AppSheet : exporter des données vers un fichier CSV

Il est parfois utile de permettre aux utilisateurs d’une application d’exporter leurs données vers un tableur afin qu’ils soient en mesure d’analyser plus finement certains détails. Même si nous avons plein d’autres possibilités d’analyser les données au travers de rapports Looker ou de Dashboard directement dans l’application, cette liberté est souvent demandée par les utilisateurs. 

Dans cet article, nous allons voir ensemble comment : 

• créer une table de données avec la nouvelle fonction Database ou Base de données d’AppSheet ;
• générer une application depuis cette base de données ;
• exporter les données d’une fiche détaillée (un formulaire, donc un enregistrement) puis celles d’une table (plusieurs enregistrements). 

En avant !

Mise en place de l’application de démonstration

Création de la base de données

Nous allons utiliser la nouvelle fonctionnalité Database d’AppSheet pour créer notre source de données : 

1. Depuis l’éditeur AppSheet, cliquez sur “Create” puis “Database” et “New Database”. La base de données “Untitled database” est créée avec la structure suivante par défaut :

2. Cliquez sur les trois petits points verticaux à côté de l’onglet “Table 1” et sélectionnez “Delete table” pour supprimer la table “Table 1”. Confirmer la suppression pour avoir une structure de données complètement vierge.

3. Cliquez à présent sur “+ Add Table” puis “Create new Table” pour créer une nouvelle table.

4. Double-cliquez sur le nouvel onglet “Table 1” et utilisez la boîte de dialogue qui s’affiche pour paramétrer la table de la manière suivante puis cliquez sur “Save” :  

• Table name : Contacts
• Table description : Liste des contacts avec les différentes informations
• Table time zone : Europe/Paris
• Table locale : French

5. Construisons ensemble la structure de la table Contacts nouvellement créée : 

6. Une petite vérification ? Cliquez sur le bouton “Columns” en haut à droite du tableau. Une boîte de dialogue s’affiche avec la liste des colonnes créées et la possibilité d’en créer d’autres.

7. Il est temps de nommer notre base de données. Cliquez sur “Untitled database” et renommer la base en “Mes Contacts”. Cliquez ensuite sur la roue dentée à côté du bouton “Share” et sélectionnez l’option “Edit database description”, puis saisissez “Ma base de contacts”.

Ajoutons quelques données à notre table

Il est possible de faire un copier/coller de données entre un fichier et notre nouvelle table, mais sous certaines conditions : 

• Chaque champ doit être séparé par une tabulation.
• Le champ Groupe de notre table contient une liste de données, impossible à initialiser par copier/coller à l’heure actuelle. C’est pour cela que nous avons positionné ce champ en dernier.

J’utilise le site Mockaroo pour tester mes tables. Ce site permet de définir une structure de données puis de générer des données aléatoires respectant la structure définie. Pour notre base de données de contacts, j’ai fourni la description suivante qui est le miroir de la structure de notre table Contacts.

Afin d’être en mesure de charger facilement ces données dans notre table Contacts sous AppSheet, il faut configurer Mockaroo de la manière suivante : 

• Rows : 10 (pour l’exemple)
• Format : Tab-Delimited
• Line Ending : Windows (CRLF)
• Include Header : décoché
• Include BOM : décoché

Une fois ce petit paramétrage mis en place, vous pouvez cliquer sur le bouton “Preview” pour visualiser un exemple de données générées puis cliquez sur le bouton “Download Data” pour télécharger le fichier texte.

Pour charger ces données dans notre table Contacts, ouvrez le fichier téléchargé depuis Mockaroo dans un éditeur de texte, sélectionnez tout le texte puis copiez-le, et suivez ensuite les instructions suivantes : 

1. Depuis la table “Contacts” dans AppSheet, cliquez sur “+ Add row” si la table ne contient aucune ligne de données.
2. Effectuez un clic droit soit sur l’en-tête de ligne ou sur n’importe quel champ de la ligne, et sélectionnez “Paste” pour coller les données.

Une boîte de dialogue de confirmation s’affiche, cliquez sur le bouton OK pour coller 10 nouvelles lignes.

Complétez les groupes si besoin. Votre table de données doit à présent ressembler à cela : 

Application AppSheet de gestion des contacts

Génération de l’application AppSheet depuis nos données

Nous allons à présent créer notre application AppSheet de gestion des contacts depuis la table Contacts. 

1. Cliquez sur le bouton “Apps” puis “New AppSheet app”. Un nouvel onglet s’ouvre. Patientez le temps que AppSheet génère la nouvelle application.

2. L’éditeur d’AppSheet s’affiche avec un aperçu de notre application, la première page étant une carte avec la localisation de nos contacts.

Ajout de l’export des données

Nous allons voir ensemble que l’ajout d’une action d’export de données dans AppSheet, se fait de manière très aisée. Prêt ? En avant pour configurer tout cela ensemble : 

1. Dans la barre de navigation de l’éditeur AppSheet, à gauche, cliquez sur l’icône en forme d’éclair représentant les “Actions”. Un certain nombre d’actions ont déjà été créées par AppSheet lors de la génération de notre application, en se basant sur les types de champs. C’est l’un des avantages d’avoir généré l’application depuis une base de données AppSheet, les champs étant typés, AppSheet déduit plus rapidement le type de données et donc le type de champ lié dans l’application et les actions correspondantes.

2. Cliquez sur le bouton “+” pour “Add Action” pour ajouter notre action d’export de données, puis cliquez sur “Create a new Action”.

3. Paramétrez l’action de la manière suivante puis cliquez sur le bouton “Save” :

• New Action
  • Action Name : export_contacts
  • For a record of this table : Contacts
  • Do this : App : export this view to a CSV file (not a row-level action)
    • CSV file locale : French (France)
• Appearance
  • Display Name : Exporter
  • Action icon : (saisir le mot clé “export” et sélectionnez l’une des icônes)
  • Prominence : Display as primary
• Behavior
  • Only if this condition is true : = true
  • Needs confirmation : Oui
  • Confirmation Message : = “Confirmez-vous l’export des Contacts au format CSV ?”
• Documentation
  • Descriptive Message : Exporter les données de la table Contacts au format CSV

C’est l’action “App : export this view to a CSV file (not a row-level action)” qui nous permet d’indiquer à AppSheet que nous souhaitons exporter les données de la table indiquée. Le champ “CSV file locale” nous permet d’indiquer le format d’export du fichier (pour les dates et les champs monétaires par exemple au format French (France) ici).

Testons notre export

1. Cliquez sur l’onglet “Contacts” de l’application.
2. Cliquez sur l’icône d’export pour exporter les données de la table.

3. Un message de confirmation s’affiche, puis l’export de données s’effectue au format CSV et le fichier généré est téléchargé.

4. Vous pouvez importer ce fichier ensuite dans Google Sheets, ou toute autre application que vous souhaitez pour manipuler les données exportées.

Conclusion

AppSheet dispose de nombreuses fonctionnalités en standard pour répondre aux besoins des utilisateurs. 

Nous avons vu dans cet article que la nouvelle fonctionnalité “Base de données” d’AppSheet nous permet de générer encore plus rapidement une application, grâce au paramétrage plus approfondi de notre table et des champs qui la composent et ceci de manière très simple, sans quitter l’environnement AppSheet.

L’export de données au format CSV s’intègre très rapidement au travers des actions standards. Naturellement, les données exportées peuvent être filtrées en fonction des accès des utilisateurs, mais nous verrons cela dans un prochain article.

N’hésitez pas à faire appel à nous pour concevoir ensemble votre prochaine application AppSheet qui rendra, nous en sommes sûrs, de grands services à vos utilisateurs.