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Google formulaire : 10 cas d’usages

Ecrit par Thierry

A quoi peut servir un formulaire Google ?

Dans la famille Google Documents, je demande le formulaire ! Tout utilisateur disposant d’un compte Google peut donc en créer. Mais pour quelles utilisations ?



Un formulaire Google est une page web contenant une succession de questions.

7 types de questions sont possibles :


 

Mon expérience de directeur d’association sportive et de consultant formateur sur les outils Google Apps m’a permis de recenser une dizaines d’utilisation pour ce fabuleux outil de la suite Google Docs.

 

  1. Enquête de satisfaction. Un sondage sur un produit, une prestation, une formation ? Cet usage est le plus courant. La vue “afficher le résumé des réponses” permet en deux clics d’obtenir des graphiques très pertinents, facilement exportables.

 

  1. Un formulaire de demande de devis. Par exemple, chez RIDE ON LILLE, les directeurs de centres de loisirs, collectivités, mairies remplissent un petit formulaire sur cette page web pour demander un devis pour une animation roller. Le service commercial de ROL reçoit ensuite une alerte instantanée dans la boîte Gmail et le devis est ensuite généré en quelques clics à l’aide du CRM en mode Saas : INES. Toutes les données restent aussi consignées dans le tableur de collectes ce qui permet aussi d’avoir une base intéressante à exploiter par la suite.


 

  1. Gérer des réservations. Toujours chez RIDE ON LILLE, nous avons mis en place un deal avec Groupon. Plusieurs dizaines d’internautes ont pu acheter des cours de roller particulier. Pour gérer efficacement ce flux important de réservation, notre équipe a mis simplement en place un formulaire d’inscription comportant les champs nécessaires et codes de réservation. A l’aide des filtres du tableur et des agendas superposés de tous nos moniteurs de roller ainsi qu’un répondeur sur la messagerie, nous avons pu rapidement organiser les sessions de cours et accueillir plus d’une centaine de participants en un minimum d’effort. Nous avons divisé par 10 le temps de travail administratif avec cet outil.

 

  1. Organiser un événement. Dans l’asso de roller, nous organisons régulièrement des sorties, des soirées, des repas, des barbecues (Effectivement, quand il ne pleut pas à Lille…). Le système précédent n’était pas efficace : des feuilles de papier qui circulaient et se perdaient… Aujourd’hui, pour chaque événement, nous lançons un formulaire Google. Les données sont automatiquement collectées dans le tableur et le champ email permet d’un clic de relancer les inscrits quelques jours avant. Le temps gagné avec cet outil est considérable ! Dans les entreprises, l’organisation de réunions de lancement de produits ou d’événements est chose courante. Pensez au Google formulaire pour organiser votre prochain arbre de Noël, par exemple.

 

  1. De la collecte de données. Besoin de collecter rapidement des données, l’outil répond également à ce besoin courant. Encore un petit exemple dans l’association de roller que je dirige : les staffeurs qui encadrent les randonnées usent considérablement leurs roues et les animateurs de l’école de roller portent une tenue vestimentaire. Pour récupérer sans le moindre effort les tailles et dureté des roues et tailles des bénévoles, la création et diffusion d’un formulaire prend juste 5 minutes pour une centaine de bénévoles.


 

  1. Gérer le support. Besoin d’une assistance ? Un service hotline peut très bien utiliser les formulaires pour permettre aux usagers de recenser les pannes, bugs et demande d’intervention. L’utilisateur remplit le formulaire en ligne ou sur un site internet/intranet et le support peut visualiser les questions ou réponses aux champs à remplir. Le tableur de collecte des résultats peut aussi se compléter de quelques colonnes pour assurer le suivi.

 

  1. Demande de matériel. Besoin de réserver du matos auprès d’un service ? La demande peut également s’effectuer par le biais de ce formulaire.

 

  1. Recruter du personnel. Toujours chez ROL, le recrutement fait partie de mes missions. Pas moins de 200 candidats postulent chaque année sur des postes d’éducateur sportif, secrétariat, communication, etc. Afin de gagner considérablement du temps, j’ai mis en place un formulaire avec une trentaine de questions ce qui permet ensuite avec des filtres et des fonctions de trier rapidement et de faire ressortir extrêmement vite les bons candidats dans un tableau comportant plusieurs dizaines de candidatures.

Autre exemple : une usine de fabrication de produits en conserves embauchent un millier d’intervenants pour une campagne de plusieurs mois. Plutôt que de remplir des formulaires papier qui vont prendre un temps considérable au service RH a être analysé, traité, saisi, quoi de plus simple que de mettre sur un site dédié au recrutement ce formulaire pour que les saisonniers puissent injecter toutes les données les concernant pour postuler. Ce tableau pourra ensuite servir de base de données par les services concernés. Les personnes n’ayant pas internet continuent à remplir le formulaire papier qui comprend les mêmes questions que le formulaire web et le service RH s’occupe ensuite de la saisie sur l’interface web.

 

  1. Réserver un taxi. Les assistantes de département des multinationales sollicitent souvent l’accueil pour gérer les taxis. L’idée est simple : l’assistante remplit le formulaire et l’accueil reçoit automatiquement une alerte, complète quelques champs supplémentaires et confirme la réservation auprès de l’assistante par email. Un gain de temps et une traçabilité de toutes les demandes qui permettra ensuite de sortir des statistiques.

 

  1. Un quizz. Très pratique dans le monde de l’éducation, de la formation. Les internautes remplissent un formulaire avec une succession de questions à choix multiples : le fameux QCM ! Avec un petit script offert par Romain VIALARD, l’internaute pourra même recevoir instantanément dans sa boîte de messagerie sa note et le corrigé tandis que le formateur ou prof pourra avoir la note de l’élève dans un tableau automatiquement. Génial non, même plus besoin de corriger les copies et d’attendre les résultats…

 

la vidéo de ce Google Apps Script sur les formulaires :

 

 

3 limites pour les formulaires (Google si tu me lis, améliore vite cela….) :

 

  • La non possibilité de faire un formulaire à la charte graphique de l’entreprise, c’est assez aberrant et la nouvelle version des formulaires sorties en mars 2013 ne prévoit plus que 19 thèmes au lieu de 97 ! Une déception que de ne même pas pouvoir mettre un logo.

  • L’internaute en dehors d’un domaine Google Apps for Business peut remplir plusieurs fois le formulaire, pour des enquêtes de satisfaction, les résultats peuvent donc être faussés.

  • Pas de possiblité pour l’internaute de joindre un fichier à une question (une image, un doc…). Dans certains cas comme le support ou le recrutement, cela serait vraiment pratique..

 

Et vous, utilisez-vous les formulaires Google ? Avez vous pensé à d’autres usages ou d’autres limites ?

 

Et si vous remplissez ce petit formulaire ?

 

 

 

Consulter les résultats dans ce tableur Google.

 

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A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

42 commentaires

  • Bonjour
    Vous écrivez dans votre article http://thierryvanoffe.com/google-formulaire-10-cas-usages/ « L’internaute en dehors d’un domaine Google Apps for Business peut remplir plusieurs fois le formulaire, pour des enquêtes de satisfaction, les résultats peuvent donc être faussés. »
    Je viens de me créer un compte pro à l’essai, mais je ne vois pas d’option qui me permette « ne soumettre qu’une fois » ou similaire. Le but est en effet de faire une enquête de satisfaction.
    Pourriez-vous m’éclairer ? Comment accéder à cette option?
    Merci!
    Etienne

  • Bonjour,
    J’aurais 2 petites questions:
    Je suis formatrice DPC pour les professionnels de santé.
    Pour ce, ils doivent remplir une évaluation E1 avant la formation et E3 après.
    1. J’ai envoyé le questionnaire pour 2 sessions successives et je souhaiterais ressortir un résumé des réponses que pour une partie des stagiaires.
    2. Certains n’arrivent pas à remplir sur info et je souhaiterais transformer le questionnaire papier sur ggogle doc, mais comment faire?
    3. Comment se fait-il qu’il y a plus de réponses affichées que de personnes qui ont répondu?
    Que de questions.
    Merci pour tout.
    Anne-Sylvie

  • Bonjour
    Je suis formatrice et j’aimerais savoir à quel script de Romain Vialard vous faites référence pour créer un quizz. En recherchant sur internet, j’ai trouvé son site mais je ne parviens pas à identifier le script correct.
    Ce serait vraiment génial.
    D’avance merci 🙂
    Carole

      • Wow! Merci beaucoup Thierry. Je n’avais aucune idée de comment faire et ça va me faire gagner un temps énorme. Je découvre les google apps et c’est vraiment génial.
        Bon weekend à toi et j’ai hâte de lire tes futurs articles 🙂

        • Saurais-tu par hasard comment forcer le retour à la ligne dans un formulaire Google ? Je souhaite envoyer une enquête de satisfaction à mes stagiaires par email et, pour une des questions, il y a 3 petits paragraphes. Impossible d’aller à la ligne même en essayant plusieurs combinaisons à base de alt gr, ctrl, etc. Du coup, le texte de la question est un pavé illisible…

          Cette fonction est automatique dans les champs description mais pas pour les questions, dommage. Pour info, j’utilise l’ancienne version de google form qui permet de vraiment personnaliser son thème.

          Je cherche la réponse depuis plusieurs jours et suis preneuse de toute suggestion

          Merci encore 🙂

          • Carole as tu trouvé ? Sinon faire une image que tu insères au dessus de ta question…. Google dessins peut suffire en principe dans le drive de google.

  • non Thierry, je n’ai pas trouvé 🙁 Du coup, le sondage est en stand-by hélas. Dans la question, il y a une question et un exemple. Il faut que je revienne à la ligne 2 fois.
    Je viens d’essayer d’insérer une image comme tu le proposes mais elle s’insère automatiquement à la fin du texte et pas à l’endroit du point d’insertion.

  • Bjr,

    Je tente de lier le formulaire de récolte de donnée client via google forms et je souhaiterai le synchroniser à mon logiciel de caisse en ligne.
    concretement, lorsque le client complète ses données via le formulaire en ligne, je souhaiterai que ceux-ci s’ajoute à ma lite client de mon programme de caisse. en somme le client crée lui même sa fiche client.

    Merci

  • Salut Thierry ,

    Je viens d’arriver et je pense que la liste des autres articles de blog en dessous n’est pas utile sauf si je me montre que tu as beaucoup de clics dessus.
    Ma question est simple.
    Existe-il un moyen d’avoir un gestion de formulaire Google Form ?
    J’ai plus d’une 20 taine de formulaires et je commence à m’y perdre .
    Je pense à :
    – une sorte de Méta formulaire qui me donnerait accès aux autres formulaires q
    – une représentation graphique disponible dans un répertoire avec des icones .
    – une interface Web avec des Icones de type Iphone avec les formulaires disponibles.

    Merci ,

    PS: En t’écrivant , ça m’a donné des idées.

  • Bonjour,
    J’ai fait un questionnaire sur Google Forms avec des questions conditionnelles (questions qui s’affichent selon des réponses données à des questions précédentes). Ça fonctionne très bien si on l’ouvre sur un ordi, mais pas du tout si on l’ouvre avec un smartphone.
    Vu que mon questionnaire est destiné à des étudiants, il est nécessaire que ça fonctionne avec les smartphones.
    Y a-t’il une action que je n’ai pas faite ?
    Un grand merci.
    Héléna

  • Bonjour Thierry,

    Je souhaite mettre un tableau dans mon formulaire google pour collecter des données.
    Il ne peut pas s’agir d’un lien vers un fichier type Excel google docs en partage car chaque réponse des sondés doit rester confidentielle.
    Dans le forum de google, il est dit qu’il n’est possible de faire que des « grid » avec des « radio buttons » (type êtes vous satisfait, très satisfait etc.) et non pas de demander des chiffres ou des textes à renseigner dans les cellules du tableau.
    https://productforums.google.com/forum/#!topic/docs/2HFVKlsn2rQ
    je pensais donc utiliser Lime survey qui permet ce type de tableau dans un formulaire. Qu’en penses-tu?
    Merci beaucoup,

  • Bonjour Thierry, merci pour vos infos et réponses ! Je souhaites pour ma part créer un sondage à l’aide de Google forms mais je souhaite pouvoir fournir aux gens après leur réponse à une question, la statistique de réponse sur cette question (par exemple à une question oui/non, combien de gens ont répondu oui et combien non en %), de manière à intéresser les sondés. Connaissez vous le moyen d’effectuer cela question par question ou même à la fin au moyen d’un document récapitulatif s’il vous plait ?
    Cordialement,
    Maxime

  • Bonjour,

    Nous avons réalisé un questionnaire pour nos prospects cependant nous ne recevons aucun retour, même avec les tests que l’on envoie…

    Il y a peut être une réglage à faire ?

    Merci,
    Morgane

  • Bonjour,
    J’aurais petite question à vous poser.
    Je suis doctorante à l’UBP en 3eme année de thèse.
    Pour ce, j’ai travaillé avec des commentaires sur google drive, ou les étudiants ont partagé des commentaires sur des documents. Comment je peux les récoltées pour les analyser?
    Merci pour tout.
    ZC

  • Bonjour Thierry,
    Je travaille dans le communication et j’ai un besoin assez urgent (^^) :
    Je recherche désespérément comment créer une question où l’on peut classer les réponses par ordre de priorité ? (Par exemple: avoir une petite case en face de mes réponses où l’on peut ajouter un numéro par exemple où pouvoir faire glisser les réponses pour les ranger)
    Peut-être il y a t il une extension, un module qui propose ceci ?
    En vous remerciant par avance pour votre aide
    Cdlt
    ESB

  • Bonjour Thierry,
    Je recherche une solution (script ou autre) pour me permettre d’envoyer automatiquement par mail un formulaire google lorsqu’un événement crée dans l’agenda google se termine.
    Merci d’avance de votre réponse, Olivier.

  • Bonjour Thierry,

    Nous utilisons une version pro de Gmail avec donc une adresse email (gmail) pauline@monentreprise.com,

    J’ai crée mon formulaire, jusque la tout va bien, mais dès que je veux le rendre semi publique (que les personnes puissent répondre sans se connecter à Gmail et toute personne ayant le lien) bah ça ne fonctionne pas.

    Je me demande si d’une part je fais les choses bien,
    et si d’autre part, ce n’est pas les restrictions faites par mon employeur qui bloque le truc.

    La seule solution que j’ai trouvé serait de refaire mon formulaire sur une adresse Gmail perso, parce que même si je change de propriétaire cela ne fonctionne pas…

    J’ai pas envie de tout recommencer :/

    Help me please.

    • Salut juste une case à décocher dans les paramètres, elle est activée par défaut.
      En la décochant, cela autorise les personnes extérieures au domaine à remplir le doc.
      Si besoin d’une session de formation d’une heure à distance pour votre entreprise, faites moi signe.
      Merci

  • Bonjour Thierry,

    J’ai créé un questionnaire via Google Forms fin septembre et j’ai eu pas mal de réponses.
    Etant donné que je dois travailler sur autre chose tout le mois d’octobre je ne pourrai analyser les réponses de mon questionnaire.

    Pouvez-vous me dire si je peux laisser encore « ouvert » mon questionnaire aux internautes ?
    Si oui pendant combien de temps ?

    Je dois rendre ma thèse début décembre, j’aurais donc besoins des analyses des réponses jusqu’à fin novembre au moins…

    Merci d’avance pour votre réponse.

    Camille

  • Bonjour Thierry,

    merci pour l’article.
    Sauriez-vous par hasard si l’ancienne version de Google Form a une date de fin de validité ? L’utilisant également, je ne voudrais pas perdre toutes mes données…

    Merci !

  • Bonjour Thierry,

    je suis en train de faire une enquête auprès des parents d’élèves de l’établissement de mes enfants (il y en a 450).
    Visiblement, je me heurte à un problème lié au nombre de questionnaires administrés. A partir du second envoi dans la même journée (j’avais fractionné l’ensemble des 450 en sous-groupe car j’anticipait un problème de limite du nombre d’envoi de questionnaires), les questionnaires ne sont plus envoyés, et un message s’affiche m’avertissant en gros que j’ai atteint la limite du nombre d’envoi de questionnaire et que je suis bloqué durant 24 heures… Cela m’étonne un peu d’être bloqué sur des si petites séries (j’en suis à 50…).
    Est-ce que vous auriez un conseil?
    Merci
    Nicolas

  • Bonjour Thierry,

    j’utilise Google Form depuis peu dans le cadre de mon travail, mais je n’ai pas trouvé le moyen de résumer les réponses pour en avoir la synthèse: en ligne, je les vois bien résumées, mais dès que je veux imprimer cela se fait par réponse individuelle!

    Est-ce qu’il existe un moyen d’obtenir le résumé des réponses tel qu’on les voit en ligne?

    Merci d’avance!

    Sophie

  • Bonjour Thierry,

    Merci pour cet article fort utile ! J’aimerais savoir s’il est possible de gérer des réservations limitées ( par ex : 40 places disponibles, qui se décomptent au fur et à mesure que les formulaires se remplissent ? ) ?

    Merci d’avance pour votre aide

    Bien à vous,

    Florent

  • Bonjour,
    J’ai un dossier Drive partagé en lecture avec mes élèves. Je souhaiterais y stocker des raccourcis (notamment vers des GoogleForms) sous forme de fichiers cliquables. Or, j’ai remarqué que de tels fichiers cliquables ne sont pas acceptés en tant que tels.
    Merci de m’informer sur une éventuelle solution.

    Cordialement
    B.BORT
    Bernardbort@gmail.com

  • Bonjour Pouvons nous modéliser nos graphiques ou est ce google qui modélise en automatique les graphiques?
    Si nous pouvons les modéliser, comment le faire? Merci

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