Comment faire le ménage dans votre boîte mail ?

Vous l’avez sûrement remarqué, nos boîtes mails deviennent rapidement envahies de messages. C’est un casse-tête sans nom pour retrouver une information précise malgré les récentes fonctionnalités Gmail qui ont affiné la recherche des mails.

Découvrez 5 astuces pour faire le tri dans votre boîte de réception et vous libérer l’esprit ! Vous êtes prêt ? C’est parti !

1. Bloquer les spams

La première astuce consiste à supprimer les spams existants ainsi que de les bloquer. Cette pratique va vous permettre d’économiser un grand espace de stockage et de limiter la pollution numérique. Et puis, qui aime recevoir des spams ? Vous risquez de ne pas voir passer la Newsletter de Numericoach qui sort toutes les semaines !

Alors comment faire pour supprimer vos spams ? : 

• connectez-vous à votre compte Google pour accéder à Gmail ;
• cliquez sur la liste déroulante Plus, dans la colonne gauche de votre boîte de réception ;
• appuyez sur Spam ;
• sélectionnez Supprimer tous les messages de spam.

Pour bloquer vos spams vous devez :

• sélectionner le mail dont vous voulez bloquer l’expéditeur ;
• cliquer sur les trois petits points verticaux, en haut à droite de votre mail ;
• sélectionner Bloquer l’expéditeur.

Sachez que tous les 30 jours, vos spams se suppriment automatiquement. Notez aussi que vous pouvez créer des filtres pour gérer vos spams.

2. Créer des libellés pour vos messages importants

Une solution pour faire le ménage dans vos mails est de créer des libellés. Un libellé est comme une étiquette que vous pouvez attribuer à certains de vos messages reçus. Nous vous conseillons de placer des étiquettes sur des messages importants. Vous pourrez ensuite y voir plus clair et supprimer les autres mails.

Suivez ces instructions pour savoir comment créer un libellé : 

• une fois connecté sur Gmail grâce à votre compte Google, sélectionnez Plus sur la colonne gauche de votre boîte de réception ;
• cliquez sur Créer un libellé ;
• nommez votre libellé et appuyez sur Créer.

Pour mettre de la couleur à votre libellé, suivez simplement ces quelques étapes : 

• à côté de votre libellé cliquez sur les trois petits points verticaux ;
• sélectionnez couleur du libellé ;
• choisissez une couleur.

Vous pouvez par exemple créer un code couleur comme : 

• rouge : mails importants à traiter en urgence ;
• orange : à traiter dans la journée ;
• jaune : à traiter dans la semaine.

3. Prioriser et archiver ses e-mails

Prioriser ses e-mails peut aussi aider au tri. En effet, vous aurez accès directement à vos messages importants et une fois traité, vous n’aurez plus qu’à tout placer dans votre corbeille.

Pour prioriser vos e-mails : 

• connectez-vous à votre compte Google pour accéder à Gmail ;
• cliquez sur la roue crantée pour accéder aux paramètres ;
• sélectionnez Important d’abord, dans Type de boîte de réception.

N’oubliez pas d’archiver vos e-mails importants une fois qu’ils sont traités ou consultés.

Pour archiver vos e-mails, il faut sélectionner le petit logo fichier à côté de votre e-mail, celui à gauche de la corbeille. Si vous voulez consulter un mail archivé, cliquez sur Plus dans la colonne de gauche de votre boîte de réception. Appuyez ensuite sur Tous les messages.

4. Se créer des rappels sur Google Agenda

Vous vous sentez vite dépassé par l’afflux d’e-mails ? C’est sûrement que vous oubliez souvent de les trier. Si vous êtes dans ce cas, cette astuce va vous changer la vie !

Planifier une tâche récurrente dans votre Google Agenda. Prévoyez 15 minutes une fois par semaine pour prendre le temps de trier vos e-mails.

Pour planifier une tâche récurrente dans Google Agenda : 

• cliquez sur le jour de la semaine où vous souhaitez planifier votre temps de tri ;
• un encadré va apparaître. Sélectionnez Tâche ;
• choisissez la date et l’heure à laquelle vous souhaitez appliquer la récurrence ;
• sur la liste déroulante sélectionnez Toutes les semaines.

5. Supprimer les éléments dans la corbeille

La dernière étape est de vider sa corbeille. Elle est souvent oubliée par les utilisateurs pourtant quand elle n’est pas régulièrement vidée, c’est ce qui prend le plus de place de stockage. Vous agirez aussi contre la pollution numérique !

Après tous ces efforts pour trier vos e-mails, vider votre corbeille simplement : 

• rendez-vous sur la corbeille dans la colonne gauche de votre écran ;
• cliquez sur Vider la corbeille, en haut à droit de votre écran.

Notez que comme pour les spams, tous les 30 jours, vos e-mails se suppriment automatiquement.

Pour conclure, bien que votre boîte de réception soit bombardée d’e-mails, il n’y a pas de quoi en avoir peur. Il suffit d’appliquer ces quelques astuces et le tour est joué, vous ne serez plus jamais dépassé. C’est une organisation rapide à mettre en place dans vos tâches quotidiennes.

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