Numeriblog Google Workspace Google Sheets, le tableur surpuissant Améliorer sa productivité et gagner du temps avec Google Sheets

Améliorer sa productivité et gagner du temps avec Google Sheets

Nous le savons tous, le temps est précieux, et certaines tâches peuvent impacter notre quotidien par leur répétition ou leur côté chronophage.  De nombreux outils se targuent souvent de pouvoir nous aider à nous organiser, […]

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Rédigé par Rémi Duplé - il y a 1 mois

Ce que vous allez découvrir

  • Gestion de vos dépenses / notes de frais
  • Suivi de votre inventaire magasin
  • Gestion RH des demandes de congés
  • Le suivi de vos tâches
  • Pour aller plus loin

Améliorer sa productivité et gagner du temps avec Google Sheets

Nous le savons tous, le temps est précieux, et certaines tâches peuvent impacter notre quotidien par leur répétition ou leur côté chronophage. 

De nombreux outils se targuent souvent de pouvoir nous aider à nous organiser, mieux placer ces tâches, les traiter au moment opportun…

Mais dans le fond, elles sont toujours là, mieux gérées, mais toujours là.

C’est là que Google Sheets pourrait se révéler être notre meilleur allié, en nous aidant à remplacer certaines tâches courantes, et gagner en productivité/efficacité !

Je vais vous présenter quelques exemples concrets, que vous pourriez utiliser dans votre vie professionnelle/personnelle, 100 % Sheets, c’est parti 🚀 !

Gestion de vos dépenses / notes de frais

Si comme moi vous n’avez jamais réussi à adopter des applications mobiles de gestion des dépenses, mais que vous souhaitez quand même le faire sans que ça vous contraigne à tenir un petit livret des dépenses (qui devait se trouver là, mais en fait je crois que je l’ai bougé l’autre jour, mais où est-ce qu’il est ce livret…).

Google Sheets pourrait être votre sauveur !

En quelques minutes vous pouvez réaliser votre petit assistant de compte personnalisé, qui pourra gérer par exemple : 

  • Les libellés de vos dépenses,
  • Les catégories (Alimentaire/Transport/Abonnement, etc.),
  • Le montant ;
  • La date ;
  • etc.

Il vous suffira de créer quelques feuilles sur le tableur, une regroupant les dépenses, l’autre le compte rendu, et si vous le souhaitez un dernier vous permettant d’ajouter rapidement de nouvelles catégories !

Voici un exemple du petit livret que j’ai utilisé pendant quelque temps : 

Un fichier de suivi des dépenses avec Google Sheets

Si ce livret vous intéresse, nous vous le proposons en téléchargement directement en copiant le template !

Suivi de votre inventaire magasin

Vous êtes peut-être dans le cas où vous devez faire un suivi précis et quotidien/hebdomadaire de l’inventaire de votre magasin ?

Pour vous lancer dans la numérisation de tout ça, Google Sheets se révèle être une véritable petite pépite !

Exit la gestion laborieuse (et risquée) par papier, adopter Google Sheets pour ce genre de tâche pourrait vous faire économiser un temps précieux !

En passant à une gestion par tableur de votre inventaire vous allez en effet pouvoir :

  • Savoir en un coup d’oeil les articles qu’il va falloir bientôt réapprovisionner ;
  • Faire le pointage de votre stock par tablette / smartphone ;
  • Obtenir une tendance des articles les plus populaires ;
  • Estimer le coût de votre stock ;
  • Connecter votre Google Sheets à Looker Studio pour vous dégager des graphiques sur-mesure, etc.

En ajoutant un peu d’automatisation par Google Apps Script, il vous sera même possible d’établir des alertes personnalisées en fonction des niveaux, en vous envoyant un mail automatiquement par exemple. 

Vous pourriez même aller plus loin, en automatisant la commande auprès de vous fournisseur ✅

Gestion RH des demandes de congés

Dans le cas où vous seriez dans une équipe orientée vers les ressources humaines, un cas pratique pourrait être de faciliter les demandes de congés de vos collaborateurs !

En créant par exemple un workflow similaire à celui-ci :

Google Forms (demande de congés) ➡️ Google Sheets ➡️ Notification RH par email ➡️ Validation ou refus ➡️ Notification par email au collaborateur ✅

Les deux parties gagnent ici du temps, en réduisant les échanges par emails, et en raccourcissant le processus de demande / réponse.

Vous serez en mesure de recevoir les demandes de congés directement dans un Sheets (lié au Google Forms).

Il vous restera à ajouter une mise en forme conditionnelle sur le tableur pour ajouter un statut face à chaque soumission (Validé / Refusé / Nécessite une entrevue).

La dernière étape qui consistera à automatiser l’envoi d’un email vers le collaborateur pourra se faire directement avec une petite automatisation Google Apps Script. ✅

(Si vous n’êtes pas assez à l’aise avec la partie scripting, vous pourriez aussi créer un Sheets par collaborateur, en ajoutant à l’aide d’un TDB toutes ses demandes de congés, avec le statut face à celles-ci !)

Le suivi de vos tâches

Nous sommes peut-être pareil, et vous aussi vous avez peut-être du mal à suivre toutes vos tâches (sans en oublier).

Dans le cas où les outils de suivi comme Clickup, Asana, etc. vous dépassent un peu, Google Sheets pourrait se révéler être une bonne solution !

En plus d’être un véritable levier pour votre productivité, suivre ses tâches “avec plaisir” est un confort qu’il serait dommage de ne pas profiter !

Alors pourquoi ne pas créer votre propre petit gestionnaire de temps ?

En utilisant quelques formules de base : SOMME, SOMME.SI, FILTRE, etc.

Vous pouvez vous créer un tableau de bord sur-mesure, à votre image, qui vous permettrait de gérer :

  • Toutes vos tâches et leur imputation de temps sur votre planning ;
  • Leur priorité ;
  • Leur délégation en taguant vos collègues au besoin ;
  • Votre temps de travail, que vous pourrez partager avec votre manager si besoin ;
  • etc.

En centralisation tout ça sur Google Sheets, d’autres portes s’ouvriront à vous pour simplifier tout ça, et gagner encore plus de temps, avec : 

  • AppSheets, pour directement suivre vos tâches depuis un téléphone/tablette ;
  • Looker Studio, pour obtenir par exemple un graphique partageable sur vos tâches les plus “prenantes” (sans avoir à le refaire toutes les semaines / mois) ;
  • Des automatisations avec Google Apps Script pour envoyer votre rapport d’activité toutes les semaines par mail (en PDF) ;
  • etc.

Pour aller plus loin

Comme vous pouvez le voir, Google Sheets pourrait devenir votre véritable allié au quotidien, par sa polyvalence et son interconnexion avec tous les outils de la suite Google.

J’espère que ces exemples vous auront plu, et vous donneront l’envie d’aller plus loin, avec Google Apps Script pour exemple, pour encore plus booster votre productivité (et votre créativité) ! 

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Nicolas MEULLE
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merci pour ces informations, la partie demande de congé m’intéresse au plus haut point, j’ai déjà essayé à l’aide de tuto trouvé sur le net mais je ne suis jamais arriver au résultat final voulu que vous décrivez

Benjamin Norrito

Pareil, ça mériterait un article plus détaillé pour expliquer la mise en oeuvre de ce Workflow