Drive : tout savoir sur la copie d’un fichier

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Copier dans Gsuite

Il est très important pour les utilisateurs de G Suite de savoir comment faire une copie d’un fichier. Lorsque vous utilisez Google Docs, Sheets, Slides ou Drawings, recherchez le menu Fichier dans le coin supérieur gauche. Lorsque quelqu’un a partagé avec vous un fichier GSuite dont vous souhaitez obtenir une copie modifiable, utilisez le menu Fichier pour sélectionner « Créer une copie ».

Choisissez votre dossier

Vous serez invité à renommer le fichier et à choisir un dossier de destination. Par défaut, il renomme le fichier en « Copie de ». Cliquez sur « Mon Drive » et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier dans votre Google Drive.

Si le document contient des commentaires (comme les petites notes sur le côté) et que vous souhaitez les copier, cochez la case « Copier les commentaires ». Cela peut s’avérer utile lorsque les commentaires vous invitent à remplir le fichier.

Forcer une copie

L’utilisation du menu Fichier permet aux utilisateurs de créer manuellement une copie. Toutefois, si vous souhaitez forcer une copie lors du partage d’un fichier, vous devrez modifier l’URL du document.

https://docs.google.com/document/d/19tMKpiyuOWXQCl0mG-c_-31zxKnTBVx5pHQbxAn8nMA/edit?ts=5ac8c98c

Recherchez Slash Edit

Copiez l’URL du document (adresse). Notez qu’il contient /edit à la fin de l’URL. Vous voulez remplacer /edit… par /copy.

Ce qui donne :

Le partage du lien qui se termine par /copy invite l’utilisateur à faire une copie sans avoir à utiliser le menu Fichier (bien partager le fichier source au préalable).

Désactiver les copies

Mais que se passe-t-il si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs copient vos applications Google? Cliquez sur le bouton de partage bleu dans votre fichier GSuite et cliquez sur « Avancé » dans le coin inférieur droit, en tant que propriétaire.

 

Au bas de l’écran de partage se trouvent deux cases à cocher. Sélectionnez l’option « Désactiver les options de téléchargement, d’impression et de copie pour les commentateurs et les utilisateurs ». Notez que vous ne pouvez pas empêcher les collaborateurs et les éditeurs d’effectuer des copies d’un fichier Gsuite.

Source Alice Keeler.

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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. CEO de Numericoach, leader de la formation G Suite en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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