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Allier sécurité et performance grâce au monitoring sur Google Workspace

Administrer une organisation sous Google Workspace, c’est faire face à de nombreux flux de données différents et un nombre important d’aspects de sécurité différents à prendre en compte. Pour bon nombre d’entre nous, il est […]

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Rédigé par Christopher Heintz - il y a 4 semaines

Ce que vous allez découvrir

  • Différents outils pour différents besoins
  • Finalement, quels outils puis-je utiliser ?
  • Conclusion

Allier sécurité et performance grâce au monitoring sur Google Workspace

Administrer une organisation sous Google Workspace, c’est faire face à de nombreux flux de données différents et un nombre important d’aspects de sécurité différents à prendre en compte. Pour bon nombre d’entre nous, il est impossible de prévenir tous les risques imaginables dans un environnement si vaste.

Dans cet article, nous allons découvrir les différents outils de monitoring et reporting disponibles sur Google Workspace. Ainsi, vous pourrez identifier des tendances et anomalies, et vous focaliser sur l’essentiel de votre sécurité. Vous êtes prêt ? C’est parti !

Différents outils pour différents besoins

Selon votre type de licence (plus ou moins avancé), vous disposerez de différents outils pour gérer votre monitoring sur Google Workspace. En passant par le centre d’alerte, le centre de sécurité ou encore l’adoption de vos utilisateurs aux outils Google, les enjeux sont divers mais tout aussi importants et intéressants.

Le centre d’alerte

Commençons par l’outil le plus basique : le centre d’alerte. Cet outil est disponible pour tous types de licence et vous permet d’être avertis lorsqu’une action que vous jugez anormale est exécutée dans votre organisation.

Pour accéder au centre d’alerte, suivez le cheminement suivant depuis la console d’administration Google :

Accéder au centre d'alertes dans la console admin de Google

Par défaut, vous y trouverez un certain nombre de règles et d’alertes définies par défaut. Bien sûr, il vous est possible de créer des règles personnalisées depuis le menu Règles se trouvant tout en bas du bandeau latéral.

Lorsque vous créez une règle, vous avez alors le choix parmi différents évènements journaux sur l’ensemble des applications Workspace. Vous avez notamment le choix entre Drive, Gmail, Agenda et bien plus encore.

Si votre règle est déclenchée, vous avez alors deux options : 

  • envoyer au centre d’alerte (que nous venons de voir) ;
  • envoyer un e-mail aux administrateurs.
Création de règles de centre d'alertes Google

Le centre de sécurité

Au-delà du centre d’alerte, il est parfois nécessaire de réaliser des analyses graphiques (visuelles) afin de repérer plus facilement les tendances à risque dans votre entreprise. Par exemple, y a-t-il eu un pic anormal de partage de fichiers vers l’extérieur ? Constatons-nous récemment beaucoup de connexions anormales aux comptes de l’entreprise ?

Le centre de sécurité est un outil répondant parfaitement à ce besoin. Disponible uniquement sur les licences Google Workspace Entreprise, il vous permet de personnaliser un tableau de bord de graphiques avec les informations que vous jugez pertinentes sur votre domaine.

Voici un bref aperçu : 

Tableau de bord du centre de sécurité de la console d'administration Googlr

Via la console, vous trouverez ce tableau de bord dans la rubrique Sécurité > Centre de sécurité > Tableau de bord.

Les reportings utilisateurs et applications

Pour compléter les éléments vus jusqu’ici, Google fournit à tous types de licences Google Workspace des rapports complets sur les utilisateurs et sur les applications. Par exemple, vous pouvez identifier et exporter facilement l’espace utilisé par chaque utilisateur sur Gmail et Drive ou encore l’utilisation de l’authentification à deux facteurs.

Bien sûr, afin d’obtenir des tendances toujours plus pertinentes, de nombreux filtrages sont disponibles : par unité organisationnelle, groupe, date ou encore par application.

Rapport utilisateur de la console d'administration Google

L’impact carbone des outils Google Workspace

Dans notre société actuelle où les infrastructures Cloud deviennent de plus en plus prisées, nous avons parfois tendance à oublier l’impact carbone de nos données stockées sur le Cloud. Dans un souci environnemental, vous avez peut-être déjà été amené à réaliser un bilan carbone et à mettre en place un plan correctif.

Saviez-vous que vous pouviez connaître le détail de votre empreinte carbone liée à Google Workspace ? En effet, depuis peu, Google vous offre un tableau de suivi complet de votre consommation. Une aubaine pour identifier les points à améliorer et suivre l’efficacité de vos plans d’action ! 

Pour accéder à ces données, rendez-vous simplement dans la console d’administration puis dans le volet Reporting > Empreinte carbone.

Rapport empreinte carbone Google

L’adoption à Google Workspace

Passer à Google Workspace, c’est engager des coûts pour booster l’efficacité, la productivité et la sécurité des équipes de son organisation. Pour certaines entreprises, l’adoption de ces nouveaux outils est un enjeu grandissant et un défi de tout instant.

Pour les bénéficiaires de licences Google Workspace Entreprise Plus, vous bénéficiez désormais d’un tableau de bord de suivi de l’adoption de vos utilisateurs à Google Workspace. Vous pouvez ainsi notamment vérifier si Gmail ou encore Google Sheets sont réellement utilisés.

Ces informations sont très précieuses afin de vous permettre de repérer les défaillances, comprendre les besoins profonds des utilisateurs et améliorer votre stratégie de changement. En parlant de changement, un article intéressant basé sur des études menées par Google a été publié sur la rubrique “Actualités” de Numericoach il y a peu. Si vous l’avez loupé, je vous conseille de prendre quelques minutes pour le consulter devant un café : le lien est juste ici !

Conduite du changement en entreprise - Article Numericoach.fr

Revenons à nos moutons : si vous souhaitez en savoir plus sur cet outil d’adoption 100 % Google, c’est par ici : https://support.google.com/a/answer/9140494?hl=fr

Finalement, quels outils puis-je utiliser ?

Si vous êtes arrivé(e) jusqu’ici, vous avez maintenant une vue d’ensemble des outils proposés par Google pour vous aider à mettre en place un monitoring efficace. Mais comment savoir lesquels sont à votre disposition selon votre type de licence ?

Afin de vous faciliter la tâche, nous vous proposons ce tableau comparatif pour les licences les plus utilisées (Business et Entreprise) : 

Business StarterBusiness StandardBusiness PlusEnterprise StandardEnterprise Plus
Centre d’alerte
Centre de sécurité
Rapports utilisateurs et applications
Empreinte carbone
Rapport d’adoption (Work Insights)

Bien sûr, si vous êtes dans un cas plus spécifique, nous restons disponibles pour vous aider !

Conclusion

Google fournit de très nombreux outils de monitoring et de reporting permettant de répondre aux besoins de tous types d’organisations. Grâce à ces outils, vous pouvez désormais facilement identifier les tendances et les actions à risques. Il ne vous reste alors plus qu’à mettre en place un plan d’action avec vos équipes IT ou projet et à en suivre l’efficacité via les tableaux de bord de votre console d’administration.

Si l’adoption est un sujet important et sur lequel vous avez besoin d’accompagnement, saviez-vous que Numericoach a lancé il y a quelques mois sa première plateforme d’adoption personnalisable aux couleurs de votre entreprise ? Des parcours d’apprentissage métiers en passant par les capsules vidéo courtes et l’obtention de divers badges et trophées, nous avons mis en commun tout notre savoir pédagogique pour vous aider !

Pour découvrir cette plateforme innovante et unique sur le marché, il vous suffit de nous contacter.

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Christopher HEINTZ

Formateur Google Workspace chez Numericoach

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