Drive, Docs, Sheets, Slides et Sites : collaborez avec des personnes qui n’utilisent pas de compte Google

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La firme de Mountain View rend le partage des visiteurs – une collaboration sécurisée basée sur un code PIN avec des personnes qui ne possèdent pas de compte Google – accessible à tous. Cela signifie que vous pouvez partager des éléments avec des comptes non Google, ce qui leur permet d’afficher, de commenter ou de modifier du contenu dans Google Drive, Docs, Sheets, Slides et Sites à l’aide d’un code PIN sécurisé. 


Une collaboration sécurisée

Le partage des visiteurs était auparavant disponible en version bêta et remplacera le paramètre d’administration actuel pour permettre aux utilisateurs de votre organisation d’envoyer des invitations de partage. 

La nouvelle fonctionnalité sera présentée selon cette chronologie : 

  • 31 août 2020 : le paramètre permettant de contrôler le partage avec les personnes qui n’utilisent pas de compte Google commencera à apparaître dans la console d’administration. Ce paramètre peut être activé ou désactivé par défaut en fonction de vos paramètres actuels. Ce paramètre ne prendra effet pour les utilisateurs que le 8 septembre 2020 (pour les domaines à version rapide) ou le 28 septembre 2020 (pour les domaines à version programmée) ;
  • 8 septembre 2020 : les utilisateurs des domaines Rapid Release pourront utiliser la nouvelle fonctionnalité, si elle est activée par leur administrateur ;
  • 28 septembre 2020 : les utilisateurs des domaines à version programmée pourront utiliser la nouvelle fonctionnalité, si elle est activée par leur administrateur ;

L’importance de cette nouvelle fonctionnalité

Les clients G Suite travaillent souvent avec des partenaires extérieurs à leur entreprise. Ces utilisateurs externes, ou « visiteurs », n’ont pas toujours de compte Google, ce qui rend plus difficile pour les utilisateurs de G Suite et non Google de collaborer de manière transparente et sécurisée. 

Cette nouvelle fonctionnalité contribuera à garantir une collaboration fluide et sécurisée avec les visiteurs grâce à : 

  • Une collaboration enrichie, y compris des commentaires, des modifications et plus encore⁠ avec toutes les personnes avec lesquelles vous avez besoin de travailler, qu’elles aient ou non un compte Google ;
  • Une journalisation d’audit pour la collaboration avec les visiteurs, afin que toutes les interactions soient surveillées et enregistrées ;
  • La possibilité de révoquer l’accès et de supprimer des collaborateurs si nécessaire ;
  • La réduction du besoin de télécharger, d’envoyer par e-mail ou de créer des fichiers séparés pour travailler avec des utilisateurs externes qui n’ont pas de compte Google.

Si le visiteur choisit de créer un compte G Suite avec son adresse e-mail, son historique de collaboration et d’activité sera conservé après la création du compte. 

Détails supplémentaires 

Le partage de visiteurs ne sera pas pris en charge pour les utilisateurs de Cloud Identity. Avec ce lancement, les utilisateurs de Cloud Identity ne pourront partager avec des destinataires non-Google qu’en envoyant des invitations permettant aux utilisateurs de prévisualiser le contenu des fichiers en lecture seule sans se connecter à des comptes Google. 

Pour les administrateurs : 

  • Le partage en dehors de votre organisation avec des utilisateurs ne disposant pas de comptes Google sera activé par défaut si vous autorisez actuellement les utilisateurs de votre organisation à envoyer des invitations de partage à des personnes extérieures à votre organisation qui n’utilisent pas de compte Google ;
  • Le partage en dehors de votre organisation avec des utilisateurs avec des comptes non Google sera désactivé par défaut si vous n’autorisez pas actuellement le partage en dehors de votre organisation ou si vous n’utilisez pas la liste blanche de domaine ;
  • Le partage des visiteurs sera contrôlé par de nouveaux paramètres dans Console d’administration > Applications > G Suite > Drive et Docs > Paramètres de partage . Voir l’image ci-dessous. Les nouveaux paramètres peuvent être contrôlés au niveau du domaine ou de l’unité d’organisation ;

Déploiement et disponibilité

Paramètre de la console d’administration : 

  • Domaines à lancement rapide et programmé : déploiement complet (1 à 3 jours pour la visibilité des fonctionnalités) à partir du 31 août 2020 

Disponibilité des fonctionnalités de l’utilisateur final : 

  • Domaines à lancement rapide : déploiement progressif (jusqu’à 15 jours pour la visibilité des fonctionnalités) à partir du 8 septembre 2020 
  • Domaines de lancement programmé : déploiement progressif (jusqu’à 15 jours pour la visibilité des fonctionnalités) à partir du 28 septembre 2020 
  • Disponible pour les clients G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education, G Suite for Nonprofits et G Suite Essentials 
  • Non disponible pour G Suite Basic, les clients Cloud Identity ou les utilisateurs disposant de comptes personnels

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