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Youtube AppSheet : La gouvernance avec et sans Enterprise
Si votre entreprise utilise AppSheet régulièrement, avec une équipe plus ou moins grande de créateurs d’applications et un nombre plus ou moins important d’utilisateurs, mettre en place une stratégie de gouvernance devient rapidement une nécessité. […]
Ce que vous allez découvrir
- Mettre en place des équipes et des rôles
- Créer et gérer les politiques de sécurité
- Contrôler, surveiller, gérer, faire grandir
- Établir la meilleure stratégie de gouvernance dans AppSheet
AppSheet : La gouvernance avec et sans Enterprise
Si votre entreprise utilise AppSheet régulièrement, avec une équipe plus ou moins grande de créateurs d’applications et un nombre plus ou moins important d’utilisateurs, mettre en place une stratégie de gouvernance devient rapidement une nécessité. Que ce soit donner des rôles précis à vos différents collaborateurs, établir des politiques de sécurité précises, contrôler l’usage de vos applications et leur assurer la meilleure longévité, la gouvernance couvre un large éventail de paramètres qui sont la clé d’un environnement sain.
Mais quelles sont les possibilités offertes par AppSheet ? Que peut-on mettre en place, à quel niveau, et surtout, avec quelle licence ? C’est ce que nous allons voir dans cet article !
Mettre en place des équipes et des rôles
Avant même de s’attaquer à ce que nous offre AppSheet, il peut être pertinent de s’intéresser à la console admin de Google Workspace. Vous avez en effet déjà la possibilité de restreindre qui a accès à une licence AppSheet en interne, ce qui peut être pertinent si tous vos utilisateurs n’ont pas intérêt à créer ou utiliser une application AppSheet.
Vous pouvez réaliser cela en trois étapes :
- Créez une nouvelle unité organisationnelle pour les utilisateurs AppSheet
- Dans les paramètres de licences, pour l’unité organisationnelle nouvellement créée, assignez automatiquement toute nouvelle licence AppSheet
- Retirez le service AppSheet pour tout le monde (sur OFF). Dans l’unité organisationnelle, mettez le service AppSheet en place (sur ON)
Ainsi, seuls les utilisateurs choisis (en étant dans l’unité organisationnelle) ont accès à AppSheet.
Création d’une unité organisationnelle dans la console admin de Google Workspace
Dans AppSheet maintenant, la gestion des équipes et rôles va se passer différemment selon que vous ayez une licence Enterprise ou Core. Ainsi, avec une licence Core, la gouvernance est extrêmement simplifiée : tous les comptes sont regroupés dans une seule et même équipe. Celle-ci est gérée par un administrateur principal, garant de l’ensemble de l’équipe. De plus, les politiques d’accès et d’utilisation d’AppSheet sont partagées avec tous les membres de l’équipe.
Avec AppSheet Enterprise, une couche supplémentaire est ajoutée : le principe d’organisation. Ainsi, dans une même organisation, plusieurs équipes peuvent apparaître. Chaque équipe peut avoir ses propres règles spécifiques, décidées par les administrateurs d’équipe. Cela permet donc d’avoir une organisation plus fine pour la création d’applications AppSheet.
Avec Enterprise, il est possible d’avoir plusieurs équipes à gérer.
Pour les organisations, et spécifiquement les administrateurs, de nouvelles fenêtres sont disponibles afin de gérer correctement l’ensemble de la hiérarchie et des membres de l’organisation. Vous pouvez rapidement créer des équipes, trouver un de vos utilisateurs, voir et gérer les politiques de l’organisation entière ou au niveau de chaque équipe, etc.
Un résumé des nombreuses possibilités offertes avec la licence Enterprise pour la gestion de votre organisation.
Tout ceci est disponible dans la console d’administration AppSheet, actuellement en preview mais parfaitement fonctionnelle. Celle-ci est disponible depuis votre compte, simplement en cliquant sur l’icône en haut à droite d’AppSheet puis sur votre adresse email. Dans le menu situé en haut, vous avez désormais l’onglet Admin, qui vous permet de gérer ce genre de choses, mais aussi les politiques de sécurité, même au niveau individuel. Chose que nous allons voir dès maintenant !
Comment accéder au panneau d’administration depuis AppSheet
Créer et gérer les politiques de sécurité
Avant toute chose, il serait de bon ton de savoir de quoi on parle : qu’est-ce qu’une politique de sécurité AppSheet ? Ce sont tout simplement un ensemble de règles pouvant être établies afin de restreindre et contrôler différents éléments des applications, comme par exemple les sources de données autorisées, les configurations préférées, comment les applications sont partagées, etc. Elles peuvent être établies au niveau du compte, de l’équipe ou de l’organisation (Enterprise uniquement).
Un exemple de quelques polices de sécurité au niveau du compte.
Les politiques de sécurité sont usuellement créées à partir d’une liste de modèles prédéfinis, qui permettent de couvrir la grande majorité des besoins. La création se veut assez intuitive, avec un menu spécialisé qui vous permet de choisir le modèle initial, personnaliser la formule au besoin, déterminer la criticité de la politique de sécurité, etc.
Un exemple de paramétrage d’une politique de sécurité, avec les différentes sections explicitées.
Contrôler, surveiller, gérer, faire grandir
Le but de la gouvernance n’est pas simplement d’imposer des règles et une hiérarchie pour le plaisir, mais bien entendu d’en tirer des résultats : avoir une organisation plus efficace, plus cohérente, moins sensible aux erreurs, capable de comprendre ce qui se passe afin d’en tirer des conclusions pour prendre les meilleures décisions pour l’avenir.
Dans cette optique, la licence AppSheet Enterprise offre de nombreux avantages, qui ne sont pas toujours disponibles avec une licence Core. Par exemple, vous pouvez :
- Voir et télécharger les rapports d’utilisation par application ;
- Récupérer la liste des applications par propriétaire, et voir l’information détaillée de l’usage et du statut de chaque application ;
- Surveiller l’activité des applications avec l’historique des audits ;
- Exporter les logs vers BigQuery ;
- Restreindre qui peut créer les applications et qui peut utiliser les applications créées ;
- Faire une requête pour que la propriété d’une application soit transférée vers un compte de service ou un autre créateur, ou transférer toutes les applications depuis un créateur vers un autre ;
- Créer des politiques pour assurer le contrôle des versions des applications et assurer une croissance optimale.
L’écran de vue globale de la plateforme d’administration, permettant d’avoir rapidement les chiffres clés de votre organisation
AppSheet Enterprise offre aussi de nombreuses possibilités quant à l’organisation de vos données. Outre le fait de s’assurer que la donnée reste indépendante des comptes individuels, vous pouvez aussi contrôler facilement qui a accès à la donnée, minimiser les problèmes lorsqu’une application est transférée vers un nouveau propriétaire, et permettre la collaboration sur les applications entre des créateurs multiples.
Un schéma représentant la difficulté de gérer l’accès aux données pour un grand ensemble d’applications gérées par de nombreux utilisateurs
Établir la meilleure stratégie de gouvernance dans AppSheet
Avec autant de paramètres à mettre en place et à prendre en compte, il peut être compliqué de savoir ce qui est le mieux pour vous. Est-il nécessaire d’avoir des licences Enterprise pour toute votre équipe ? Quelles sont les meilleures politiques de sécurité, les bonnes pratiques à mettre en place par défaut ? Comment analyser rapidement les chiffres et graphiques fournis par la console d’administration d’AppSheet ainsi que les rapports d’exécution ? Tant de questions complexes, mais pas d’inquiétude ! Si vous avez besoin d’aide pour répondre à toutes ces questions, n’hésitez pas à prendre contact avec nous nous serons ravis de vous aider.
En tous les cas, la console d’administration d’AppSheet, bien que récente et toujours en preview, est déjà bien étoffée, et il a été annoncé que de plus en plus de fonctionnalités allaient y être ajoutées, particulièrement avec les licences AppSheet Enterprise. L’année 2025 promet d’être riches en nouveautés pour AppSheet !
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Thierry Vanoffe
Aurélien MOYEN
Quentin est avant tout un développeur, spécialisé dans les technologies du web, mais il lui arrive parfois d’écrire des articles sur les aspects les plus techniques de Google Workspace, généralement sur des sujets liés à ses activités. Il adore aussi le métahumour et parler de lui à la troisième personne.
