Tous les e-mails de votre entreprise au même endroit avec G Suite

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Avec plusieurs milliards d’e-mails envoyés chaque jour en France, il n’est pas surprenant que certains se perdent en chemin à cause d’une adresse mail mal rédigée. Si c’est le cas dans votre entreprise, cela peut être problématique. Pour réduire le risque de perte, vous pouvez regrouper tous vos e-mails au même endroit grâce aux règles de routage de Gmail. 

Pour cela, vous devez créer une règle appelée catch-all ou « alias collecteur » et la régler de manière à rediriger tous les e-mails entrants avec une adresse erronée, sur un seul et même compte. Suivez les étapes de ce guide pour paramétrer votre compte et ne perdez plus jamais aucun e-mail.

Pourquoi regrouper tous les e-mails de son entreprise au même endroit ?

Un e-mail perdu peut, potentiellement, avoir de grosses conséquences sur votre entreprise. Il peut s’agir d’un nouveau client qui ne recevra jamais de réponse à sa demande de devis ou encore d’une réclamation à laquelle vous ne pourrez pas apporter de solution. La plupart du temps, ces courriels ne parviennent pas à leur destinataire, car l’adresse électronique est erronée ou n’existe plus (par exemple : contct@nomdemomaine.com au lieu de contact@nomdedomaine.com…). 

En créant une règle de routage spécifique (catch-all), vous indiquez à votre compte Gmail que vous souhaitez diriger tous les e-mails adressés à des adresses inconnues de votre domaine, vers un compte prédéfini. Les messages entrants seront ainsi redirigés vers ce compte au lieu d’être rejetés avec un message d’erreur du type « utilisateur inconnu ».

Paramétrer la règle de routage catch-all

Créer le routage

Cette première étape est indispensable pour réunir tous les e-mails de votre entreprise au même endroit. Voici comment procéder :

  • connectez-vous à la console d’administration Google ;
  • dans le menu des applications, sélectionnez G Suite puis Gmail ;
  • faites défiler la page jusqu’aux Paramètres avancés ;
  • configurez un nouveau paramètre dans la partie Routages.

Déterminer les e-mails concernés

Lors de cette seconde étape, vous devez sélectionner les e-mails visés par la règle de routage que vous créez :

  • les messages entrants ;
  • les messages sortants ;
  • les messages internes envoyés ;
  • les messages internes sortants.

Dans le cas de la mise en place d’un catch-all visant à réceptionner tous les courriels de votre entreprise au même endroit, vous sélectionnerez les messages entrants.

Configurer un filtre d’enveloppes

Cette étape vous permet de limiter l’application du routage à certains destinataires ou expéditeurs d’une enveloppe définie. Pour cela, sélectionnez l’une ou les deux options suivantes, selon vos besoins : 

  • appliquer uniquement à des expéditeurs d’enveloppe spécifiques ;
  • appliquer uniquement à des destinataires d’enveloppe spécifiques.

Indiquer l’action à appliquer aux messages

C’est grâce à cette étape, que vous allez choisir l’action qui sera mise en œuvre sur les messages concernés, c’est-à-dire les messages entrants;

  1. sélectionnez Modifier le message sous Pour les types de messages ci-dessus ;
  2. choisissez Modifier le destinataire de l’enveloppe sous Destinataire de l’enveloppe ;
  3. cochez ensuite Saisir un nouveau nom d’utilisateur ;
  4. sélectionner l’option Router vers l’utilisateur nomutilisateur@[votredomaineprincipal] ;
  5. indiquez un catch-all (ou alias collecteur) dans le champ vide ;
  6. cliquez sur Afficher les options ;
  7. Sous les Types de comptes concernés, cochez l’option Non reconnu/Collecteur, puis décochez Utilisateurs ainsi que Groupes ;
  8. cliquez enfin sur Ajouter un paramètre.

Ajouter et enregistrer le paramètre

Vous ne devez pas négliger cette dernière étape, au risque de voir tous vos paramétrages annulés. Procédez donc comme suit, pour finaliser la mise en place de votre catch-all :

  1. cliquez sur Ajouter un paramètre ;
  2. au bas de la page, cliquez sur Enregistrer.

Gmail vous permet de mettre en place de nombreuses règles de routage, rendant ainsi son utilisation personnalisable. Grâce au catch-all, ou « alias collecteur », vous pouvez recevoir les e-mails entrants adressés à votre domaine via une adresse erronée et ainsi vous assurer de ne plus en perdre aucun.

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1 COMMENTAIRE

  1. Quelques commentaires par rapport à ce tuto absolument génial (Merci beaucoup !)
    Lorsque l’on arrive dans la partie routage, sur Google Suite pour Education :
    – je n’ai coché aucun filtre d’enveloppe
    – partie « Route » j’ai juste coché « Modifier la route », rien d’autre
    – dans la partie « Destinataire de l’enveloppe » j’ai coché « Modifier le destinataire de l’enveloppe » et ensuite mis l’adresse à laquelle je voulais renvoyer les emails « perdus » dans XXX@domaine existant
    et… tout semble fonctionner !
    Est ce gênant de n’avoir aucun « Filtre d’enveloppe » ? A priori pas on dirait…
    Mais comme c’est la première fois que je vais dans ce type de paramétrage…

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