Et si on passait définitivement à Google dans la Fonction Publique ? (Partie 3)

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GMail, check. Drive et ses adjudants Docs et Sheets, check. Ma plume, check. Parfait, on va pouvoir continuer et finir notre belle balade, toi et moi, dans ce beau paysage qu’est GSuite. Non je ne parle pas de toi là derrière ton écran ou ton téléphone intelligent, je ne me permettrais pas, voyons. Nous devenons certes familiers, et ce depuis nos dernières aventures, mais non, quand même. Je parlais de toi, la Fonction Publique avec un grand FP. Et de moi (un beau surfeur australien), un convaincant convaincu administrateur du convaincant GSuite. Je finis de vous convaincre ? Allez, posez tout, éteignez cette maudite télévision (de toute façon il n’y a rien à cette heure là) et laissez moi finir de vous convaincre.

Lors du précédent épisode, on avait exploré le Drive et ses catacombes, riches d’une multitude de fonctionnalités qu’il faut sans cesse explorer (et utiliser) afin d’en tirer le meilleur. Tiens, on va faire une belle transition entre le tome 2 et l’actuel tome 3 avec un petit cas d’usage des familles. Mais, si vous allez voir, ce n’est pas ennuyant. J’ai un élu (ou un dirigeant) qui souhaite sonder la population sur un thème précis (ou ses clients futurs ou actuels) en effectuant une prise de température ou autrement dit un questionnaire. Il a raison le monsieur (ou la dame pardonnez-moi), il faut toujours se mouiller la nuque avant de se jeter dans le grand bain. Cela peut être dangereux. Cela tombe parfaitement, j’ai dans ma palette GSuite, une application d’un mauve éclatant dénommée Google Forms. Je vais être franc comme je le suis toujours avec vous. Cette application est juste d’une simplicité et d’une richesse à peine imaginable. Pour ceux qui connaissent, j’utilisais dans une autre vie, le logiciel “Sphinx” qui était vraiment et totalement lunaire. Même un champignon hallucinogène aurait eu des vertiges en voyant et surtout en utilisant cette usine à gaz. Mais retournons à nos moutons. Je réalise donc simplement sur Forms un questionnaire que je peux très facilement customiser : à savoir le thème, la couleur, mettre une image …etc. Ensuite je choisi mon type de question : ouverte ou fermée avec de nombreuses possibilités (paragraphe court ou long, une date, choix multiples, listes déroulantes…..). On peut rendre la question obligatoire et même la dupliquer si vous n’avez pas forcément le temps et/ou la motivation. Voilà, après avoir enchaîné mes questions, nous avons là un beau questionnaire,  Mon Dieu que tu es beau mon fils….Et mais minute Sylvain, tu as oublié de préciser que tu étais en back office ici ! Pour visualiser le rendu de votre travail, vous avez un œil qui vous observe en haut à droite de la page. Pas mal non ? attendez, j’ai même pas passé la deuxième. 

Après avoir fait valider à la Terre entière notre beau questionnaire, de votre élu référent en passant par Emmanuel Macron et en finissant par Yann Arthus-Bertrand (réchauffement climatique oblige) vous pouvez enfin le partager. Je pense que vous aurez remarqué le GROS bouton “envoyer” en haut à droite. Dans le cas contraire, il faut aller consulter un spécialiste, rapidement. Ici trois choix, je l’envoie directement par mail et/ou je partage sur les réseaux sociaux (et oui c’est un questionnaire donc là oui c’est utile), j’obtiens le lien de partage, je l’intègre directement à un site. Encore mieux non ? Je vous conseille par contre d’aller jeter un coup d’oeil dans les paramètres selon vos besoins et directives. Je ne vais pas commencer à tout vous lister, sinon nous allons devoir rester un peu plus longtemps ensemble vous et moi. 

 

Super Sylvain, c’est top ton truc, c’est beau, ça sent le sable chaud. Mais après ? et bien allons plus loin. Déjà, je ne sais pas si vous avez remarqué mais vous avez à l’intérieur de votre page deux onglets: un qui s’appelle “questions” et l’autre “réponses”. Je remarque qu’au fur et à mesure des réponses de mes interlocuteurs, j’ai un tableau de bord interactif qui se crée dans le fameux onglet “réponses”. Ensuite? J’enfile mon costume de prestidigitateur. Attendez, je mets mon chapeau …arghf… mes gants et hop je suis prêt. Je vais vous présenter un tour incroyable de simplicité et de rapidité. Abracadabra, je clique avec ma souris magique sur le symbole Sheets en haut à droite et hop, un tableur s’affiche avec les résultats EN TEMPS RÉEL de mon enquête qui vient de se créer. Petite question avant le final tant attendu : Vous vous rappelez de la fonction “Explorer” dans mon tome 2 ? je sélectionne ma donc ma data et hop le tour est joué. En seulement quelques minutes, j’ai mes résultats, mes ratios et mes schémas. Une symphonie de simplicité, un opéra de rapidité, une mélodie  d’efficacité. Ne reste plus que l’essentiel : votre analyse. Non! Mais vous vouliez quoi aussi? Que Google vous le fasse ? Souvenez-vous que votre intelligence n’est pas artificielle!

Je voudrais aussi clôturer ce voyage dans GSuite pour vous, mes chers amis, en évoquant brièvement mais concrètement, la Console d’Administrateur. Oui, car, quand vous êtes aux commandes comme moi d’un navire avec des passagers à bord, il faut bien aller de temps en temps en salle des machines. Pour moi qui n’était pas du tout “du métier” au départ, je dois bien avouer qu’avec le recul, c’est une franche réussite surtout depuis quelques mois. En effet, une refonte par users a été opérée, c’est à dire que si je tape dans ma barre de recherche le nom de l’un de mes collaborateurs, j’ai tout de tout sur lui. Les autorisations, les paramètres classiques mais surtout, j’ai désormais la gestion de sa flotte mobile intégrée à son profil. Et là, on souffle ! Avant, pour approuver un terminal mobile, c’était quand même un sacré labyrinthe où il fallait jongler entre les anciens appareils d’un côté et les appareils approuvés de l’autre. Aspirine, où es-tu ? Merci Google d’avoir pensé à nous et d’avoir rationalisé et regroupé le tout. C’est vraiment sympa de ta part. J’aurais l’occasion dans de futurs articles de vous faire un petit ressenti complet de celle-ci.

 

On fait le bilan calmement ? GSuite est devenu le couteau suisse de ma vie professionnelle. De nos vies professionnelles et j’espère de la vôtre. Oui, ce n’est pas parce que tu es fonctionnaire, que tu ne pourrais pas bénéficier de cette intelligence, de cette puissance et de cette simplicité. Google est trop souvent vu à tort comme le grand méchant loup. A croire que les autres fournisseurs et notamment “le Pionnier” sont des anges du bienfait et surtout le Graal de la bureautique en général. Mesdames et Messieurs, ouvrez bien vos yeux et vos oreilles : GSuite est devenue pour moi la référence, n’en déplaise à certains! Il est temps de s’ouvrir et de découvrir des outils que vous ne retrouverez nulle part ailleurs et qui vous seront bénéfiques. A plus d’un titre !

 

A votre humble service. Heartily. 


Sylvain

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Sylvain TORCHOT

Sylvain TORCHOT

Responsable IT et réseaux dans plusieurs collectivités territoriales et également administrateur G Suite. Conteur d'aventures googliennes.

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