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Les mails ne sont (presque) JAMAIS urgents : reprenez le contrôle de votre temps

Ah, les emails ! Ce doux mélange entre outil indispensable et source inépuisable de distraction. Combien de fois avez-vous interrompu une tâche importante pour vérifier cette fameuse notification ? Aujourd’hui, on vous propose de reprendre le […]

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Rédigé par Stéphane TAILLET - il y a 2 mois et modifié le 16/08/2024 à 15:53

Ce que vous allez découvrir

  • Pourquoi les mails paraissent toujours urgents ?
  • Des statistiques qui parlent d'elles-mêmes
  • Les impacts des interruptions constantes
  • Exemples concrets : quand l'urgence n'est qu'une illusion
  • Des solutions pour mieux gérer vos emails
  • Reprenez le contrôle de votre boîte de réception

Les mails ne sont (presque) JAMAIS urgents : reprenez le contrôle de votre temps

Ah, les emails ! Ce doux mélange entre outil indispensable et source inépuisable de distraction. Combien de fois avez-vous interrompu une tâche importante pour vérifier cette fameuse notification ? Aujourd’hui, on vous propose de reprendre le contrôle de votre temps avec une vérité surprenante : les mails ne sont (presque) JAMAIS urgents.

Gif de mails

Pourquoi les mails paraissent toujours urgents ?

La première question à se poser est : pourquoi ressentons-nous cette urgence constante de vérifier nos mails ? En réalité, ce sentiment est souvent lié à une habitude ancrée et à une pression sociale implicite. On s’attend à ce que vous répondiez rapidement, et cette attente crée un stress inutile.

Des statistiques qui parlent d’elles-mêmes

Pour ceux qui aiment les chiffres (et qui veulent des preuves solides pour ignorer leur boîte de réception pendant une réunion), voici quelques statistiques intéressantes :

  • 82 % des emails ne nécessitent pas de réponse immédiate. Une étude de McKinsey a montré que la plupart des emails peuvent attendre quelques heures sans que cela n’affecte votre travail ou celui de vos collègues.
  • 25 % du temps de travail est consacré à la gestion des emails. D’après une enquête de l’International Data Corporation, un quart de notre journée de travail est passée à lire et répondre à des emails. Imaginez tout ce que vous pourriez accomplir avec ce temps !
  • 70 % des employés vérifient leurs emails en dehors des heures de bureau. Selon une étude d’Adobe, cette habitude contribue à l’épuisement professionnel et à une mauvaise qualité de vie.

Les impacts des interruptions constantes

Chaque fois que vous êtes interrompu(e) par un email, votre cerveau met en moyenne 23 minutes pour retrouver sa concentration initiale. Ce phénomène, connu sous le nom de « coût de commutation », est l’un des principaux responsables de la baisse de productivité. Alors, la prochaine fois que vous entendez cette notification, rappelez-vous que l’impact sur votre travail est bien plus important que l’email lui-même.

Exemples concrets : quand l’urgence n’est qu’une illusion

Prenons quelques exemples concrets pour illustrer le caractère faussement urgent des emails :

  • vous êtes en pleine réunion stratégique quand votre téléphone vibre. Un email de votre collègue : « As-tu vu le dernier rapport de vente ? On en parle après le déjeuner ? » Pas besoin d’interrompre la réunion pour ça. La réponse peut attendre ;
  • en pleine rédaction d’un document important, une notification : « URGENT : réunion demain à 15h ». En vérifiant l’email, vous réalisez que cette information est déjà notée dans votre calendrier partagé. L’email n’a donc rien d’urgent ;
  • vous travaillez sur une présentation pour un client et recevez un email de votre manager : « Peux-tu me donner ton avis sur ce document d’ici la fin de la semaine ? » Il est mardi matin, vous avez amplement le temps de répondre plus tard.

Ces exemples montrent que la plupart des emails peuvent attendre un moment plus approprié. En retardant leur traitement, vous évitez de perturber votre concentration et augmentez votre productivité.

Des solutions pour mieux gérer vos emails

Maintenant que nous avons établi que la plupart des emails ne sont pas urgents, comment pouvons-nous mieux gérer notre boîte de réception ?

  1. désactivez les notifications : c’est simple mais efficace. En désactivant les notifications, vous pouvez choisir des moments précis pour consulter vos emails plutôt que d’être constamment interrompu.
  2. définissez des plages horaires pour lire vos emails : par exemple, consacrez 30 minutes le matin et 30 minutes en fin de journée à cette tâche. Cela permet de rester concentré le reste du temps sur des tâches plus importantes.
  3. utilisez les outils de gestion de mails de Google Workspace : Gmail offre des fonctionnalités comme les libellés, les filtres et les réponses automatiques pour vous aider à trier et prioriser vos emails efficacement. N’hésitez pas à explorer ces outils pour gagner du temps !
  4. formez-vous à la gestion des emails : oui, cela existe ! Des formations spécialisées, comme celles proposées par Numericoach, peuvent vous aider à adopter les meilleures pratiques pour gérer vos emails et optimiser votre temps de travail.

Reprenez le contrôle de votre boîte de réception

Adopter de nouvelles habitudes demande du temps et de la persévérance.

Cependant, les bénéfices sont immenses : une meilleure concentration, une productivité accrue et, surtout, moins de stress.

Prenez quelques minutes pour réfléchir à la façon dont vous gérez actuellement vos emails et comment vous pouvez améliorer ce processus.

Pour aller plus loin, découvrez nos autres articles sur la gestion du temps et les outils Google Workspace sur notre blog.
Vous avez des questions ou besoin d’un accompagnement personnalisé ? Prenez rendez-vous avec notre équipe Numericoach !

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Rédacteur

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Stéphane TAILLET

Stéphane est formateur et auteur spécialisé dans l’écosystème Google Workspace et Google Cloud Platform (Looker Studio, Big Query, AppSheet), ainsi qu’en d'autres outils numériques. En tant que formateur, il guide ses apprenants à travers des méthodologies avancées et des astuces de productivité, notamment sur Gmail, Drive et Agenda, tout en partageant son expertise en data visualisation et en automatisation. Passionné par la pédagogie, Stéphane crée également des articles de blog où il simplifie les concepts complexes et explore les innovations en IA avec des outils comme ChatGPT et Gemini for Workspace. Il accompagne ainsi ses lecteurs et ses apprenants dans l’optimisation de leurs pratiques numériques, rendant accessible chaque sujet avec clarté, efficacité et enthousiasme.

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