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GMail is the New Black (Part 1)

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Si nos journées sont parfois tempétueuses et si l’on navigue parfois à vue, nous nous rattachons, souvent et fort logiquement, à notre boussole, à notre phare quotidien pour pouvoir avancer dans ce brouillard. Certains diront qu’il s’agit d’un fardeau, d’autres diront qu’il s’agit d’une abysse temporelle et enfin beaucoup vous diront, à juste titre, que “sans ça je fais quoi moi? “. Je vous laisse choisir l’allégorie qui vous correspond le mieux. Quoi qu’il en soit, notre boite mail est devenue au fil des années notre essentiel. Avec un peu de distance, on note qu’en quelques années, une réelle évolution dans la perception de cet outil s’est produite. D’abord décrite comme une inutilité technologique (il est libre fax), elle a évolué dans le coeur de tous, comme l’outil indispensable de notre quotidien. Irréductibles français que nous sommes, nous buvons le calice jusqu’à la lie et nous en arrivons désormais à nous demander si elle est toujours utile et si nous ne devrions pas allouer un temps spécifique à ceci. Cocasse non ? J’enlève donc mon costume d’Alain Decaux du courriel, pour vous proposer un voyage dans notre temps. GSuite possède en son sein un service de messagerie électronique absolument stupéfiant d’efficacité dénommé GMail. Qui n’a jamais entendu ce nom lève la main. Plongée immédiate dans cet océan de technologies connu de tous mais qui nous révèle aujourd’hui encore et toujours de nouveaux trésors technologiques.

Lassé. Je suis lassé des comparaisons avec son lointain cousin lui aussi d’Amérique dénommé Outlook. Alors plutôt que de jouer au jeu des comparaisons, j’ai sincèrement envie de vous parler des richesses dont regorge GMail. Mais, avant ça, je voudrais aussi m’exprimer sur la réputation absolument injustifiée qu’a GMail en entreprise. Evidemment, vous aurez compris qu’il s’agit d’une bande de faquins et de portefaix sans aucun intérêt. Mais, il y en beaucoup (trop). Je remarque de plus en plus que l’expression GMail est souvent associée à une boîte mail “de copains” pas du tout taillée pour le monde de l’entreprise. Comme si au beau milieu de GSuite, tu avais une Swatch entourée de Patek Philippe et d’Audemars Piguet. Fou. Non et non. GMail est, je pense, l’outil le plus simple d’apparence mais en même temps le plus complet et le plus productif de la GSuite. Oui, rien que ça. Explications.

 

Tout d’abord, GMail c’est avant tout une application visuellement intéressante. Tout est clair et bien rangé. Pas plus, pas moins. On le personnalise comme on le souhaite, que ça soit au niveau de la densité d’affichage ou encore l’affichage en fond d’écran du Golden Gate. C’est avant tout, un formidable outil pour filtrer les spams. Non, je n’ai rien contre les agents spéciaux du MailInBlack, mais concrètement avoir à portée de clic, une solution clé en main complète et fiable, c’est quand même top. Les surcouches, les extensions c’est bien, ça aide, mais au quotidien, GMail est le videur attitré de votre boîte d’ennui. Qui n’a pas rêvé de cela ? Je reçois chaque jour une horde de mails et franchement, je n’ai jamais été spammé par une cohorte de mails indésirables. Vraiment jamais. C’est un luxe que beaucoup de personnes oublient. L’anti-spam est puissant et intelligent. Et si je peux vous donner un petit conseil, n’oubliez pas d’activer dans l’option des libellés du Spam “Afficher si non lu”. Et oui en 2019, des personnes utilisent encore une adresse AliceAdsl ou Cegetel. Vous n’aurez pas ma liberté de penser, disent-ils. Sauf que notre cerbère les oblige à faire un arrêt au commissariat histoire de contrôler leurs papiers. Normal vous me direz. 95 pour cent de ces mails sont de véritables spams mais il se peut que certains se fassent rattraper par la patrouille à tort (ou à raison). Be careful. 

Alors, on a dit beau et sécurisant. Top. Mieux ? Oui, même beaucoup mieux. Ces derniers temps, nous avons assisté à un florilège d’évolutions poussant l’intelligence et la production à son paroxysme. Étayons. Personnellement, j’aime le précis et le rapide. Alors, en voyant les actions de survol de mails faisant apparaître des actions de base (mettre à la corbeille, archiver…), j’ai trouvé l’idée absolument magique. Intuitivement au top. De surcroît, le même sentiment prédomine quand je parle de la mise en avant systématique de la pièce jointe d’un mail. Plus besoin d’ouvrir le mail pour jeter un coup d’oeil à la photo du pot de départ de Bobby* (*nous avons changé le nom des protagonistes pour ne pas qu’il soit reconnu et pour que leur vie ne soit pas mise en danger). C’est franchement simple comme idée mais tellement efficace…

Vu que c’est également à la mode, Google a décidé d’injecter de L’I.A. à l’intérieur de son top courriel (Nip/Tuck). Cela se matérialise par un petit lifting qui fait franchement du bien. Concrètement à l’intérieur d’un email, quand quelqu’un nous a posé une question, ou à l’inverse que nous cherchons à obtenir une réponse d’un collaborateur, un petit texte de couleur orange abricot s’affiche à côté du mail nous indiquant l’anomalie. Une sorte de mémo automatique. Brillant. “Mais alors Google espionne nos mails et lit tout?”. Arrêtons de mettre du négatif dans un breuvage délicieusement concocté. C’est contre-productif. Je vous assure. Oui, il y a forcément de l’analyse de data mais c’est clairement une merveille à utiliser sans modération. Le diable ne s’habille pas qu’en Google. (Rappelez-vous)

Autre chose, savez-vous également que l’on peut différer ses envois et réception de mails via GMail ? Mise en situation. Nous sommes vendredi et bande de chanceux vous finissez dans 5 minutes. Vous vous voyez cheveux au vent dans votre cabriolet à voguer avec votre bonheur en main. Deux minutes avant le gong, un mail terrible vous demande un joli rapport pour ce lundi, 10h. Oui je sais c’est dure. Vous aussi vous étiez dans le cabriolet ? Et bien au lieu de passer votre lundi à vous maudir de ne pas avoir noté de faire ce satané rapport et qu’évidemment le lundi vous n’êtes pas réveillé et que vous avez oublié de le faire, pensez à moi. Adoptez le bon réflex et différez la réception du mail au lundi matin 8H30 juste après le café. Il s’agit du petit pictogramme “horloge” sur le survol rapide. Vous allez adorer. Vous allez sûrement aimé également l’envoi programmé situé juste à côté du gros bouton “envoyer” dans un nouveau message. Simple mais efficace. Le mail est envoyé et reçu à l’heure précise sans grève possible de la SNCMail. Géant.

Enfin, Google teste désormais ce qui fait les beaux jours du traitement de texte sur Android à savoir la rédaction intelligente à l’intérieur d’un mail. Au quotidien je trouve cela vraiment sympa et très utile. Le gain de temps est assez flagrant, nous faisant passer moins de temps à taper notre contenu. Attention, tout de fois, avec les mots suggérés comme sur smartphone. Vitesse et précision ne sont pas forcément complémentaires. Evitez donc le “Bonjour Monsieur le Présentateur” au lieu de ”Bonjour Monsieur le Président”. C’est quand même mieux. 

 

Ah j’allais oublier, juste une dernière chose, mesdames, messieurs de Google, vous parlerez, pour moi et pour beaucoup de monde, lors de votre brainstorming, de votre formidable outil de dictée vocale visible sur Docs à intégrer l’intérieur de GMail. Vous serez bien urbain.

 

Cette expédition sous “mail”ine vous a plu ? Et si dans une deuxième partie on parlait des basiques parfois oubliés de GMail ? Rendez-vous très vite alors en terre parfois méconnue….

 

Heartily.

 

Sylvain

 

PS : le chiffre situé sur le pictogramme de l’onglet Gmail n’est toujours pas le numéro complémentaire de l’Euromillions. Pour info.

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Sylvain TORCHOT

Sylvain TORCHOT

Responsable IT et réseaux dans plusieurs collectivités territoriales et également administrateur G Suite. Conteur d'aventures googliennes.

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