Drive partagés : quand le réorganiser ?

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Lors de mes interventions avec Numericoach, je croise des dizaines d’entreprises utilisant les Drive partagés (le nouveau nom des Drive d’Equipes). On me demande souvent comment et quand réorganiser un Drive partagé ?

 

Si vos utilisateurs rencontrent des difficultés pour utiliser un Drive partagé, il se peut que vous deviez en réorganiser le contenu.
 
Voici quelques signes annonciateurs de la nécessité de cette opération de réorganisation.
 

Trop de fichiers à la racine

Si vous voyez un grand nombre de fichiers à la racine d’un Drive partagé, cela peut être dû à l’un des problèmes suivants :

  • Le Drive partagé a été créé sans objectif clair. Des fichiers de différents projets y sont stockés, sans organisation particulière.
  • La liste de membres du Drive partagé est trop importante. Trop d’équipes de projet ou d’organisations en font partie.

Le Drive partagé doit être réorganisé en plusieurs Drive partagés représentant chacun un projet ou une équipe fonctionnelle (ou plurifonctionnelle). Pour rappel, il n’est pas possible dans un Drive partagés de créer des dossiers avec des audiences différentes.

Tentative d’associer des dossiers à des projets

Vos utilisateurs peuvent tenter de créer un Drive partagé pour un portefeuille de projets ou de programmes, puis créer des dossiers pour chaque projet. Ils peuvent vous demander différents droits d’accès pour chacun des dossiers du Drive partagé. Cela peut indiquer que le Drive partagé compte trop de membres. 

Dans ce cas de figure, chacun des dossiers doit être réorganisé en un Drive partagé spécifique.

Remarque : L’équipe G Suite est susceptible de proposer à l’avenir des commandes plus sophistiquées pour organiser un nombre important de Drive partagés. On attend avec impatience cette mise à jour.

Débat sur l’organisation des dossiers ou des fichiers au sein des équipes

Si plusieurs équipes discutent longuement de l’organisation des fichiers et des dossiers dans un Drive partagé, cela signifie que ce dernier regroupe trop de projets et d’équipes. Le Drive partagé doit être subdivisé en deux ou trois :

  • Un Drive partagé n’hébergeant que du contenu partagé représentant une équipe de projet plurifonctionnelle

  • Un ou plusieurs Drive partagés pour le contenu propre à chacune des équipes fonctionnelles

N’inclure que le contenu de groupe dans un Drive partagé

Les utilisateurs doivent éviter d’importer leurs notes ou contenus personnels dans un Drive partagé. Les Drive partagés sont destinés à partager du contenu susceptible d’intéresser une équipe ou un groupe. Mon Drive est là pour stocker les docs persos.

Qui doit être membre d’un Drive partagé

Évitez d’ajouter une organisation entière à un Drive partagé, sauf si le contenu est très spécifique. 

Par exemple, un Drive partagé contenant des informations sur la protection sociale des collaborateurs d’une entreprise basée aux États-Unis pourrait être une bonne idée. Toutefois, la création d’un Drive partagé pour l’ensemble de l’entreprise et l’ajout d’un dossier appelé Protection sociale peut compliquer l’organisation du Drive partagé et la recherche de données.

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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. CEO de Numericoach, leader de la formation G Suite en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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