérer vos réunions, administrer vos absences du bureau et bien d’autres. Nous allons alors vous communiquer ces outils.

  1. La synchronisation

L’avantage majeur que nous retrouvons chez Google Calendar est la synchronisation. En effet, le calendrier se synchronise automatiquement et ceux même avec d’autres applications (exemples : Trello, Monday…).Ce qui rend l’application très pratique et maniable pour connaître les disponibilités de vos collaborateurs.

  1. Créer des moments de concentration

Avec l’univers Google Workspace, offrez-vous des moments de concentration depuis votre agenda. C’est simple et rapide.

Ces moments vous laisseront réfléchir en toute tranquillité sans que personne ne vienne vous déranger. De même, il est tout à fait possible de refuser automatiquement les réunions et les invitations aux événements.

  1. Mettez des couleurs dans votre agenda

Nous connaissons tous la phrase d’Inès Reg : “quand est-ce que tu mets des paillettes dans ma vie Kévin ?” Et bien là, il est possible de mettre de la couleur pour un événement dans votre agenda Google. Le fait de mettre des couleurs admet que vous avez une meilleure organisation, c’est un facteur visuel important.

Il existe 2 possibilités pour définir une couleur à un événement :

  • faire un clic droit et cliquer sur le + ;
  • aller sur la couleur directement.

Depuis ce calendrier, vous pouvez aller sur plus d’informations. Ainsi vous retrouvez la gestion du temps, le type d’activité réalisée, vous pouvez à nouveau trier par couleur. Ce graphique vous permet de vous rendre compte du temps passé sur chacune de vos actions menées.

  1. Créer des listes de tâches

Depuis Gmail, nous avons la possibilité d’ajouter un mail à la liste des tâches. Après cela, nous pourrons l’archiver. Vous retrouverez cet élément dans Task, mais aussi dans le Google Agenda à la date que vous avez renseigné.

  1. Les extensions

Les extensions peuvent être très utiles à l’avenir et vous permettre de faciliter votre quotidien. Découvrez ci-dessous, deux extensions qui vous permettent d’optimiser votre temps de travail avec Google Agenda.

  1. Pomodoro

Cette extension a été inventée par Francesco Cirillo, le nom de l’application est d’origine italienne et signifie tomate. La particularité de celle-ci est que c’est un minuteur pour les tâches. Il suffit de la créer et d’en choisir la durée, à savoir que le minuteur se règle automatiquement sur 25 minutes. Bien évidemment, il est possible de mettre plus ou moins de temps, puis de réduire le minuteur en une icône grâce au bandeau d’affichage. À la fin du temps imparti, il est tout à fait convenable d’ajouter une sonnerie.

  1. Button for Google

Button rappelle les événements liés à notre agenda, à l’aide de cet outil plus besoin d’ouvrir l’agenda. Il se situe en haut à droite de votre écran et est caractérisé par la pièce de puzzle. Les paramètres peuvent alors nous proposer de recevoir les notifications directement, de créer des événements depuis le + puis de rejoindre une visioconférence depuis l’icône caméra.

Et voilà vous savez maintenant comment mieux optimiser votre temps de travail ! N’hésitez pas à aller consulter d’autres articles susceptibles de vous intéresser sur notre site Numeriblog.

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Jennyfer Delage

Rédactrice pour Numeriblog

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