Numeriblog â€ș Google Workspace â€ș Google Drive, votre espace de stockage partagĂ© â€ș Bien nommer ses fichiers avec un plan


Bien nommer ses fichiers avec un plan


Mon expĂ©rience lors des formations sur Google Drive  me pousse Ă  Ă©crire cet article sur les rĂšgles ou plan de nommage. Google Drive permet de stocker et partager une infinitĂ© de documents au format Google [
]

Laisser une Ă©valuation

16 636
personnes ont consulté cet article

2 minutes

Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 12 ans et modifié le 26/06/2023 à 09:37

Ce que vous allez découvrir

  • Avec un plan ou des rĂšgles de nommage !

Bien nommer ses fichiers avec un plan


Mon expĂ©rience lors des formations sur Google Drive  me pousse Ă  Ă©crire cet article sur les rĂšgles ou plan de nommage.

Google Drive permet de stocker et partager une infinitĂ© de documents au format Google (des tableurs, des documents texte, prĂ©sentation
). Mais comment s’y retrouver si chaque utilisateur nomme diffĂ©remment ses fichiers ? Plus de 90 % des organisations n’utilise pas de rĂšgle et chacun nomme ses fichiers Ă  sa sauce.

 

Avec un plan ou des rĂšgles de nommage !

 

A quoi cela sert-il ?

L’objectif est de dĂ©finir les rĂšgles de nommage des documents de l’organisation, ceci dans un but d’homogĂ©nĂ©isation et de standardisation. Ces rĂšgles s’appliquent Ă  l’ensemble des documents produits par l’entreprise, l’association voire une particulier. C’est au service qualitĂ©/organisation de mettre cela en place. Des ingĂ©nieurs qualitĂ© peuvent peut ĂȘtre vous aider dans votre multinationale 😉

 

Comment ça marche ?

Prenons l’exemple de l’association RIDE ON LILLE que je dirige depuis 13 ans. En 2006, AprĂšs 6 annĂ©es d’expĂ©rience, plus de 1.000 fichiers Ă©taient stockĂ©s et quasiment impossibles de les retrouver rapidement. Un ami, Bertrand, ingĂ©nieur qualitĂ© de profession est venu m’aider bĂ©nĂ©volement et nous avons passĂ© quelques soirĂ©es Ă  concevoir ce plan dont voici la recette :

 

RĂšgles de nommage pour les FICHIERS :

 

Le nom d’un document est composĂ© de la concatĂ©nation des Ă©lĂ©ments suivants :

·         1/  ROL : Trigramme prĂ©cisant le nom de l’organisation

·        2/  WWW : Trigramme prĂ©cisant la commission (voir ci-dessous)

·        3/  YYY : Trigramme prĂ©cisant le type de document (voir ci-dessous)

·         2013 : AnnĂ©e du fichier (le nommage se termine toujours par l’annĂ©e).

 

·         Nom du document aprĂšs les 3 trigrammes  : Champ libre Ă  dĂ©finir le plus prĂ©cisĂ©ment possible, utilisez plutĂŽt des mots clĂ©s que des phrases. L’idĂ©al est de mettre ses mots SANS ACCENT, SANS CARACTERES SPECIAUX (-, _, *
), AU SINGULIER, SANS MOT DE LIAISON (ex : et de pour le la les
.).

Chaque mot est sĂ©parĂ© d’un espace.

 

Exemples :

ROL RHU TDB thierry vanoffe 2013 (le tableau de bord RH de TV pour l’annĂ©e 2013)

ROL RAN PLA 2013 (le planning des randonnĂ©es de ROL en 2013), c’est trĂšs court mais ultra efficace.

 

1er Trigramme : nom de l’organisation

 

ROL Document concernant Ride On Lille

2Ăšme Trigramme : commission/service/dĂ©partement concernĂ©

 

ADH Adhérents

AES Accompagnement Ă©ducatif sportif

BUR Bureau

CDA Conseil d’Administration

COM Communication

CPT Comptabilité

DES Infographie / Webdesign

GEN Général

INF Informatique

INT Intégration

JUM Jumelage

JUM Jumelage

JUR Juridique

RSK ROL School Kids

NEW Newsletter

ORG Organisation

PAR Partenariat

PHV Photos et Vidéos

PRE Prestation

PRS Presse

RAC Randonnée découvertes

RAD RandoxygĂšne

RAN Randonnée

REG Statuts et rĂšglements

RPU Relations Publiques

SCE ROL Service

SCH ROL School

SEN 50 ans et plus

STF Staff

TEC Ateliers technique

WEB Webteam

3Ăšme Trigramme : Type de document

 

BUL Bulletin / Fiche

CHA Charte

CNV Convocation

CRR Compte-rendu

CTR Contrat

DEV Devis

ENQ EnquĂȘte

FAC Facture

FAN Fanzine

FOR Formulaire

LET Lettre / Courier

LIS Liste

MOD ModĂšle

PLA Planning

PRE Présentation

PRO Procédure

RAP Rapport

REG RĂšglement

STA Statistiques

TAB Tableau

TDB Tableau de bord

plan nommage rĂšgle fichiers google

Besoin d’utiliser un modĂšle tout prĂȘt ? Le voici.

Et vous quelle est votre expérience en matiÚre de plan de nommage des fichiers ? Vous pouvez laisser un commentaire tout en bas de cette page


 

Besoin d'un peu plus d'aide sur Google Drive ?

Des formateurs sont disponibles toute l'année pour vous accompagner et optimiser votre utilisation de Google Drive, que ce soit pour votre entreprise ou pour vos besoins personnels !

DĂ©couvrir nos formations Google Drive

Articles similaires

  • Articles connexes
  • Plus de l'auteur

RĂ©dacteur

Photo de profil de l'auteur
Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

S’abonner
Notification pour
4 Commentaires
Le plus ancien
Le plus récent Le plus populaire
Commentaires en ligne
Afficher tous les commentaires
franck

Une méthode personnelle pour le nommage de fichiers :

0
Thierry

je n’ai rien captĂ© Ă  ton doc 😉 merci Ă  bientĂŽt

0
Thierry

le lien ne marche plus
 Tu as autres choses stp Franck ? Merci

0
Mo

Super intéressant ! Merci.

0