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Youtube Google Sites : l’application la plus puissante de Google Workspace que vous n’avez (peut-être) encore jamais utilisée
En explorant les applications principales de Google Workspace, ou en organisant vos documents dans Google Drive, vous pourriez tomber sur un véritable trésor caché : Google Sites ! Voyons d’abord les points forts des applications […]
Ce que vous allez découvrir
- Utiliser Google Sites pour les équipes : un outil puissant pour les RH, l'IT et la gestion de projets
- Conclusion
Google Sites : l’application la plus puissante de Google Workspace que vous n’avez (peut-être) encore jamais utilisée
En explorant les applications principales de Google Workspace, ou en organisant vos documents dans Google Drive, vous pourriez tomber sur un véritable trésor caché : Google Sites !
Voyons d’abord les points forts des applications les plus connues de Workspace :
- Google Chat est votre outil de communication dynamique.
- Google Drive est la référence pour la gestion documentaire.
- AppSheet vous permet de créer des applications et automatisations sans coder.
- Et Google Sites ? C’est ce qui rassemble tout cela sous un même toit.
Utiliser Google Sites pour les équipes : un outil puissant pour les RH, l’IT et la gestion de projets
Google Sites est devenu une plateforme extrêmement efficace pour construire des sites internes collaboratifs adaptés aux besoins des entreprises. Intégré à l’écosystème Google Workspace, il aide les équipes à rester alignées, gérer leurs projets, et partager des informations critiques entre services. Sa simplicité d’utilisation et son intégration parfaite avec les outils de productivité Google en font une solution incontournable pour la gestion de projets, les RH et les services informatiques.
Dans cet article, découvrons comment Google Sites peut être utilisé en entreprise, en mettant l’accent sur ses usages pour la gestion de projets d’équipe, les ressources humaines et l’IT. Nous verrons également comment il peut devenir un véritable intranet.
1. Google Sites pour la gestion de projets d’équipe
Google Sites permet aux équipes de créer des espaces projets collaboratifs où centraliser tâches, ressources et mises à jour.
Tableaux de bord de projets
Les équipes peuvent créer des tableaux de bord personnalisés pour suivre en temps réel l’avancement des projets. Il est possible d’intégrer des Google Sheets pour visualiser les délais, les livrables et les statuts, ou encore des Google Docs pour la planification, ainsi que des Calendriers pour les dates importantes.
Gestion des tâches et des flux de travail
Bien que Google Sites ne soit pas un gestionnaire de tâches à proprement parler, il excelle pour organiser et relier des outils de suivi comme Google Tasks, Sheets ou même Asana. Il permet de présenter les workflows, assigner des responsabilités et partager la documentation dans une structure visuelle claire.
Collaboration d’équipe
Google Sites prend en charge l’édition collaborative en temps réel et les commentaires, avec des ressources intégrées (Docs, Slides, Forms) accessibles directement. La gestion des accès garantit que chacun voit exactement ce qui lui est destiné.
2. Google Sites pour les Ressources Humaines (RH)
Les départements RH tirent grand parti de la clarté et de la structure offertes par Google Sites pour la communication interne, la documentation et l’onboarding.
Onboarding des nouveaux employés
Les RH peuvent créer des portails d’accueil personnalisés avec des messages de bienvenue, listes de contrôle, vidéos de formation et formulaires intégrés depuis Drive. Une expérience d’intégration cohérente et facilement actualisable.
Annuaire du personnel
Un annuaire interne construit dans Google Sites, connecté à un Google Sheet ou à l’API Directory, permet un accès rapide aux informations des employés, aux organigrammes et aux coordonnées, avec des mises à jour instantanées.
Gestion des politiques et des documents
Google Sites devient un centre de ressources unique pour les politiques d’entreprise, les informations sur les avantages sociaux et autres documents RH. Les liens vers Google Docs et PDF garantissent l’accès à la version la plus récente.
3. Google Sites pour les équipes IT
Pour les services informatiques, Google Sites est une plateforme légère mais puissante pour documenter, suivre et partager des informations technologiques essentielles.
Base de connaissances IT
Créer un wiki interne avec des guides pratiques, des FAQ, des documentations logicielles, etc. L’ajout d’images, de vidéos ou de schémas rend les concepts techniques plus accessibles et facilite la recherche.
Gestion des incidents
Google Sites peut servir de portail pour le suivi et le reporting des incidents systèmes. L’intégration avec Google Forms et Sheets permet un suivi fluide des tickets et des mises à jour en temps réel.
Documentation de projets IT
Lors du déploiement de nouveaux outils ou de modifications d’infrastructure, tout le projet peut être documenté sur un site Google Sites centralisé.
4. Google Sites comme intranet ou wiki
Le véritable atout de Google Sites réside dans sa capacité à devenir un hub interne facile à gérer.
Intranet
Google Sites est idéal pour créer un intranet d’entreprise léger. Les mises à jour RH, les annonces, les messages de la direction et les ressources des employés peuvent être regroupés dans un espace unique et navigable, personnalisé par votre marque.
Wiki d’entreprise
Un wiki d’entreprise intégré à Google Sites permet aux équipes de documenter les procédures, les directives, les FAQ et les connaissances des équipes. L’éditeur intuitif par glisser-déposer facilite la contribution de tous les membres de l’entreprise, contribuant ainsi à l’instauration d’une solide culture de partage des connaissances.
5. L’intégration parfaite avec Google Workspace
L’une des forces majeures de Google Sites est son intégration profonde avec Google Workspace.
Vous pouvez intégrer Docs, Sheets, Slides, Forms et Calendriers directement dans vos sites. Toute modification dans les documents intégrés est automatiquement reflétée sur le site, sans mise à jour manuelle.
De plus, les contrôles d’accès suivent les permissions Google Workspace habituelles, assurant sécurité et collaboration fluide.
6. Gagnez du temps grâce aux modèles de Sites
Pour plus d’efficacité et de cohérence, utilisez des modèles de Google Sites.
Avantages des modèles :
- Installation rapide : démarrez avec des structures prêtes à l’emploi.
- Uniformité : maintenez une identité visuelle harmonieuse entre les départements.
- Bonnes pratiques intégrées : les modèles intègrent des rappels ou instructions pour guider les utilisateurs.
- Évolutivité : facile à dupliquer pour de nouveaux projets ou équipes.
Nos développeurs sont prêts à vous accompagner dans le développement de votre intranet en anglais et en français. Nous avons récemment collaboré avec Kirksville Web Design pour vous proposer les meilleurs modèles et des conseils Google Sites.
Découvrez notamment le travail de Kirksville Web Design pour l’inspiration. N’hésitez pas à jeter un coup d’œil à son application MarketPlace.
Conclusion
Google Sites est bien plus qu’un simple outil de création de sites web : c’est une plateforme puissante et flexible qui transforme la gestion de la communication interne, de la collaboration et de la documentation des entreprises. Des plateformes de projets et portails RH aux bases de connaissances informatiques et wikis de service, Google Sites offre la simplicité et l’intégration dont les équipes d’aujourd’hui ont besoin pour rester cohérentes et efficaces.
Pour exploiter pleinement son potentiel :
- Optez pour un design d’intranet sur mesure qui reflète votre identité et améliore la navigation.
- Utilisez AppSheet pour ajouter des fonctionnalités dynamiques sans coder : gestion de demandes, suivi d’actifs, visualisation de données, etc.
- Adoptez les modèles préconçus pour accélérer les déploiements et assurer la cohérence.
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✍️ Rédigé par l’équipe Numericoach et Kyle Horst, développeur Google Sites chez Kirksville Web Design.
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Laurine est coach Google Workspace et Content Manager chez Numericoach. Spécialiste des techniques de productivité sur les outils Google Workspace, elle est aussi passionée et accompagne sur l’usage des Chromebooks et ChromeOS.
