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Console Admin : une meilleure gestion des salles de réunion

Dans cet environnement de travail hybride, il est de plus en plus nécessaire de mieux optimiser les salles de réunion dans la Console Admin afin de favoriser une plus grande collaboration.  Gestion des salles de […]

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Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 1 semaine

Ce que vous allez découvrir

  • Gestion des salles de réunion dans la Console Admin

Console Admin : une meilleure gestion des salles de réunion

Dans cet environnement de travail hybride, il est de plus en plus nécessaire de mieux optimiser les salles de réunion dans la Console Admin afin de favoriser une plus grande collaboration. 

Gestion des salles de réunion dans la Console Admin

La libération de salle, une fonctionnalité existante qui libère les salles de réunion réservées lorsque tous les participants sauf un refusent l’invitation, sera désormais activée par défaut. Cette mise à jour améliore la possibilité pour les administrateurs et leurs collègues d’avoir un meilleur contexte pour la planification de l’emplacement, la gestion des salles de réunion et l’hébergement des participants.

Il y aura une période de transition, du 11 janvier au 6 mars 2023, au cours de laquelle les administrateurs pourront désactiver les salles de réunion structurées ou les groupes d’utilisateurs de ce paramètre de libération de salle.

Console Admin

Cette fonctionnalité rend la gestion des salles de réunion, en particulier dans un environnement de travail hybride, plus efficace en libérant des salles lorsque la plupart des participants ne sont pas disponibles. 

Détails supplémentaires 

Un paramètre global a été introduit pour activer/désactiver la libération de salle pour toutes les salles d’un domaine, et un paramètre de désactivation pour chaque ressource de salle individuelle. Celui-ci ne sera activé qu’à la fin de la période de transition. L’ancien paramètre qui active ou désactive la libération de salle sera renommé en « Libération de salle basée sur le calendrier hérité » et ne sera disponible que pendant la période de transition. Si vous souhaitez conserver la configuration actuelle de votre organisation et ne conserver qu’un nombre limité de salles activées pour la libération de salles, les étapes ci-dessous peuvent être suivies pour appliquer les anciennes valeurs de paramètre au nouveau paramètre : 

  • dans la console d’administration, accédez à Bâtiments et ressources
  • puis sur gérer les ressources ;
  • cliquez sur « Ajouter un filtre » ;
  • sélectionnez les filtres « Libération de salle basée sur le calendrier hérité : « Désactivé » et « Exempt de libération de salle : Désactivé » ;
Console Admin : cliquer sur la case à cocher.
  • cliquez sur la case à cocher en haut de la liste des ressources pour sélectionner toutes les ressources. 
Console Admin : cliquez sur le menu déroulant.
  • cliquez sur le menu déroulant « Modifier » sur le côté droit et sélectionnez « Modifier l’exemption de libération de la salle : activée » ;
Console Admin.
  • si vous avez plus de 200 ressources, répétez jusqu’à ce que les filtres appliqués n’affichent plus de ressources. 

Afin d’améliorer l’expérience de la salle de réunion, il est encouragé de ne pas exempter les salles de la libération des salles lorsque cela n’est pas nécessaire. Si vous souhaitez modifier le comportement de la fonctionnalité de libération de salle avant la fin de la période de transition, vous devez modifier le paramètre « Libération de salle basée sur le calendrier hérité » pour les salles appropriées. Cela peut être fait dans la console d’administration en suivant ces étapes : 

  • accédez à Bâtiments et ressources > gérer les ressources ;
  • sélectionnez une ou plusieurs ressources pour lesquelles vous souhaitez modifier le comportement de libération de la salle ;
  • cliquez sur le menu déroulant « Modifier » sur le côté droit et sélectionnez « Modifier l’ancienne version de la salle basée sur le calendrier ». 
  • pour les entreprises disposant de salles de réunion structurées, les administrateurs verront la possibilité d’activer ou de désactiver ce paramètre dans la console d’administration à partir du 11 janvier 2023 ;
  • à compter du 6 mars 2023, cette fonctionnalité sera activée par défaut pour les entreprises disposant de salles de réunion structurées configurées dans la console d’administration ; 
  • pour exempter individuellement certaines ou toutes les salles de réunion structurées de cette fonctionnalité de libération de salle, accédez à Bâtiments et ressources > Gérer les ressources > cliquez sur la salle souhaitée. Ensuite, accédez à la section des paramètres de la pièce> activez « Exempter de la libération de la pièce » ;
  • d’ici le 6 mars 2023, les chambres ne seront plus libérées ;
  • pour désactiver les groupes d’utilisateurs de ce paramètre, accédez à Bâtiments et ressources > Paramètres de la salle > cliquez sur « MODIFIER LE GROUPE » à côté de « Exempter les groupes d’utilisateurs de la libération de la salle » > ajoutez les groupes souhaités ;
  • les salles de réunion ne sont pas libérées lorsque la salle contient plus de 20 personnes ou lorsque la réunion dure plus de 4 heures. 

Disponibilité et déploiement 

  • Domaines Rapid Release et Scheduled Release :  Déploiement progressif (jusqu’à 15 jours pour la visibilité des fonctionnalités) à partir du 11 janvier 2023.
  • Disponible pour Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus, Education Standard et la mise à niveau de l’enseignement et de l’apprentissage, ainsi que les anciens clients G Suite Business.
  • Non disponible pour les clients Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Enterprise Essentials, les organisations à but non lucratif, Frontline ainsi que les anciens clients G Suite Basic.
  • Non disponible pour les utilisateurs disposant de comptes Google personnels.

Rédacteur

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Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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