Présentation de AppSheet Databases

Connaissez-vous AppSheet, la plateforme de création d’applications “No-code” de Google qui a le vent en poupe depuis trois ans ? Certainement, si vous êtes un(e) fidèle lecteur(trice) de ce blog. Alors laissez-nous vous présenter aujourd’hui AppSheet Databases, le petit dernier de la famille né fin 2022, et qui est promis à un grand avenir. C’est parti ! 

AppSheet, c’est quoi ?

Commençons d’abord cet article par un rappel de ce qu’est AppSheet pour ceux et celles qui auraient loupé le train en marche. 

Acquise par Google en janvier 2020, AppSheet est la plateforme dédiée à la conception d’applications web, tablettes et mobiles dite “No-code”. Vous l’aurez compris si vous êtes un minimum familier avec la langue de Shakespeare : il n’est pas nécessaire de savoir coder pour pouvoir adopter AppSheet ! L’application est donc accessible à tous les utilisateurs, même ceux sans expérience en programmation. Et ça, c’est une très bonne nouvelle !

AppSheet était à la base compatible avec d’autres sources de données, comme Google Sheets, Cloud SQL, Salesforce et bien d‘autres connecteurs. Vous trouverez sûrement parmi cette liste ceux qui vous conviennent le mieux pour vos projets de création d’applications !

Après avoir connecté vos tables à l’outil, vous pouvez concevoir l’interface de vos applications à l’aide de modèles (templates) utilisateurs pour créer, par exemple, des cartes, des calendriers, une liste de tâches ou encore des tableaux de bord. Certaines organisations l’utilisent même comme outil de gestion de projet ou dans la relation client. Notez également la possibilité d’intégrer des workflows à vos applications pour envoyer des notifications, générer des e-mails automatiques, créer des rapports personnalisés ou encore modifier vos données pour n’importe quelle source connectée ! Pratique, non ?

Néanmoins, si vous êtes un familier du monde de la Tech, vous avez peut-être déjà entendu ce genre de propos autour de vous : 

“Nan mais laisse tomber, il ne faut pas utiliser Google Sheets comme une base de données car ce n’est pas fait pour ça…”. 

Il n’y aura plus d’excuses désormais, puisque Google a révélé récemment une alternative rapide et efficace pour créer vos bases de données dans l’outil : AppSheet Databases !

Qu’est-ce que AppSheet Databases ?

Inspiré de Google Tables, un outil accessible uniquement aux Etats-Unis, AppSheet Databases est une fonctionnalité mise en place par Google fin 2022 en “preview release », donc toujours en bêta-test au moment où sont écrites ces lignes. Cette dernière permet de créer une base de données sur mesure sur AppSheet, pour pouvoir ensuite l’utiliser directement dans l’application. Cette feature est pratique pour plusieurs raisons : 

Avantages

• Il n’est désormais plus obligatoire d’utiliser une source de données externe pour utiliser AppSheet ;
• Sa simplicité d’utilisation permet de conserver l’accessibilité de l’outil à tous les utilisateurs, même aux non initiés ;
• Une amélioration des performances, tant du côté créateur que du côté utilisateur de l’application, par rapport aux sources externes ;
• Une intégration transparente à l’éditeur d’applications AppSheet.

Bien entendu, comme pour tout outil qui se respecte, AppSheet Databases présente aussi ses limites. Les voici, selon la documentation officielle fournie par Google (en anglais) : 

Limites

• 10 000 lignes de données maximum peuvent être stockées dans chaque table ;
• 20 tables maximum peuvent être stockées dans chaque database ;
• 20 databases maximum peuvent être créées.

A noter que ces limites sont réservées à la version “preview”. Lors de la sortie de la version publique de AppSheet Databases, prévue prochainement, les limites maximales fixées par Google seront basées selon votre plan d’abonnement. 

Ces dernières sont néanmoins suffisantes pour se familiariser avec cette fonctionnalité. Et si on tentait ensemble une petite démonstration pour entrer dans le vif du sujet ?

Découverte de AppSheet Databases en Preview release

Interface et connexion à AppSheet Databases

Rendez-vous sur appsheet.com. Si vous avez déjà utilisé AppSheet Apps, vous connaissez sûrement la page d’accueil de l’application, avec la liste de vos applications créées, classées par défaut dans un ordre antéchronologique (c’est-à-dire de la plus récente à la plus ancienne).

Mais avez-vous déjà été intrigué par le bouton “Databases” ? C’est ici que vous aurez la liste de vos bases de données créées nativement dans l’application !

Quand vous vous connectez pour la première fois à AppSheet Databases (et c’est le cas ici), la liste est vide. L’outil vous propose de créer votre première base de données. Allons-y.

Notez également que deux modes existent pour la visualisation de vos bases de données : il s’agit des modes List (Liste) et Grid (Grille). Choisissez celle que vous préférez, cela n’a aucune importance pour la suite.

Lançons-nous dans la création de notre première database !

Création de votre première base de données

Il existe deux manières de créer votre première base de données sur AppSheet Databases : 

1. Cliquez sur Create > Database > New Database (voir ci-dessus) ;
2. Cliquez sur le bouton New Database et laissez-vous guider par un mini tutoriel fourni par Google (toujours en anglais).

Un nouvel onglet s’ouvre. L’application crée une première table par défaut.

Si vous utilisez souvent des tableurs et/ou si vous connaissez les outils Google, vous reconnaîtrez aisément ces quelques options comme : 

• La possibilité de renommer votre base de données en haut à gauche ;
• La présence d’onglets comme sur Google Sheets ;
• Des options de filtrage, de tri ou de groupe ;
• La possibilité d’accéder aux propriétés de vos tables ou de les copier pour gagner du temps (grâce aux trois petits points à droite du nom de votre table) ;
• L’utilisation de différents types de mises en page (voir l’image ci-dessous), etc.

Dans notre exemple, nous n’allons pas utiliser cette table par défaut proposée par Google. Nous allons plutôt transférer directement sur AppSheet une liste de tâches tirée d’un Google Sheets. La voici : 

C’est parti pour la création !

A la fin de la copie, vous devriez avoir une table qui ressemble à ça dans AppSheet Databases. N’oubliez pas de nommer vos colonnes, vos tables et votre base de données en faisant un double clic !

Notez qu’il est possible d’importer votre fichier Google Sheets pour créer directement votre base de données. Autre option intéressante : lors de la copie d’une App, AppSheet propose de recréer la base Google Sheets directement dans Databases.

C’est un bon début ! Mais il y a encore quelques points sur lesquels il faut s’attarder un peu plus…

Les types de données

Dans AppSheet Databases, comme dans AppSheet Apps, il est possible de changer le type de données de chacune de vos colonnes. Il est conseillé de le faire systématiquement si vous souhaitez garder une cohérence avec sa sœur Apps. En effet, ce sont les mêmes types qui sont utilisés dans les deux cas…

La personnalisation des menus déroulants

Plus anecdotique, mais néanmoins conseillé pour certains layouts (comme Kanban). Si vous avez des colonnes de type “Enum” (qui permet de dresser une liste déroulante avec une simple liste de valeurs) ou “Enumlist”, (qui permet de sélectionner plusieurs valeurs dans une liste). Vous pouvez ajouter des couleurs sur chacune de ces valeurs pour les différencier. 

Démonstration ici avec les valeurs de notre colonne “Statut”.

La personnalisation des menus déroulants

Encore plus anecdotique, mais toujours sympa pour les férus de personnalisation (dont je fais partie), vous pouvez régler l’ajustement de la densité d’affichage de votre database avec le bouton “Adjust view density”.

C’est tout pour les options principales. Il y en a encore d’autres, que nous vous invitons à tester de votre côté !

Création d’une application à partir de AppSheet Databases

Maintenant que notre base de données est prête et que nous nous sommes penchés sur les différentes options de cette fonctionnalité, nous allons utiliser cette database construite précédemment pour créer une application avec AppSheet !

Cliquez tout d’abord sur le bouton Apps en haut à droite de votre écran.

Un barre latérale apparaît à droite. Celle-ci vous offre la possibilité de développer une nouvelle application AppSheet grâce à la base de données que nous venons de créer. Parfait.

Cliquez sur le bouton bleu “New AppSheet App”. Dans un nouvel onglet, AppSheet développe votre application, une table “Tâches” est apparue et la partie Data est visible dans Apps, avec la liste des colonnes créées précédemment dans Databases.

Vous pouvez désormais personnaliser et améliorer votre application comme bon vous semble dans AppSheet Apps.

Conclusion

Depuis son acquisition par Google, l’application AppSheet continue de se développer. En effet, le géant américain de la Tech la bichonne en lui ajoutant régulièrement des fonctionnalités (comme celle-ci ou une nouvelle interface apparue en novembre 2022) et tente de garder son leitmotiv : rendre la création d’applications accessible à tous.

AppSheet Databases fait partie de cette stratégie, qui semble pour l’instant prometteuse. 

En effet, quoi de mieux qu’un outil qui permet d’améliorer ses performances, de centraliser ses sources, qui se met à jour régulièrement grâce au suivi par Google, qui permet à chaque utilisateur de disposer de ses propres vues, de jouer sur une complémentarité parfaite entre ses fonctionnalités Apps et Databases… et tout ça sur une seule plateforme ?

Chez Numericoach, nous avons apprivoisé puis adopté cet outil. Nous réalisons des applications AppSheet sur mesure pour répondre aux besoins de nos clients. Nous préparons aussi une formation composée de 5 niveaux pour vous apprendre à perfectionner l’utilisation de cet outil génial. Restez connectés, nous vous en parlerons bientôt !

Et vous, qu’en pensez-vous ? Nous sommes curieux d’avoir votre avis sur AppSheet…