Numeriblog Google Workspace Gmail, le coeur du réacteur Comment bien gérer ses tâches dans Google Workspace ?

Comment bien gérer ses tâches dans Google Workspace ?

Google Workspace est une suite d’applications de collaboration et de communication. Parmi les outils, Gmail, Google Agenda, Tasks, Keep, espaces ou Sheets peuvent vous aider à répondre au besoin de suivre ses tâches et donc […]

personnes ont consulté cet article

3 minutes

Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 7 mois

Ce que vous allez découvrir

  • Gmail pour gérer ses tâches.
  • Google Keep pour lister ses tâches
  • Google Agenda pour noter ses missions
  • Google Tasks
  • Google Sheets
  • Les espaces pour s'organiser de manière collaborative.

Comment bien gérer ses tâches dans Google Workspace ?

Google Workspace est une suite d’applications de collaboration et de communication. Parmi les outils, Gmail, Google Agenda, Tasks, Keep, espaces ou Sheets peuvent vous aider à répondre au besoin de suivre ses tâches et donc de cocher les missions réalisées. Passage en revue des possibilités offertes dans l’écosystème Google Workspace (gratuit ou payant) :

Gmail pour gérer ses tâches.

Dans Gmail, il est possible de créer des libellés. Ce sont en quelque sort des dossiers dans lequel vous pouvez déplacer vos conversations et donc vos tâches par la même occasion. Je vous conseille de créer des libellés de type « A faire », « Urgent », « A répondre… ».

Gmail et les libellés pour gérer ses tâches

Ainsi en allant dans le libellé à faire, vous retrouvez les mails à faire et vous retirez le libellé une fois la tâche traitée. Ce n’est pas forcément la meilleure option car tout n’arrive pas par e-mail et c’est un peu fastidieux de s’envoyer un mail pour « se mettre une tâche ». Depuis Gmail, il est possible d’envoyer un mail en tâches dans le gestionnaire Google Tasks.

Aussi, vous pouvez archiver ou supprimer les messages traités et ne laisser dans l’inbox, la boîte de réception uniquement que les messages à faire. Avec l’utilisation des raccourcis clavier de Gmail, vous irez plutôt très vite pour cette organisation qui reste une bonne option.

Google Keep pour lister ses tâches

Keep.google.com pour l’accès si vous ne passez pas par le lanceur d’applications situé en haut à droite. Il est possible dans ce gestionnaire de notes et de rappels de liste des tâches, rajouter des cases à cocher et de voir les éléments terminés. L’ajout d’une couleur est possible, la collaboration est également possible (mais il n’est pas possible de savoir qui a ajouté quoi et encore moins ce qui est affecté à une personne). L’astuce consiste ici à rajouter ses initiales pour savoir qui a ajouté quoi ou qui doit faire quoi. Comme vous le voyez, ce n’est pas pratique pour du collaboratif, et il y a beaucoup mieux sur le marché pour répondre à ce besoin.

Personnellement, j’utilise Keep, entre autres, pour les listes de courses. J’ai plusieurs listes (bricolage, magasin alimentation, décoration…) et je complète la note dès qu’il me manque quelque chose puis je coche quand c’est dans le caddie. Magique et accessible depuis le smartphone également et avec son/sa conjoint(e).

Keep pour gérer ses tâches dans les outils Google

Google Agenda pour noter ses missions

Dans Google Agenda, 3 façons de répondre au besoin.

1/ Les événements dans votre agenda principal ou dans un agenda secondaire (par exemple « Mes tâches »). Cette option permet de bloquer des créneaux dans votre agenda. Vous ne pourrez pas ici cocher les missions réalisées.

Google agenda, noter ses missions ou tâches.

2/ Les rappels

Toujours dans Google Agenda, il est possible de rajouter des rappels. Si les rappels ne sont pas cochés, ils se décalent sur la journée en cours jusqu’à ce qu’ils soient cochés. Il faut pour cela activer (cocher) les rappels sur la gauche de votre calendrier Google. Il est possible aussi de créer une récurrence sur les rappels de votre calendar Google. Il n’est pas possible de trier les rappels dans des listes contrairement aux tâches.

Les rappels dans l'agenda Google

3/ Les tâches dans Google Agenda

Dans votre calendrier Google, il est également possible de cocher sur la coche l’agenda des tâches et de les voir apparaître comme tâche à la journée ou sur un créneau spécifique. Vous pouvez désormais afficher et gérer facilement vos tâches en retard dans Google Agenda.

Google Tasks

Tout comme les rappels, les tâches en retard (non terminées sur les 30 derniers jours) vous sont rappelées, et c’est vraiment une bonne nouvelle car c’est une nouveauté de février 2022 pour celles et ceux qui ne l’avaient pas encore vu.

Google Tasks

Google Tâches est une application accessible depuis différentes applications via la barre latérale à droite. Tasks permet aussi de gérer des listes, depuis peu, il est possible d’ajouter une description ou encore des tâches secondaires. La notion de récurrence est possible sur Google tâches.

Gtasks

Google Sheets

Autre application pour s’organiser dans l’écosystème Google Workspace, Sheets ! Voici un modèle de gestion de tâches dans le tableau Google à dupliquer. L’utilisation d’une colonne de cases à cocher, une pour les dates et une troisième pour les tâches et quelques formules permettent d’être efficace. Essayez ce modèle, c’est l’adopter. Vous avez un autre modèle, pensez à le partager en commentaire de cet article.

Google sheets pour la gestion des taches

Les espaces pour s’organiser de manière collaborative.

Cool ! Une application de la suite Google pour s’organiser et assigner des tâches à quelqu’un. Pour ce faire, aller simplement dans Gmail puis créer ou ouvrer un espace (ex salon ou room), dans la partie tâches, vous pourrez en effet assigner des tâches avec une échéance. Démonstration ici avec les tâches de Mathilde, notre infographiste maquettiste chez Numericoach :

Les espaces pour s'organiser de manière collaborative.

Il est prévu avec la disparition de Currents en 2023 d’avoir encore plus de fonctionnalités sur les espaces. 🚀

L’article touche à sa fin, j’espère que la présentation des possibilités vous ouvrira quelques perspectives pour vos besoins professionnels ou personnels. Vous pouvez aussi mixer les possibilités (Gmail + tâches par exemple ou Keep + rappels).

Nous avons vu que cela est plutôt pas mal pour démarrer mais dès lors que vous souhaitez faire du collaboratif il ne restera plus beaucoup d’options sérieuses dans l’écosystème Google Workspace ! La firme de Mountain View n’est pour moi pas encore au top sur les fonctionnalités proposées pour répondre à nos besoins collaboratifs en entreprise. 😥 Ces outils sont néanmoins suffisants pour les « solopreneurs » (entrepreneurs solos).

Pour ma part, j’ai testé des dizaines d’outils et je ne trouve pas les outils de Google très poussés pour mes soins collaboratifs chez Numericoach. Actuellement, notre gestionnaire de tâches est un outil collaboratif externe à Google Workspace : Asana couplé à Slack pour les notifications et Hubspot le CRM (redoutable, cela mériterait aussi un article de blog, n’hésitez pas à le demander en commentaire si cela vous intéresse). J’avais également précédemment utilisé Todoist puis Trello, intéressant mais avec moins de possibilités et d’intégrations. Allez Google, on a hâte que tes ingénieurs sortent une application poussée pour ce besoin qui concerne toutes les entreprises.

Rédacteur

Photo de profil de l'auteur
Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

S’abonner
Notification pour
guest
0 Commentaires
Commentaires en ligne
Afficher tous les commentaires